Kunden gewinnen als Fotograf: Folgeaufträge von Eventagenturen

Kunden gewinnen als Fotograf wird deutlich planbarer, wenn Sie nicht jedem Einzelauftrag hinterherlaufen, sondern eine kurze Liste von Eventagenturen aufbauen, die mehrere Veranstaltungen im Jahr durchführen. Eine Planerin, der Ihre Arbeit gefällt, bringt Ihnen Kongresse, Produktpräsentationen und Preisverleihungen, ohne dass Sie jeden Termin einzeln vermarkten müssen.

Dieser Leitfaden zeigt Business- und Eventfotografen, wie sie solche Agenturen auswählen, die Passung prüfen und die Person anschreiben, die Dienstleister bucht. Wenn aktive Akquise neu für Sie ist, lohnt vorher ein Blick auf die wichtigsten Wege zu neuen Leads, bevor Sie sich auf einen Kanal festlegen.

Das Wichtigste in Kürze

• Eventplaner sind für Fotografen besonders wertvoll, weil eine einzige Agentur denselben Fotografen für viele Veranstaltungen bucht und zusätzlich Bilder ihrer eigenen Raumgestaltung braucht.
• Prüfen Sie eine Agentur nach Veranstaltungsformat, Häufigkeit der Events, bestehender Dienstleisterliste und danach, ob ihre Locations in Ihrem Einsatzradius liegen.
• Fragt ein Planer nach dem Preis, erklären Sie zuerst, wie Sie Einsatzzeit, Lieferung und Bildnutzung kalkulieren, und fragen dann nach Datum, Stunden und Location.
• Halten Sie Versicherungsnachweis, eine Galerie von einem ähnlichen Event und eine klare Übersicht Ihrer Nutzungsbedingungen bereit, denn Planer leiten alle drei an Kunden und Locations weiter.

Suchen Sie Planer, deren Kalender verlässlich Aufträge für Firmenkunden liefert, die hinterher professionelle Bilder erwarten.

• Agenturen für Firmenevents: Sie organisieren Tagungen, Offsites, Produktlaunches und Weihnachtsfeiern. Ihre Kunden wollen Speakerfotos, sichtbare Sponsorenlogos und Stimmungsbilder für das Intranet, oft schon am nächsten Tag.
• Kongress- und Messeveranstalter: Hier wird die Abdeckung nach Programmpunkten über Bühnen und Stände geplant. Gefragt ist, wer sich an den Ablaufplan hält und während der Vorträge leise arbeitet.
• Eventteams von Locations: Hotels, Galerien und Veranstaltungsräume brauchen aktuelle Bilder echter Aufbauten für Broschüren und Website, und manche führen eine Liste empfohlener Dienstleister.
• Planer mit Designschwerpunkt: Wer Bühnenbilder und Blumeninstallationen baut, braucht Portfoliobilder der eigenen Arbeit. Detailaufnahmen vor dem Einlass zählen dort oft genauso viel wie die Reportage.

Sprechen Sie jede Gruppe anders an: Kongressveranstalter achten auf Programmabdeckung und Tempo, Designplaner darauf, wie der Raum wirkt. Wie Locations aus Sicht der Hotellerie gewonnen werden, zeigt der Leitfaden zur Akquise für Hotels.

Gute Bewertungen allein machen noch keinen guten Kunden. Prüfen Sie diese Punkte zuerst auf Website und Social-Media-Kanälen der Agentur.

• Formate, die Sie schon fotografieren: Gleichen Sie die Veranstaltungen mit Ihrem Portfolio ab. Wer Kongresse fotografiert, passt gut zu einem Galaplaner, eher nicht zu einer Agentur für Kindergeburtstage.
• Wie oft Events stattfinden: Achten Sie auf Referenzen oder Beiträge zu mehreren aktuellen Veranstaltungen. Ein einziges großes Jahresevent bedeutet nur eine Chance pro Jahr.
• Anfahrt und Arbeitszeiten: Klären Sie, ob Sie die üblichen Locations für frühen Aufbau und späte Abbauzeiten erreichen, denn Abendtermine verändern Anfahrt und Honorar.
• Bestehende Dienstleister: Ein Hausfotograf ist kein Ausschlussgrund. Auch dann braucht die Agentur Ersatz bei Terminüberschneidungen, einen zweiten Fotografen oder einen anderen Bildstil.
• Wer die Kundenbeziehung hält: Finden Sie heraus, ob die Agentur Sie direkt beauftragt oder dem Endkunden empfiehlt. Davon hängt ab, wer das Angebot freigibt, die Nutzungsrechte unterschreibt und die Rechnung bezahlt.

Hinweis zum Demo-Arbeitsbereich

Die Screenshots stammen aus einem Demo-Konto des erfundenen Anbieters Fotograf Berlin. Veranstaltungs Planer Berlin 1, 2 und 3, die Kontakte Mara Keller und Jonas Fischer sowie beide Antworten im Posteingang sind Beispieldaten. Es handelt sich weder um Anomalead-Kunden noch um echte Kampagnenergebnisse.

