Hitta kunder som fotograf: få återkommande uppdrag från eventplanerare

Det blir lättare att hitta kunder som fotograf när du slutar jaga enstaka bokningar och i stället bygger upp en kort lista med eventplanerare som arrangerar flera event om året. En planerare som gillar dina bilder kan ge dig konferenser, lanseringar och galakvällar utan att du behöver marknadsföra varje jobb för sig.

Guiden visar hur du som företags- eller eventfotograf väljer ut planerarna, kontrollerar att ni passar ihop och skriver till den person som bokar leverantörer. Är uppsökande försäljning nytt för dig kan du börja med olika sätt att få leads innan du satsar på en enda kanal.

Det viktigaste i korthet

• Eventplanerare är bra kunder för fotografer, eftersom en och samma planerare kan boka dig till många event och dessutom behöver bilder på sin egen scenografi.
• Bedöm en planerare efter typ av event, hur ofta de arrangerar, om de redan har en lista med föredragna leverantörer och om lokalerna ligger inom ditt reseområde.
• När en planerare frågar vad det kostar förklarar du hur du prissätter bevakning, leverans och bildanvändning, och ber sedan om datum, antal timmar och plats innan du lämnar offert.
• Ha ett försäkringsintyg, ett galleri från ett liknande event och en enkel sammanfattning av dina användarvillkor redo, eftersom planerare skickar alla tre vidare till kunder och lokaler.

Leta efter planerare vars kalender ger jämnt med arbete åt företagskunder som förväntar sig proffsiga bilder efteråt.

• Eventbyråer för företag: De ordnar konferenser, kick-offer, lanseringar och personalfester. Kunderna vill ha bilder på talare, sponsorernas profilering och publiken till internkommunikationen, ofta inom ett dygn.
• Konferens- och mässarrangörer: Bevakningen planeras pass för pass över scener och montrar, så en fotograf som följer körschemat och arbetar diskret under föredragen är värdefull.
• Eventteam på hotell och lokaler: Hotell, gallerier och festlokaler behöver nya bilder av riktiga uppställningar till sina broschyrer, och en del har en lista med rekommenderade leverantörer.
• Designdrivna planerare: Planerare som bygger scenografi och blomsterarrangemang behöver portfoliobilder av sitt eget arbete. Detaljbilder innan gästerna kommer kan vara lika viktiga som själva bevakningen.

Skriv olika till varje grupp: en konferensarrangör bryr sig om passbevakning och snabb leverans, en designdriven planerare om hur rummet ser ut. Guiden om leadgenerering för hotell beskriver lokalerna ur hotellens perspektiv.

Bra omdömen räcker inte för att göra någon till en bra kund. Kontrollera först de här punkterna på planerarens webbplats och sociala kanaler.

• Eventformat du redan fotograferar: Jämför deras event med din portfolio. En konferensfotograf kan passa en planerare som ordnar galamiddagar, men knappast en som mest gör barnkalas.
• Hur ofta de arrangerar event: Leta efter kundcase eller inlägg från flera event på senare tid. Ett enda stort årligt event ger dig bara en chans per år.
• Avstånd och arbetstider: Kontrollera att du hinner till deras vanliga lokaler för tidig uppriggning och sena avslut, eftersom kvällsevent påverkar både resor och arvode.
• Befintliga leverantörsavtal: En fast husfotograf betyder inte att dörren är stängd. Planerare behöver ändå någon när datum krockar, en andrafotograf eller en annan bildstil.
• Vem som äger kundrelationen: Ta reda på om planeraren anlitar dig direkt eller rekommenderar dig till slutkunden. Det avgör vem som godkänner offerten, skriver under villkoren för bildanvändning och betalar.

Om demokontot

Skärmbilderna visar ett demokonto för den påhittade verksamheten Fotograf Stockholm. Stockholm Evenemang planerare 1, Stockholm Evenemang planerare 2, Stockholm Evenemang planerare 3, kontaktpersonerna Elsa Andersson och Oskar Lindberg samt båda svaren i inkorgen är demodata. De är inte kunder hos Anomalead och visar inga verkliga kampanjresultat.

Sök i kategorin eventplanerare inom en radie du faktiskt är beredd att åka med din utrustning. Utgå från lokalerna, inte från din hemadress: om de flesta företagsevent i närheten hålls i en stadskärna eller på några konferenshotell ska de ligga en bra bit innanför gränsen.

Formuläret har fält för plats, radie, kategori och lägsta betyg. Ett betygsfilter kan dölja unga byråer som växer snabbt, så se det som en första sållning och inte som en dom.

Tre påhittade eventföretag visas med beskrivning, betyg och antal omdömen. Många omdömen visar att företaget är aktivt, inte vilken sorts event det ordnar, så öppna varje webbplats och leta efter kundcase och fotografkrediteringar.

