Angariação de clientes para fotógrafos: trabalho recorrente com organizadores de eventos

A angariação de clientes para fotógrafos fica mais simples quando deixa de perseguir sessões avulsas e cria uma lista curta de organizadores de eventos que fazem vários eventos por ano. Um organizador que goste do seu trabalho pode trazer-lhe conferências, lançamentos e galas sem que tenha de promover cada serviço à parte.

Este guia mostra a um fotógrafo comercial ou de eventos como escolher esses organizadores, confirmar se há encaixe e escrever a quem contrata os fornecedores. Se a prospeção ativa for novidade, veja primeiro formas de conseguir leads para o seu negócio antes de apostar num único canal.

Pontos principais

• Os organizadores de eventos são bons clientes de fotografia porque o mesmo organizador pode contratar o mesmo fotógrafo para muitos eventos e ainda precisa de imagens da sua própria cenografia.
• Avalie um organizador pelo tipo de evento, pela frequência com que trabalha, pela existência de uma lista de fornecedores preferidos e pela distância dos espaços que costuma usar.
• Quando um organizador pede um preço, explique como estrutura a cobertura, a entrega e a licença de uso das imagens, e pergunte a data, o horário e o local antes de orçamentar.
• Tenha à mão o certificado de seguro, uma galeria de um evento parecido e um resumo simples das condições de uso, porque o organizador reencaminha os três ao cliente e ao espaço.

Procure organizadores cujo calendário gera trabalho constante para clientes empresariais que esperam boas fotografias no fim.

• Agências de eventos corporativos: Tratam de conferências, encontros de equipa, lançamentos e festas de empresa. Os clientes querem fotos dos oradores, dos patrocinadores e do público para a comunicação interna, muitas vezes no dia seguinte.
• Organizadores de congressos e feiras: A cobertura é planeada sessão a sessão, entre palcos e stands, por isso vale muito um fotógrafo que siga o alinhamento e trabalhe com discrição durante as intervenções.
• Equipas de eventos de espaços: Hotéis, galerias e quintas de eventos precisam de imagens atualizadas de montagens reais para as suas brochuras, e alguns mantêm uma lista de fornecedores recomendados.
• Organizadores com forte componente de design: Quem cria cenários e decoração floral precisa de imagens do próprio trabalho para o portefólio. As fotos de pormenor antes da entrada dos convidados podem pesar tanto como a reportagem.

Escreva a cada grupo de forma diferente: um organizador de congressos quer saber de cobertura por sessão e rapidez, um organizador de design quer saber como a sala vai aparecer. O guia de angariação para hotéis mostra os espaços do lado da hotelaria.

Boas avaliações não chegam para fazer uma boa conta. Confirme estes pontos no site e nas redes sociais do organizador.

• Formatos que já fotografa: Compare os eventos deles com o seu portefólio. Um fotógrafo de conferências encaixa num organizador de jantares de gala, mas dificilmente num que só faz festas infantis.
• Frequência dos eventos: Procure casos de estudo ou publicações de vários eventos recentes. Um único grande evento anual dá-lhe uma oportunidade por ano.
• Distância e horários: Veja se chega aos espaços habituais a tempo das montagens cedo e se aguenta os finais tardios, porque os eventos à noite mudam a deslocação e o preço.
• Fornecedores já contratados: Ter um fotógrafo da casa não fecha a porta. O organizador continua a precisar de alguém para datas sobrepostas, de um segundo fotógrafo ou de outro estilo.
• Quem gere a relação com o cliente: Perceba se o organizador o contrata diretamente ou só o recomenda ao cliente final. Isso define quem aprova o orçamento, assina as condições de uso e paga a fatura.

Sobre a conta de demonstração

As capturas de ecrã mostram uma conta de demonstração do operador fictício fotógrafo de Lisboa. As empresas evento planejador Lisboa 1, evento planejador Lisboa 2 e evento planejador Lisboa 3, os contactos Inês Silva e Tiago Santos e as duas respostas na caixa de entrada foram inventados para o exemplo. Nenhum deles é cliente da Anomalead e o que se vê não corresponde a resultados de campanhas reais.

Pesquise a categoria de organizadores de eventos dentro de um raio que esteja mesmo disposto a percorrer com o equipamento. Defina a zona a partir dos espaços e não da sua morada: se a maior parte dos eventos empresariais perto de si acontece num centro urbano ou num conjunto de hotéis de congressos, deixe esses locais bem dentro do raio.

O formulário tem localização, raio, categoria e classificação mínima. O filtro de classificação pode esconder agências jovens que estão a crescer depressa, por isso use-o como primeira triagem e não como veredicto.

