Få kunder som fotograf: faste oppdrag fra eventbyråer

Det blir mye lettere å få kunder som fotograf når du slutter å jage enkeltstående bookinger og heller lager en kort liste over eventbyråer som holder mange arrangementer i året. Et byrå som liker arbeidet ditt, kan gi deg konferanser, lanseringer og prisutdelinger uten at du må markedsføre hvert oppdrag for seg.

Her lærer du som bedrifts- eller eventfotograf å plukke ut disse byråene, sjekke om de passer, og skrive til personen som bestiller leverandører. Hvis oppsøkende salg er nytt for deg, kan du begynne med hvordan du skaffer leads til bedriften før du bestemmer deg for én kanal.

Viktigste punkter

• Eventbyråer er verdifulle kunder for fotografer, fordi ett byrå kan bestille samme fotograf til mange arrangementer og i tillegg trenger bilder av sin egen scenografi.
• Vurder et byrå etter type arrangement, hvor ofte de holder eventer, om de har en fast leverandørliste og om lokalene de bruker ligger innenfor området du kjører til.
• Når et byrå ber om pris, forklar hvordan du bygger opp dekning, levering og bildebruk, og spør om dato, antall timer og sted før du gir et tilbud.
• Ha forsikringsbevis, et galleri fra et lignende arrangement og en enkel oppsummering av bruksvilkårene klart, siden byråer videresender alle tre til kunder og lokaler.

Se etter byråer med en kalender som gir jevn jobb for bedriftskunder som forventer profesjonelle bilder etterpå.

• Eventbyråer for næringslivet: De arrangerer konferanser, samlinger utenfor kontoret, lanseringer og julebord. Kundene vil ha bilder av foredragsholdere, sponsorlogoer og publikum til internnyheter, gjerne innen et døgn.
• Konferanse- og messearrangører: Dekningen planlegges økt for økt på tvers av scener og stands, så en fotograf som følger kjøreplanen og jobber stille under foredragene, er svært nyttig.
• Arrangementsteam på hoteller og lokaler: Hoteller, gallerier og selskapslokaler trenger ferske bilder av ekte oppsett til brosjyrer, og noen har en liste over anbefalte leverandører.
• Planleggere med fokus på design: Byråer som bygger scenografi og blomsterdekor, trenger porteføljebilder av eget arbeid. Detaljbilder før gjestene kommer kan bety like mye som selve dekningen.

Skriv ulikt til hver gruppe: en konferansearrangør er opptatt av økter og rask levering, et designbyrå av hvordan rommet ser ut. Vil du se lokalene fra hotellets ståsted, gir artikkelen om flere kunder til hotellet det perspektivet.

Gode omtaler alene gjør ikke et byrå til en god kunde. Sjekk disse punktene på nettsiden og sosiale kanaler først.

• Arrangementer du allerede fotograferer: Sammenlign eventene deres med porteføljen din. En konferansefotograf kan passe til et byrå som lager gallamiddager, men neppe til ett som satser på barnebursdager.
• Hvor ofte de holder arrangementer: Se etter kundecaser eller innlegg fra flere nylige eventer. Ett stort årlig arrangement gir deg bare én sjanse i året.
• Avstand og arbeidstid: Finn ut om du rekker de faste lokalene deres til tidlig rigging og sene avslutninger, for kveldsarrangementer påvirker både reise og honorar.
• Eksisterende leverandøravtaler: At byrået har en husfotograf, betyr ikke at døren er stengt. De trenger fortsatt noen ved dobbeltbookinger, en ekstra fotograf eller en annen stil.
• Hvem som eier kundeforholdet: Undersøk om byrået engasjerer deg direkte eller anbefaler deg til sluttkunden. Det bestemmer hvem som godkjenner tilbudet, signerer bruksvilkårene og betaler fakturaen.

Om demokontoen

Skjermbildene kommer fra en demokonto for den oppdiktede bedriften Fotograf Oslo. Oslo Arrangement planlegger 1, 2 og 3, kontaktene Nora Hansen og Henrik Berg og begge svarene i innboksen er testdata. De er ikke kunder av Anomalead, og bildene viser ingen resultater fra en ekte kampanje.

Søk i kategorien for arrangementsplanleggere innenfor en radius du faktisk er villig til å reise med utstyret. Ta utgangspunkt i lokalene, ikke hjemmeadressen: holdes de fleste bedriftsarrangementene i ett sentrum eller rundt noen få konferansehoteller, bør de stedene ligge godt innenfor sirkelen.

Skjemaet har felt for sted, radius, kategori og laveste vurdering. Et vurderingsfilter kan skjule nye byråer som vokser raskt, så bruk det som en grovsortering og ikke som en endelig dom.

Tre fiktive arrangementsbedrifter vises med beskrivelse, vurdering og antall omtaler. Mange omtaler tyder på aktivitet, men sier ingenting om hvilke eventer byrået lager, så åpne hver nettside og se etter caser og fotokreditering.