Två av de tre planerarna är markerade för att sparas. Behåll bara planerare vars event du kan fotografera bra och enkelt ta dig till, och vänta med de osäkra tills du har tittat på deras senaste uppdrag.

På en eventbyrå bokas fotografen oftast av en senior eventansvarig, en produktionsledare eller någon som ansvarar för leverantörssamarbeten. På en liten byrå är det ofta grundaren själv.

En berikad kontaktpost är en startpunkt, inget bevis på vem som bestämmer. Bekräfta rollen på byråns webbplats eller i en yrkesprofil innan du skriver.

Stockholm Evenemang planerare 1 är vald i vyn med sparade företag, och åtgärden för att berika personer är tillgänglig. Ta bort sparade planerare som visar sig bara ordna privata fester eller arbeta långt utanför ditt område.

Elsa Andersson och Oskar Lindberg står båda som Partnerskapsansvarig. På en eventbyrå omfattar den titeln ofta relationerna med lokaler och leverantörer, så det är en rimlig första kontakt. Notera också en eventuell produktionsledare, eftersom den personen kan äga själva briefen.

Leadlistan innehåller Elsa Andersson och Oskar Lindberg. Två väl valda kontakter räcker för att testa ett budskap. Skriv en anteckning på varje post om vilka event planeraren ordnar, eftersom den detaljen hör hemma i din första mening.

En planerare är värd mer än sin första bokning. Den som litar på dig kan boka dig för samma kund nästa år, rekommendera dig till lokaler och skicka över jobb som de inte hinner med själva.

Jobben skiljer sig också åt: konferensbevakning med leverans dagen efter, en prisgala på kvällen och en stylad detaljfotografering tar olika mycket tid att fotografera, redigera och resa till.

Kalkylatorn använder bara det ordervärde, antal möten och den avslutsgrad du själv anger utifrån tidigare bokningar. Det är planeringsantaganden, inte riktmärken eller prognoser.

Börja med ett försiktigt scenario, till exempel en planerare som bokar dig ett par gånger om året, och se om det motiverar tiden du lägger på uppsökande arbete.

Planerare läser leverantörsmejl mellan platsbesök och kundsamtal, så ge dem ett tydligt skäl att svara: ett eventformat du kan, ett tecken på att du förstår hur deras dag ser ut och en enda fråga. Grunderna i att skriva ett kallt mejl som blir läst gäller här också, bland annat inga bilagor i första mejlet.

Kampanjutkastet listar de två påhittade kontakterna hos planerarna. Om den ena ordnar konferenser och den andra stylar privata fester bör du dela upp dem i två kampanjer med olika inledningar.

Sekvensen består av tre mejl, med tre dagars väntan och sedan fyra dagars väntan. Demotexten är en allmän rad om lokala tjänster och tillgänglighet, vilket inte ger en planerare något skäl att svara.

Skriv om den utifrån planerarens event och låt varje uppföljning tillföra något nytt, som ett relevant galleri eller dina leveranstider.

De här utkasten ersätter den allmänna demotexten. Skriv bara sådant du kan styrka med ett galleri eller en referens.

Första mejlet till en planerare med fokus på konferenser

Ämne: Fotografering till era konferensdagar

Hej Elsa,

Jag heter Alex Morgan och driver Fotograf Stockholm. Jag fotograferar konferenser och lanseringar utifrån körschemat, så talare, sponsorer och lokalen blir täckta utan en extra genomgång. Kunden får några redigerade bilder under eventet till sociala medier och hela galleriet nästa arbetsdag.

När Stockholm Evenemang planerare 1 behöver en fotograf till ett kundevent, hur brukar ni välja?

Vänliga hälsningar,

Alex Morgan

Uppföljning med en ny detalj

Ämne: Detaljbilder av era uppställningar

Hej Oskar,

Alex Morgan på Fotograf Stockholm igen. Förutom bilder på gästerna kan jag fotografera rummet innan dörrarna öppnas, så att ni får rena bilder av stylingen till offerter och er webbplats.

Skulle ett kort galleri från ett kvällsevent nyligen hjälpa dig att bedöma ljuset och tempot?

Vänliga hälsningar,

Alex Morgan

Håll dig till en idé per mejl. De här mallarna för kalla B2B-mejl ger fler upplägg att anpassa.

Inkorgen visar två påhittade svar. Elsa Andersson frågar efter arbetsområde, normal tillgänglighet och en prisnivå, och Oskar Lindberg nämner ett möjligt projekt och frågar om tillgänglighet, omfattning och eventuella tillstånd eller behörigheter. Båda jämför leverantörer och förtjänar konkreta svar, inte en broschyr.