Suchen Sie in der Kategorie Eventplaner innerhalb eines Radius, den Sie mit Ihrer Ausrüstung tatsächlich fahren. Orientieren Sie das Gebiet an den Locations statt an Ihrer Wohnadresse: Finden die meisten Firmenevents in Ihrer Nähe in einem Zentrum oder rund um einige Tagungshotels statt, sollten diese Orte deutlich innerhalb des Radius liegen.

Das Formular enthält Standort, Radius, Kategorie und Mindestbewertung. Ein Bewertungsfilter kann junge, schnell wachsende Agenturen ausblenden, deshalb ist er nur ein erster Filter und kein Urteil.

Drei erfundene Eventagenturen erscheinen mit Beschreibung, Sternebewertung und Anzahl der Rezensionen. Viele Rezensionen zeigen Aktivität, aber nicht, welche Art von Events eine Agentur plant. Öffnen Sie daher jede Website und suchen Sie nach Referenzprojekten und Bildnachweisen.

Zwei der drei Agenturen sind zum Speichern markiert. Behalten Sie nur Planer, deren Veranstaltungen Sie gut fotografieren und bequem erreichen können. Zweifelsfälle lassen Sie weg, bis Sie deren aktuelle Arbeiten angesehen haben.

In einer Eventagentur buchen meist Senior Event Manager, die Produktionsleitung oder eine Rolle für Dienstleisterpartnerschaften den Fotografen. In kleinen Agenturen entscheidet oft die Gründerin oder der Gründer selbst.

Ein angereicherter Datensatz ist ein Ausgangspunkt, kein Beweis dafür, wer entscheidet. Bestätigen Sie die Rolle auf der Agentur-Website oder in einem Berufsprofil, bevor Sie schreiben.

Veranstaltungs Planer Berlin 1 ist in der Ansicht der gespeicherten Firmen ausgewählt, die Aktion Personen anreichern steht bereit. Entfernen Sie jede gespeicherte Agentur, die sich als reiner Anbieter privater Feiern entpuppt oder weit außerhalb Ihres Gebiets arbeitet.

Mara Keller und Jonas Fischer sind beide als Partnermanager geführt. In Eventagenturen umfasst dieser Titel häufig die Beziehungen zu Locations und Dienstleistern und ist daher ein sinnvoller erster Kontakt. Notieren Sie auch eine Produktionsleitung, falls vorhanden, denn diese Person verantwortet oft das eigentliche Briefing.

Die Leadliste enthält Mara Keller und Jonas Fischer. Zwei gut gewählte Kontakte reichen aus, um eine Nachricht zu testen. Vermerken Sie bei jedem Eintrag, welche Events die Agentur durchführt, denn genau dieses Detail gehört in Ihren ersten Satz.

Eine Agentur ist mehr wert als ihr erster Auftrag. Wer Ihnen vertraut, bucht Sie im nächsten Jahr wieder für denselben Kunden, empfiehlt Sie an Locations weiter und gibt Ihnen Aufträge ab, wenn das eigene Team ausgelastet ist.

Auch die Einsätze unterscheiden sich: Kongressfotografie mit Lieferung am Folgetag, eine abendliche Preisverleihung und ein inszeniertes Detailshooting brauchen jeweils andere Zeit für Aufnahme, Bearbeitung und Anfahrt.

Der Rechner verwendet nur Auftragswert, Termine und Abschlussquote, die Sie aus Ihren eigenen bisherigen Buchungen eintragen. Das sind Planungsannahmen, keine Richtwerte und keine Prognosen.

Beginnen Sie mit einem vorsichtigen Szenario, etwa einer Agentur, die Sie ein paar Mal im Jahr bucht, und prüfen Sie, ob sich der Zeitaufwand für die Akquise lohnt.

Planer lesen Anfragen von Dienstleistern zwischen Ortsbesichtigungen und Kundenterminen. Geben Sie ihnen deshalb einen klaren Grund zu antworten: ein Format, das Sie kennen, ein Zeichen, dass Sie den Ablauf eines Eventtags verstehen, und eine einzige Frage. Die Grundregeln für eine Kaltakquise-Mail, die gelesen wird gelten auch hier, einschließlich: kein Anhang in der ersten Nachricht.

Der Kampagnenentwurf führt die zwei fiktiven Agenturkontakte auf. Plant einer davon Kongresse und der andere private Feiern, teilen Sie sie in zwei Kampagnen mit unterschiedlichem Einstieg auf.

Die Sequenz umfasst drei E-Mails, zuerst mit drei Tagen und dann mit vier Tagen Abstand. Der Demo-Text ist ein allgemeiner Hinweis auf lokale Leistungen und Verfügbarkeit und gibt einem Planer keinen Anlass zu antworten.

