Asiakashankinta valokuvaajalle: toistuvia töitä tapahtumasuunnittelijoilta

Asiakashankinta valokuvaajalle helpottuu, kun lakkaat jahtaamasta yksittäisiä keikkoja ja kokoat lyhyen listan tapahtumasuunnittelijoista, jotka järjestävät useita tapahtumia vuodessa. Suunnittelija, joka pitää työstäsi, voi tuoda sinulle konferensseja, lanseerauksia ja gaalailtoja ilman, että joudut markkinoimaan jokaista keikkaa erikseen.

Tämä opas näyttää yritys- ja tapahtumakuvaajalle, miten suunnittelijat valitaan, miten sopivuus tarkistetaan ja miten kirjoitetaan henkilölle, joka tilaa alihankkijat. Jos aktiivinen myyntityö on sinulle uutta, lue ensin keinot hankkia liidejä yrityksellesi ennen kuin sitoudut yhteen kanavaan.

Tärkeimmät opit

• Tapahtumasuunnittelijat ovat valokuvaajalle hyviä asiakkaita, koska yksi suunnittelija voi varata saman kuvaajan moniin tapahtumiin ja tarvitsee lisäksi kuvia omista lavastuksistaan.
• Arvioi suunnittelija tapahtumatyypin, tapahtumien tiheyden, mahdollisen vakiotoimittajalistan ja sen perusteella, sijaitsevatko hänen tapahtumapaikkansa matka-alueellasi.
• Kun suunnittelija kysyy hintaa, kerro, miten kuvauksen kesto, toimitus ja kuvien käyttöoikeudet vaikuttavat tarjoukseen, ja kysy päivämäärä, kellonajat ja paikka ennen kuin annat summan.
• Pidä valmiina vakuutustodistus, galleria vastaavasta tapahtumasta ja selkeä yhteenveto käyttöehdoistasi, sillä suunnittelijat välittävät kaikki kolme asiakkailleen ja tapahtumapaikoille.

Etsi suunnittelijoita, joiden kalenteri tuottaa tasaisesti töitä yritysasiakkaille, jotka odottavat tapahtuman jälkeen ammattimaisia kuvia.

• Yritystapahtumatoimistot: Ne järjestävät konferensseja, virkistyspäiviä, lanseerauksia ja henkilöstöjuhlia. Niiden asiakkaat haluavat puhujakuvia, sponsorien näkyvyyttä ja yleisökuvia sisäiseen viestintään, usein jo seuraavana päivänä.
• Konferenssien ja messujen järjestäjät: Kuvaus suunnitellaan sessio kerrallaan lavojen ja osastojen välillä, joten kuvaaja, joka seuraa ajo-ohjelmaa ja liikkuu hiljaa puheiden aikana, on heille arvokas.
• Tapahtumapaikkojen omat tiimit: Hotellit, galleriat ja juhlatilat tarvitsevat esitteisiinsä tuoreita kuvia todellisista kalustuksista, ja osalla on lista suosittelemistaan toimittajista.
• Visuaalisuuteen keskittyvät suunnittelijat: Lavasteita ja kukkainstallaatioita rakentavat suunnittelijat tarvitsevat portfoliokuvia omasta työstään. Yksityiskohtakuvat ennen vieraiden saapumista voivat olla heille yhtä tärkeitä kuin itse tapahtuman kuvaus.

Kirjoita jokaiselle ryhmälle eri tavalla: konferenssijärjestäjää kiinnostavat sessioiden kattavuus ja nopeus, visuaalista suunnittelijaa se, miltä tila näyttää. Hotellien liidien hankinnan opas käsittelee tapahtumapaikkoja majoitusalan näkökulmasta.

Hyvät arvostelut eivät yksin tee asiakkaasta hyvää. Tarkista ensin nämä asiat suunnittelijan verkkosivuilta ja somekanavista.