To av de tre byråene er huket av for lagring. Ta bare vare på dem der du kan levere gode bilder og lett kommer deg frem, og vent med de usikre til du har sett hva de har gjort nylig.

I et eventbyrå er det som regel en senior prosjektleder, en produksjonsansvarlig eller en som har ansvar for leverandørsamarbeid, som bestiller fotograf. I små byråer er det ofte daglig leder.

En beriket kontakt er et startpunkt og ingen garanti for hvem som bestemmer. Bekreft rollen på byråets nettside eller en profesjonell profil før du sender noe.

Oslo Arrangement planlegger 1 er valgt i oversikten over lagrede bedrifter, og handlingen Enrich people er tilgjengelig. Fjern lagrede byråer som viser seg å lage bare private fester eller holder til langt utenfor området ditt.

Nora Hansen og Henrik Berg står begge oppført som Partnerskapsansvarlig. I et eventbyrå dekker den tittelen ofte relasjoner til lokaler og leverandører, så det er et fornuftig sted å starte. Noter også en eventuell produksjonsleder, siden det kan være vedkommende som eier selve briefen.

Leadlisten inneholder Nora Hansen og Henrik Berg. To godt valgte kontakter holder for å teste et budskap. Legg inn et notat på hver kontakt om arrangementene byrået står bak, for den detaljen skal inn i første setning.

Et byrå er verdt mer enn det første oppdraget. Et byrå som stoler på deg, kan bestille deg igjen for samme kunde neste år, anbefale deg til lokaler og sende deg oppdrag de ikke rekker selv.

Oppdragene er heller ikke like: konferansedekning med levering neste dag, en prisutdeling på kvelden og et stylet detaljopptak krever hver sin tid til fotografering, redigering og reise.

Kalkulatoren bruker bare ordreverdien, antallet møter og treffprosenten du legger inn fra egne tidligere oppdrag. Tallene er dine planleggingsantakelser, ikke bransjetall eller spådommer.

Start med et nøkternt scenario, for eksempel ett byrå som bestiller deg et par ganger i året, og se om det forsvarer tiden du bruker på oppsøkende arbeid.

Byråfolk leser leverandøreposter mellom befaringer og kundesamtaler, så gi dem én klar grunn til å svare: et arrangementsformat du kjenner, et tegn på at du skjønner hvordan dagen deres ser ut, og ett spørsmål. Det grunnleggende om å skrive en kald e-post som blir lest gjelder her også, blant annet at første melding ikke skal ha vedlegg.

Kampanjeutkastet viser de to fiktive byråkontaktene. Hvis den ene lager konferanser og den andre private feiringer, bør du dele dem i to kampanjer med hver sin åpning.

Sekvensen har tre e-poster, med tre dagers venting og deretter fire dagers venting. Demoteksten er en generell melding om lokale tjenester og ledig kapasitet, og den gir ikke et byrå noen grunn til å svare.

Bygg den heller rundt byråets arrangementer, og la hver oppfølging tilføre noe nytt, som et relevant galleri eller leveringstidene dine.

Utkastene under erstatter den generelle demoteksten. Ta bare med påstander du kan underbygge med et galleri eller en referanse.

Første e-post til et byrå som lager konferanser

Emne: Foto til konferansedagene deres

Hei Nora,

Jeg heter Alex Morgan og driver Fotograf Oslo. Jeg fotograferer konferanser og lanseringer etter kjøreplanen, slik at foredragsholdere, sponsorer og salen blir dekket uten ekstra briefing. Kunden får noen redigerte bilder underveis til sosiale medier og hele galleriet neste virkedag.

Når Oslo Arrangement planlegger 1 trenger fotograf til et kundearrangement, hvordan velger dere vanligvis?

Med vennlig hilsen

Alex Morgan

Oppfølging med en ny detalj

Emne: Detaljbilder av oppsettene deres

Hei Henrik,

Alex Morgan fra Fotograf Oslo her igjen. I tillegg til bilder av gjestene kan jeg fotografere lokalet før dørene åpner, så teamet ditt får rene bilder av dekoren til tilbud og nettside.

Ville et kort galleri fra et nylig kveldsarrangement gjøre det enklere å vurdere lys og tempo?

Med vennlig hilsen

Alex Morgan

Hold deg til én idé per e-post. Disse malene for kalde B2B-eposter gir flere oppbygninger du kan tilpasse.

Innboksen viser to fiktive svar. Nora Hansen ber om dekningsområde, vanlig kapasitet og en prisindikasjon, mens Henrik Berg nevner et mulig prosjekt og spør om tilgjengelighet, oppgaver og relevante godkjenninger. Begge sammenligner leverandører og fortjener presise svar, ikke en brosjyre.