Surgem três empresas fictícias de organização de eventos com descrição, classificação e número de avaliações. Muitas avaliações indicam atividade, não o tipo de eventos que fazem, por isso abra cada site e procure casos de estudo e créditos de fotografia.

Dois dos três organizadores estão marcados para guardar. Fique só com aqueles cujos eventos conseguiria fotografar bem e onde chega sem esforço; deixe de fora os duvidosos até ver o trabalho recente.

Numa agência de eventos, o fotógrafo costuma ser escolhido por um gestor de eventos sénior, um responsável de produção ou alguém das parcerias com fornecedores. Numa agência pequena, é muitas vezes o fundador.

Um registo enriquecido é um ponto de partida e não prova quem decide. Confirme o cargo no site da agência ou num perfil profissional antes de escrever.

A evento planejador Lisboa 1 está selecionada na vista de empresas guardadas, com a ação Enrich people disponível. Retire qualquer organizador guardado que afinal só faça festas privadas ou trabalhe longe da sua zona.

Inês Silva e Tiago Santos aparecem como Responsável por parcerias. Numa agência de eventos esse cargo abrange muitas vezes a relação com espaços e fornecedores, por isso é um bom primeiro contacto. Anote também um eventual diretor de produção, porque pode ser essa pessoa a gerir o briefing.

A lista de leads contém Inês Silva e Tiago Santos. Dois contactos bem escolhidos chegam para testar uma mensagem. Acrescente em cada registo uma nota sobre os eventos que esse organizador faz, porque esse pormenor vai para a primeira frase do email.

Um organizador vale mais do que a primeira reserva. Se confiar em si, pode voltar a chamá-lo para o mesmo cliente no ano seguinte, recomendá-lo a espaços e passar-lhe trabalho que não consegue cobrir.

Os serviços também diferem: uma conferência com entrega no dia seguinte, um jantar de prémios à noite e uma sessão de pormenores decorativos exigem tempos diferentes de fotografia, edição e deslocação.

A calculadora usa apenas o valor por serviço, as reuniões e a taxa de fecho que introduzir a partir das suas reservas anteriores. São hipóteses de planeamento, não referências de mercado nem previsões.

Comece por um cenário prudente, por exemplo um organizador que o contrata duas vezes por ano, e veja se isso compensa o tempo gasto na prospeção.

Os organizadores leem emails de fornecedores entre visitas a espaços e chamadas com clientes, por isso dê-lhes uma razão clara para responder: um formato de evento que conhece, um sinal de que percebe como corre o dia deles e uma pergunta. Aplicam-se as regras para escrever um email a frio que é lido, incluindo não juntar anexos na primeira mensagem.

O rascunho da campanha mostra os dois contactos fictícios. Se um trabalha em conferências e o outro decora celebrações privadas, divida-os em duas campanhas com aberturas diferentes.

A sequência tem três emails, com uma espera de três dias e depois outra de quatro. O texto da demonstração é uma nota genérica sobre serviços locais e disponibilidade, que não dá ao organizador nenhum motivo para responder.

Reescreva-a em torno dos eventos do organizador e faça com que cada seguimento traga algo novo, como uma galeria relevante ou os seus prazos de entrega.

Estes rascunhos substituem o texto genérico da demonstração. Mantenha apenas afirmações que consiga provar com uma galeria ou uma referência.

Primeiro email a um organizador de conferências

Assunto: Fotografia para os vossos dias de conferência

Olá Inês,

Sou o Alex Morgan, do fotógrafo de Lisboa. Fotografo conferências e lançamentos a partir do alinhamento, por isso oradores, patrocinadores e sala ficam cobertos sem um segundo briefing. O cliente recebe algumas imagens editadas durante o evento para as redes sociais e a galeria completa no dia útil seguinte.

Quando a evento planejador Lisboa 1 precisa de um fotógrafo para um evento de cliente, como costuma escolhê-lo?

Cumprimentos,

Alex Morgan

Seguimento com um pormenor novo

Assunto: Fotos de pormenor das vossas montagens

Olá Tiago,

Volto a escrever, Alex Morgan do fotógrafo de Lisboa. Além da reportagem com convidados, posso fotografar a sala antes de abrirem as portas, para a vossa equipa ter imagens limpas da decoração para propostas e para o site.

Ajudava ver uma galeria curta de um evento noturno recente para avaliar a luz e o ritmo?

Cumprimentos,

Alex Morgan

Uma ideia por email. Estes modelos de email frio para B2B dão mais estruturas para adaptar.

A caixa de entrada mostra duas respostas fictícias. Inês Silva pede a área de atendimento, a disponibilidade habitual e uma faixa de preço; Tiago Santos fala de um possível projeto e pergunta pela disponibilidade, pelos serviços e por licenças ou qualificações. Ambos estão a comparar fornecedores e merecem respostas concretas, não uma brochura.