• Tapahtumamuodot, joita jo kuvaat: Vertaa heidän tapahtumiaan portfolioosi. Konferenssikuvaaja sopii hyvin gaalaillallisia järjestävälle suunnittelijalle, mutta tuskin lastenjuhliin keskittyvälle.
• Kuinka usein he järjestävät tapahtumia: Etsi asiakastarinoita tai julkaisuja useista viimeaikaisista tapahtumista. Yksi suuri vuositapahtuma antaa sinulle vain yhden mahdollisuuden vuodessa.
• Etäisyys ja työajat: Tarkista, ehditkö heidän tavallisiin tapahtumapaikkoihinsa aikaisiin rakennusvaiheisiin ja myöhäisiin lopetuksiin, sillä iltatapahtumat muuttavat sekä matkoja että hinnoittelua.
• Nykyiset toimittajajärjestelyt: Talon oma kuvaaja ei tarkoita umpikujaa. Suunnittelijat tarvitsevat silti tuuraajan päällekkäisiin päivämääriin, kakkoskuvaajan tai kokonaan toisenlaisen tyylin.
• Kuka hoitaa asiakassuhteen: Selvitä, palkkaako suunnittelija sinut suoraan vai suositteleeko hän sinua loppuasiakkaalle. Se ratkaisee, kuka hyväksyy tarjouksen, allekirjoittaa käyttöehdot ja maksaa laskun.

Tietoa demotyötilasta

Kuvakaappauksissa näkyy demotili kuvitteelliselle toimijalle Helsinkin valokuvaaja-palvelut. Helsinki tapahtuma suunnittelija 1, Helsinki tapahtuma suunnittelija 2, Helsinki tapahtuma suunnittelija 3, yhteyshenkilöt Aino Korhonen ja Elias Virtanen sekä molemmat saapuneet vastaukset ovat demodataa. Ne eivät ole Anomaleadin asiakkaita eivätkä kuvaa todellisia kampanjatuloksia.

Hae tapahtumasuunnittelijoiden kategoriaa säteellä, jonka oikeasti ajat kuvauskaluston kanssa. Rajaa alue tapahtumapaikkojen eikä kotiosoitteesi mukaan: jos useimmat yritystapahtumat lähelläsi pidetään yhdessä keskustassa tai muutaman konferenssihotellin ympärillä, pidä nämä paikat selvästi alueen sisällä.

Lomakkeessa on sijainti, säde, kategoria ja vähimmäisarvio. Arviosuodatin voi piilottaa nuoria, nopeasti kasvavia toimistoja, joten käytä sitä ensimmäisenä karsintana, älä lopullisena tuomiona.

Näkyvissä on kolme kuvitteellista tapahtumasuunnitteluyritystä kuvauksineen, tähtiarvioineen ja arvostelumäärineen. Suuri arvostelumäärä kertoo aktiivisuudesta, ei siitä, millaisia tapahtumia suunnittelija järjestää, joten avaa jokainen verkkosivu ja etsi asiakastarinoita ja kuvaajamainintoja.

Kolmesta suunnittelijasta kaksi on valittu tallennettaviksi. Pidä vain ne, joiden tapahtumia pystyt kuvaamaan hyvin ja joihin pääset vaivatta. Jätä epävarmat pois, kunnes olet tarkistanut niiden viimeaikaiset työt.

Tapahtumatoimistossa valokuvaajan varaa yleensä kokenut tapahtumapäällikkö, tuotantovastaava tai kumppanuuksista vastaava henkilö. Pienessä studiossa päätöksen tekee usein perustaja.

Rikastettu tietue on lähtökohta, ei todiste siitä, kuka päättää. Varmista rooli toimiston verkkosivuilta tai ammatillisesta profiilista ennen kuin kirjoitat.