En planerare som svarar väger alternativ åt en kund. Svara på det de frågade om och be sedan om den enda uppgift du behöver för att kunna lämna en ordentlig offert.

Tack för att du hörde av dig. Vi ser över lokala leverantörer för fotouppdrag. Kan du skicka ditt arbetsområde, hur din tillgänglighet brukar se ut och ett ungefärligt prisspann?

Priset för eventfotografering beror på antal timmar, antal fotografer, hur snabbt bilderna ska levereras och hur de ska användas. En naken siffra skrämmer antingen bort planeraren eller binder dig vid ett jobb som inte är avgränsat, så förklara hur du sätter pris och be om detaljerna kring eventet.

Ett tydligt svar från Alex Morgan kan se ut så här:

Tack, Elsa. Jag tar uppdrag i hela staden och på lokaler i närheten, och reser längre för konferenser som pågår flera dagar. Jag sätter pris efter bevakningstid, leveransschema och bildanvändning. Om du skickar datum, ungefärliga tider, plats och vad kunden behöver efteråt får du en skriftlig offert samma dag.

Vi kan ha ett fotoprojekt på gång snart. Skicka gärna din tillgänglighet, vilka uppdrag ni tar och eventuella relevanta tillstånd eller behörigheter.

Fotografer behöver sällan något särskilt tillstånd för sitt yrke, men planerare och lokaler frågar ofta efter en ansvarsförsäkring, och ett drönartillstånd spelar roll om flygbilder ingår. Skicka det du faktiskt har, säg rakt ut vad du inte erbjuder och bifoga ett galleri som liknar det troliga projektet.

Ett svar som är lätt att skicka vidare:

Tack, Oskar. Jag har bifogat mitt intyg om ansvarsförsäkring och ett galleri från en konferens nyligen. Jag fotograferar föredrag, mingel, prisutdelningar och detaljer i lokalen, och kan ta med en andrafotograf till större event. Vilket datum och vilken typ av event planerar ni?

Vi har en fotograf som vi anlitar till de flesta av våra event, så vi är täckta just nu.

Argumentera inte mot ett upplägg som fungerar. Planerare med mycket att göra råkar förr eller senare ut för en datumkrock eller två event samma kväll, och då behöver de någon pålitlig med kort varsel.

Ett kort och respektfullt svar:

Skönt att ni har någon ni litar på. Om ni någon gång har två event samma dag hjälper jag gärna till. Ska jag skicka mina uppgifter och ett exempelgalleri till er leverantörsmapp?

Vår kund vill använda bilderna i sin marknadsföring. Vem äger bilderna och finns det några begränsningar?

Villkoren för bildanvändning kan avgöra affären, så svara på vanlig svenska: vad din standardlicens tillåter, om planeraren får använda bilderna i sin egen portfolio och hur sponsorers användning hanteras. Kom överens skriftligt före eventet, och fråga en branschorganisation eller rådgivare om du är osäker på hur upphovsrätten fungerar där du verkar.

Titta på vilka som svarade och vad de frågade om. Frågor om pris kräver en tydlig skiss över hur offerten byggs upp, frågor om bildanvändning en sammanfattning av dina villkor på en sida som du kan skicka direkt.

Tidpunkten spelar också roll. Planerare knyter ofta till sig leverantörer långt före högsäsongen, och den du kontaktar under en hektisk eventvecka kanske inte svarar alls. Fler källor till potentiella kunder hittar du bland de här strategierna för leadgenerering, och om byråer även beställer dina kampanjfotograferingar beskriver guiden om leadgenerering för marknadsföringsbyråer den köparen.

Välj en typ av planerare du redan är bra för den här veckan, hitta tio sådana i ditt område och skriv till leverantörskontakten hos var och en.

Börja med planerarna om du vill ha återkommande uppdrag, eftersom en planerare kan boka dig till många kundevent. Företag som ordnar egna event kan också vara bra kunder, men de flesta har bara ett fåtal event per år.

Skicka ett eller två korta gallerier från event som liknar deras, inte hela ditt arkiv. Visa lokalen, talarna, gästerna och profilerade detaljer, och lägg till en rad om leveranstider och villkor för bildanvändning.

Många planerare och lokaler kräver att leverantörer har ansvarsförsäkring innan de släpps in. Kraven varierar, så fråga vad planeraren behöver och ha intyget redo som en enda fil.

Nej. Fotograf Stockholm, de tre eventplanerarna, Elsa Andersson, Oskar Lindberg och båda svaren är påhittade demodata. Inget av det är en Anomalead-kund eller ett verkligt kampanjutfall.

Nej. Den räknar med det ordervärde, antal möten och den avslutsgrad du anger. Den hjälper dig att jämföra scenarier utifrån dina egna bokningar, men är varken en prognos eller ett löfte om uppdrag.