Um organizador que responde está a pesar opções para um cliente. Responda ao que perguntou e peça o único dado de que precisa para orçamentar bem.

Obrigado pelo contacto. Estamos a comparar fotógrafos da zona. Pode indicar-nos a área que cobre, a disponibilidade habitual e uma ideia aproximada de preços?

O preço de fotografia de eventos depende das horas de cobertura, do número de fotógrafos, da rapidez de entrega e do uso das imagens. Um número solto assusta o organizador ou compromete-o com um trabalho mal definido, por isso explique como orçamenta e peça os dados do evento.

Uma resposta clara de Alex Morgan pode ser:

Obrigado, Inês. Cubro eventos na cidade e nos espaços da região, e desloco-me mais longe para congressos de vários dias. Orçamento por tempo de cobertura, prazo de entrega e uso das imagens. Se me indicar a data, o horário aproximado, o local e o que o cliente precisa depois, envio-lhe um orçamento escrito no próprio dia.

Podemos ter um projeto de fotografia em breve. Envie a sua disponibilidade, os serviços que cobre e as licenças ou qualificações relevantes.

Um fotógrafo raramente precisa de licença profissional, mas organizadores e espaços pedem muitas vezes seguro de responsabilidade civil, e uma autorização para drone conta se houver imagens aéreas. Envie o que tem de facto, diga com franqueza o que não faz e junte uma galeria parecida com o projeto provável.

Uma resposta fácil de reencaminhar:

Obrigado, Tiago. Envio em anexo o certificado do meu seguro de responsabilidade civil e uma galeria de uma conferência recente. Cubro intervenções, networking, entregas de prémios e pormenores da sala, e posso levar um segundo fotógrafo em eventos maiores. Que data e que tipo de evento estão a preparar?

Temos um fotógrafo que usamos na maioria dos eventos, por isso de momento estamos servidos.

Não discuta um acordo que funciona. Um organizador ocupado acaba por ter datas sobrepostas ou dois eventos na mesma noite, e nessa altura precisa de alguém fiável em cima da hora.

Uma resposta curta e respeitosa:

Ainda bem que têm alguém de confiança. Se algum dia tiverem dois eventos na mesma data, terei gosto em ajudar. Posso enviar os meus dados e uma galeria de exemplo para o vosso ficheiro de fornecedores?

O nosso cliente vai querer usar as fotos no marketing. A quem pertencem as imagens e há limites de utilização?

As condições de uso podem decidir o negócio, por isso responda em linguagem simples: o que a sua licença normal permite, se o organizador pode usar as imagens no próprio portefólio e como fica o uso pelos patrocinadores. Deixe tudo por escrito antes do evento e, se tiver dúvidas sobre direitos de autor no seu país, fale com uma associação profissional ou um consultor.

Veja quem respondeu e o que perguntou. Perguntas sobre preço pedem um esboço claro de orçamento; perguntas sobre uso pedem um resumo de uma página das suas condições, pronto a enviar.

O calendário também conta. Os organizadores fecham fornecedores bem antes das épocas altas, e quem é contactado numa semana cheia de eventos pode nem responder. Para mais fontes de contactos, veja estas estratégias de marketing para gerar leads e, se agências de publicidade também lhe encomendam sessões de campanha, o guia de angariação para agências de marketing descreve esse comprador.

Esta semana, escolha um tipo de organizador que sirva bem, encontre dez na sua zona e escreva ao responsável de fornecedores de cada um.

Comece pelos organizadores se quer trabalho recorrente, porque um só organizador pode contratá-lo para muitos eventos de clientes. As empresas que organizam os seus próprios eventos também podem ser bons clientes, mas a maioria faz poucos eventos por ano.

Envie uma ou duas galerias curtas de eventos parecidos com os dele, não o arquivo inteiro. Mostre a sala, os oradores, os convidados e os elementos de marca, e acrescente uma linha sobre prazos de entrega e condições de uso.

Muitos organizadores e espaços pedem aos fornecedores seguro de responsabilidade civil antes de os deixarem entrar. As exigências variam, por isso pergunte o que é preciso e guarde o certificado num único ficheiro.

Não. O fotógrafo de Lisboa, as três empresas de eventos, Inês Silva, Tiago Santos e as duas respostas são dados de demonstração. Não são clientes da Anomalead nem mostram resultados verdadeiros.

Não. Combina o valor por serviço, o número de reuniões e a taxa de fecho que introduzir. Serve para comparar cenários com base nas suas reservas, mas não é uma previsão nem uma garantia de trabalho.