Helsinki tapahtuma suunnittelija 1 on valittuna tallennettujen yritysten näkymässä, ja henkilöiden rikastustoiminto on käytettävissä. Poista tallennetuista jokainen suunnittelija, joka osoittautuu järjestävän vain yksityisjuhlia tai toimivan kaukana alueesi ulkopuolella.

Aino Korhonen ja Elias Virtanen on kumpikin merkitty kumppanuuspäälliköiksi. Tapahtumatoimistossa tämä nimike kattaa usein suhteet tapahtumapaikkoihin ja toimittajiin, joten se on järkevä ensimmäinen yhteyshenkilö. Kirjaa ylös myös mahdollinen tuotantopäällikkö, sillä hän saattaa vetää varsinaista toimeksiantoa.

Liidilistalla ovat Aino Korhonen ja Elias Virtanen. Kaksi hyvin valittua yhteyshenkilöä riittää viestin testaamiseen. Lisää jokaiseen tietueeseen muistiinpano suunnittelijan tapahtumista, koska juuri se tieto kuuluu viestisi ensimmäiselle riville.

Suunnittelija-asiakas on arvokkaampi kuin sen ensimmäinen varaus. Sinuun luottava suunnittelija voi varata sinut samalle asiakkaalle ensi vuonna, suositella sinua tapahtumapaikoille ja ohjata sinulle töitä, joihin hänen vakikuvaajansa ei ehdi.

Keikat myös eroavat toisistaan: konferenssikuvaus seuraavan päivän toimituksella, iltainen palkintogaala ja tyylitelty yksityiskohtakuvaus vievät kukin eri määrän kuvaus-, editointi- ja matka-aikaa.

Laskuri käyttää vain kaupan arvoa, tapaamisten määrää ja kaupaksi saamisen osuutta, jotka syötät omien aiempien varaustesi pohjalta. Ne ovat suunnitteluoletuksia, eivät vertailulukuja tai ennusteita.

Aloita varovaisella skenaariolla, esimerkiksi yhdellä suunnittelijalla, joka varaa sinut pari kertaa vuodessa, ja katso, kattaako se yhteydenottoihin käyttämäsi ajan.

Suunnittelijat lukevat toimittajien sähköposteja paikkakäyntien ja asiakaspuheluiden välissä, joten anna yksi selvä syy vastata: tuntemasi tapahtumamuoto, merkki siitä, että ymmärrät heidän päivänsä kulun, ja yksi kysymys. Luettavan kylmäsähköpostin perusteet pätevät tässäkin, eli ensimmäiseen viestiin ei laiteta liitteitä.

Luonnoskampanjassa on kaksi kuvitteellista suunnittelijoiden yhteyshenkilöä. Jos toinen järjestää konferensseja ja toinen stailaa yksityisjuhlia, jaa heidät kahteen kampanjaan, joilla on eri avaukset.

Sekvenssissä on kolme sähköpostia, joiden välissä on ensin kolmen päivän ja sitten neljän päivän odotus. Demon teksti on yleinen viesti paikallisista palveluista ja saatavuudesta, eikä se anna suunnittelijalle mitään syytä vastata.

Kirjoita se uudelleen suunnittelijan tapahtumien ympärille ja anna jokaisen muistutuksen tuoda jotain uutta, kuten osuva galleria tai toimitusaikasi.

Nämä luonnokset korvaavat demon yleisen tekstin. Pidä mukana vain väitteet, jotka voit todistaa gallerialla tai suosittelijalla.

Ensimmäinen viesti konferensseihin keskittyvälle suunnittelijalle

Aihe: Kuvaus konferenssipäiviinne

Hei Aino,

olen Alex Morgan, Helsinkin valokuvaaja-palvelut. Kuvaan konferensseja ja lanseerauksia ajo-ohjelman mukaan, joten puhujat, sponsorit ja tila tulevat kuvatuiksi ilman erillistä perehdytystä. Asiakkaat saavat tapahtuman aikana muutaman editoidun kuvan somejulkaisuihin ja koko gallerian seuraavana arkipäivänä.