Et byrå som svarer, vurderer alternativer for en kunde. Svar på det de spurte om, og be så om den ene opplysningen du trenger for å gi et skikkelig tilbud.

Takk for at du tok kontakt. Vi vurderer lokale leverandører for Fotograf-arbeid. Kan du sende dekningsområdet deres, vanlig kapasitet og en omtrentlig prisindikasjon?

Prisen på eventfoto avhenger av antall timer, hvor mange fotografer som trengs, hvor raskt bildene skal leveres og hvordan de skal brukes. Et tall uten sammenheng skremmer enten byrået bort eller låser deg til et oppdrag uten rammer, så forklar hvordan du priser og be om detaljene rundt arrangementet.

Et tydelig svar fra Alex Morgan kan se slik ut:

Takk, Nora. Jeg dekker arrangementer i hele byen og i lokaler rundt, og reiser gjerne lenger for konferanser over flere dager. Jeg priser etter dekningstid, leveringsplan og bildebruk. Sender du dato, omtrentlig tidsrom, sted og hva kunden skal bruke bildene til, får du et skriftlig tilbud samme dag.

Vi kan få et Fotograf-prosjekt snart. Send tilgjengelighet, hvilke oppgaver teamet deres dekker, og relevante tillatelser eller godkjenninger.

Fotografer trenger sjelden en egen bransjegodkjenning, men byråer og lokaler spør ofte etter ansvarsforsikring, og droneregler blir aktuelle hvis det er planlagt flyfoto. Send det du faktisk har, si rett ut hva du ikke tilbyr, og legg ved ett galleri som ligner det sannsynlige prosjektet.

Et svar som er lett å videresende:

Takk, Henrik. Vedlagt er forsikringsbeviset mitt og et galleri fra en nylig konferanse. Jeg dekker foredrag, mingling, prisutdelinger og detaljer i lokalet, og kan ta med en ekstra fotograf på større arrangementer. Hvilken dato og hva slags arrangement planlegger dere?

Vi har en fotograf som tar de fleste arrangementene våre, så vi er dekket foreløpig.

Ikke krangle med en ordning som fungerer. Travle byråer får før eller senere en datokollisjon eller to eventer samme kveld, og da trenger de noen pålitelige på kort varsel.

Et kort og høflig svar:

Så fint at dere har noen dere stoler på. Skulle dere få to arrangementer på samme dato, hjelper jeg gjerne til. Kan jeg sende kontaktinfo og et eksempelgalleri til leverandørmappen deres?

Kunden vår vil bruke bildene i markedsføringen sin. Hvem eier dem, og finnes det noen begrensninger?

Bruksvilkårene kan avgjøre om du får jobben, så svar enkelt: hva standardlisensen din tillater, om byrået kan bruke bildene i egen portefølje og hvordan sponsorbruk håndteres. Avtal det skriftlig før arrangementet, og spør en fotografforening eller rådgiver hvis du er usikker på hvordan opphavsrett fungerer der du jobber.

Se på hvem som svarte og hva de lurte på. Prisspørsmål krever en klar skisse av tilbudet, mens spørsmål om bruk krever en side med vilkårene dine som du kan sende med en gang.

Tidspunktet spiller også inn. Byråer sikrer seg ofte leverandører lenge før høysesongen, og et byrå du kontakter midt i en hektisk eventuke, svarer kanskje ikke i det hele tatt. Flere kilder til potensielle kunder finner du i disse markedsstrategiene for leadgenerering, og hvis reklamebyråer også bestiller kampanjebilder fra deg, beskriver artikkelen om salg til markedsføringsbyråer den kjøperen.

Velg én type byrå du leverer godt til denne uken, finn ti slike byråer i området ditt, og skriv til leverandørkontakten hos hvert av dem.

Start med byråene hvis du vil ha gjentakende oppdrag, fordi ett byrå kan bestille deg til mange kundearrangementer. Bedrifter som arrangerer selv kan også være gode kunder, men de fleste har bare noen få arrangementer i året.

Send ett eller to korte gallerier fra arrangementer som ligner deres, ikke hele arkivet. Vis lokalet, foredragsholderne, gjestene og merkevaredetaljer, og legg til en linje om leveringstid og bruksvilkår.

Mange byråer og lokaler ber leverandører om ansvarsforsikring før de slipper dem inn. Kravene varierer, så spør hva byrået trenger, og ha forsikringsbeviset klart som én fil.

Nei. Fotograf Oslo, de tre byråene, Nora Hansen, Henrik Berg og begge svarene er laget kun for demoen. Du ser altså verken virkelige Anomalead-kunder eller faktiske kampanjetall.

Nei. Den kombinerer ordreverdi, antall møter og treffprosent som du selv legger inn. Den hjelper deg å sammenligne scenarioer basert på egne oppdrag, men er verken en prognose eller et løfte om jobb.