Kun Helsinki tapahtuma suunnittelija 1 tarvitsee kuvaajan asiakastapahtumaan, miten yleensä valitsette hänet?

Ystävällisin terveisin,

Alex Morgan

Muistutus, joka tuo uuden yksityiskohdan

Aihe: Yksityiskohtakuvat tapahtumienne somistuksesta

Hei Elias,

Alex Morgan jälleen, Helsinkin valokuvaaja-palvelut. Vieraiden kuvaamisen lisäksi voin kuvata tilan ennen ovien avaamista, jolloin tiimillänne on siistit kuvat somistuksesta tarjouksiin ja verkkosivuille.

Auttaisiko lyhyt galleria tuoreesta iltatapahtumasta arvioimaan valaistusta ja työtahtia?

Terveisin,

Alex Morgan

Pidä yksi ajatus viestiä kohden. Nämä B2B-kylmäsähköpostin mallipohjat tarjoavat lisää rakenteita muokattaviksi.

Saapuneissa on kaksi kuvitteellista vastausta. Aino Korhonen kysyy toiminta-aluetta, tavallista saatavuutta ja hintahaarukkaa. Elias Virtanen mainitsee mahdollisen projektin ja kysyy saatavuudesta, työn laajuudesta sekä luvista tai pätevyyksistä. Molemmat vertailevat toimittajia ja ansaitsevat täsmälliset vastaukset, eivät esitettä.

Vastaava suunnittelija punnitsee vaihtoehtoja asiakkaalleen. Vastaa siihen, mitä kysyttiin, ja pyydä sitten se yksi tieto, jonka tarvitset kunnolliseen tarjoukseen.

Kiitos yhteydenotosta. Kartoitamme paikallisia toimittajia valokuvaustöihin. Voisitteko kertoa toiminta-alueenne, tavallisen saatavuutenne ja suuntaa antavan hintahaarukan?

Tapahtumakuvauksen hinta riippuu kuvaustunneista, kuvaajien määrästä, toimitusnopeudesta ja kuvien käytöstä. Pelkkä summa joko pelottaa suunnittelijan pois tai sitoo sinut työhön, jonka laajuutta ei ole määritelty, joten kerro, miten hinnoittelet, ja kysy tapahtuman tiedot.

Selkeä vastaus Alex Morganilta voisi kuulua näin:

Kiitos, Aino. Kuvaan tapahtumia koko kaupungissa ja lähialueen tapahtumapaikoissa, ja monipäiväisiin konferensseihin matkustan kauemmaskin. Hinnoittelen kuvausajan, toimitusaikataulun ja kuvien käytön mukaan. Jos kerrot päivämäärän, arvioidut kellonajat, paikan ja sen, mitä asiakas tarvitsee jälkikäteen, lähetän kirjallisen tarjouksen samana päivänä.

Meillä saattaa olla tulossa valokuvausprojekti. Lähettäkää tietoa saatavuudestanne, tiiminne kattamista töistä sekä mahdollisista luvista tai pätevyyksistä.

Valokuvaaja tarvitsee harvoin erillistä elinkeinolupaa, mutta suunnittelijat ja tapahtumapaikat kysyvät usein vastuuvakuutusta, ja drooniluvalla on merkitystä, jos ilmakuvia suunnitellaan. Lähetä se, mitä sinulla oikeasti on, sano suoraan, mitä et tarjoa, ja liitä yksi galleria, joka vastaa todennäköistä projektia.

Vastaus, jonka voi helposti välittää eteenpäin:

Kiitos, Elias. Liitteenä on vastuuvakuutustodistukseni ja galleria tuoreesta konferenssista. Kuvaan puheet, verkostoitumisen, palkintojenjaot ja tilan yksityiskohdat, ja isompiin tapahtumiin voin tuoda mukaan toisen kuvaajan. Minä päivänä ja millaista tapahtumaa olette suunnittelemassa?

Käytämme useimmissa tapahtumissamme omaa kuvaajaamme, joten tarve on toistaiseksi katettu.

Älä kiistä toimivaa järjestelyä. Kiireiset suunnittelijat törmäävät ennen pitkää päällekkäisiin päivämääriin tai kahteen tapahtumaan samana iltana, ja silloin he tarvitsevat luotettavan tekijän lyhyellä varoitusajalla.

Lyhyt ja kohtelias vastaus:

Hienoa, että teillä on kuvaaja, johon luotatte. Jos joskus osuu kaksi tapahtumaa samalle päivälle, autan mielelläni. Lähetänkö yhteystietoni ja näytegallerian toimittajakansioonne?

Asiakkaamme haluaa käyttää kuvia markkinoinnissaan. Kenellä on oikeudet kuviin, ja onko käytölle rajoituksia?

Käyttöehdot voivat ratkaista kaupan, joten vastaa selkokielellä: mitä vakiolisenssisi sallii, saako suunnittelija käyttää kuvia omassa portfoliossaan ja miten sponsorien käyttö hoidetaan. Sopikaa asiasta kirjallisesti ennen tapahtumaa, ja kysy alan ammattijärjestöltä tai neuvonantajalta, jos et ole varma, miten tekijänoikeus toimii siellä, missä työskentelet.

Katso, kuka vastasi ja mitä kysyttiin. Hintakysymyksiin tarvitaan selkeä tarjousrunko, käyttöoikeuskysymyksiin yhden sivun yhteenveto ehdoistasi, jonka voit lähettää heti.

Myös ajoitus ratkaisee. Suunnittelijat kokoavat toimittajansa usein hyvissä ajoin ennen kiireisintä sesonkia, ja kiireisellä tapahtumaviikolla lähestytty suunnittelija ei välttämättä vastaa lainkaan. Lisää asiakaslähteitä löydät näistä liidien hankinnan markkinointistrategioista, ja jos myös mainostoimistot tilaavat sinulta kampanjakuvauksia, markkinointitoimistojen liidien hankinnan opas kuvaa tämän ostajan.

Valitse tällä viikolla yksi suunnittelijatyyppi, jota palvelet hyvin, etsi alueeltasi kymmenen sellaista suunnittelijaa ja kirjoita kunkin toimittajista vastaavalle henkilölle.

Aloita suunnittelijoista, jos haluat toistuvia töitä, koska yksi suunnittelija voi varata sinut moniin asiakastapahtumiin. Omia tapahtumiaan järjestävät yritykset voivat myös olla hyviä asiakkaita, mutta useimmilla on vain muutama tapahtuma vuodessa.

Lähetä yksi tai kaksi lyhyttä galleriaa heidän kaltaisistaan tapahtumista, ei koko arkistoasi. Näytä tila, puhujat, vieraat ja brändätyt yksityiskohdat, ja lisää rivi toimitusajoista ja käyttöehdoista.

Monet suunnittelijat ja tapahtumapaikat vaativat toimittajilta vastuuvakuutuksen ennen kuin nämä pääsevät paikalle. Vaatimukset vaihtelevat, joten kysy, mitä suunnittelija tarvitsee, ja pidä todistuksesi valmiina yhtenä tiedostona.

Eivät. Helsinkin valokuvaaja-palvelut, kolme tapahtumasuunnittelijaa, Aino Korhonen, Elias Virtanen ja molemmat vastaukset ovat kuvitteellista demodataa. Kukaan heistä ei ole Anomaleadin asiakas, eivätkä kuvat kerro todellisista kampanjoista.

Ei voi. Se yhdistää syöttämäsi kaupan arvon, tapaamisten määrän ja kaupaksi saamisen osuuden. Sen avulla vertailet omiin varauksiisi perustuvia skenaarioita, mutta se ei ole ennuste eikä lupaus töistä.