Schreiben Sie ihn rund um die Events der Agentur neu und lassen Sie jede Folgemail etwas Neues bringen, zum Beispiel eine passende Galerie oder Ihre Lieferzeiten.

Diese Entwürfe ersetzen den allgemeinen Demo-Text. Behalten Sie nur Aussagen, die Sie mit einer Galerie oder einer Referenz belegen können.

Erste E-Mail an eine Agentur mit Kongressschwerpunkt

Betreff: Fotografie für Ihre Kongresstage

Guten Tag Frau Keller,

ich bin Alex Morgan von Fotograf Berlin. Ich fotografiere Kongresse und Produktlaunches entlang des Ablaufplans, sodass Speaker, Sponsoren und der Saal ohne zweites Briefing abgedeckt sind. Ihre Kunden erhalten schon während der Veranstaltung einige bearbeitete Bilder für Social Media und die vollständige Galerie am nächsten Werktag.

Wie wählt Veranstaltungs Planer Berlin 1 bisher einen Fotografen aus, wenn ein Kundenevent ansteht?

Viele Grüße

Alex Morgan

Folgemail mit einem neuen Angebot

Betreff: Detailfotos Ihrer Eventaufbauten

Guten Tag Herr Fischer,

noch einmal Alex Morgan von Fotograf Berlin. Neben der Reportage mit Gästen kann ich den Raum vor dem Einlass fotografieren, damit Ihr Team saubere Bilder der Gestaltung für Angebote und die eigene Website hat.

Wäre eine kurze Galerie von einer aktuellen Abendveranstaltung hilfreich, um Lichtstimmung und Arbeitsweise zu beurteilen?

Viele Grüße

Alex Morgan

Pro E-Mail genügt ein Gedanke. Weitere Strukturen zum Anpassen finden Sie in diesen Vorlagen für B2B-Kaltakquise per E-Mail.

Im Posteingang liegen zwei fiktive Antworten. Mara Keller fragt nach Einsatzgebiet, üblicher Verfügbarkeit und einer Preisspanne. Jonas Fischer erwähnt ein mögliches Projekt und bittet um Verfügbarkeit, Leistungsumfang und Nachweise. Beide vergleichen Anbieter und verdienen konkrete Antworten statt einer Broschüre.

Wer antwortet, wägt gerade Optionen für einen Kunden ab. Beantworten Sie genau das Gefragte und bitten Sie dann um das eine Detail, das Sie für ein sauberes Angebot brauchen.

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir prüfen lokale Anbieter für Fotograf-Arbeiten. Können Sie uns Einsatzgebiet, übliche Verfügbarkeit und eine ungefähre Preisspanne schicken?

Das Honorar für Eventfotografie hängt von Einsatzstunden, Zahl der Fotografen, Liefertempo und Bildnutzung ab. Eine nackte Zahl schreckt entweder ab oder bindet Sie an einen Auftrag ohne klaren Umfang. Erklären Sie also, wie Sie kalkulieren, und fragen Sie nach den Eckdaten des Events.

Eine klare Antwort von Alex Morgan könnte so lauten:

Vielen Dank, Frau Keller. Ich fotografiere Veranstaltungen in der ganzen Stadt und bei Locations im Umland, für mehrtägige Kongresse auch weiter entfernt. Mein Angebot richtet sich nach Einsatzzeit, Lieferplan und Bildnutzung. Wenn Sie mir Datum, ungefähre Zeiten, Location und den späteren Bildbedarf des Kunden nennen, schicke ich Ihnen noch am selben Tag ein schriftliches Angebot.

Bei uns könnte demnächst ein Fotoprojekt anstehen. Schicken Sie uns bitte Ihre freien Termine, Ihr Leistungsspektrum und eventuelle Zulassungen oder Nachweise.

Eine Gewerbezulassung im engeren Sinn verlangt kaum jemand von Fotografen, aber Agenturen und Locations fragen häufig nach einer Betriebshaftpflicht, und bei geplanten Luftaufnahmen zählt die Drohnenerlaubnis. Schicken Sie, was Sie wirklich haben, sagen Sie offen, was Sie nicht anbieten, und legen Sie eine Galerie bei, die zum wahrscheinlichen Projekt passt.

Eine Antwort, die sich leicht weiterleiten lässt:

Vielen Dank, Herr Fischer. Anbei finden Sie meinen Nachweis über die Betriebshaftpflicht und eine Galerie von einem aktuellen Kongress. Ich decke Vorträge, Networking, Preisverleihungen und Raumdetails ab und bringe bei größeren Events einen zweiten Fotografen mit. Für welches Datum und welche Art von Veranstaltung planen Sie?

Für die meisten unserer Events haben wir schon einen festen Fotografen, aktuell sind wir also versorgt.

Stellen Sie eine funktionierende Zusammenarbeit nicht infrage. Gut ausgelastete Agenturen haben irgendwann eine Terminüberschneidung oder zwei Events am selben Abend und brauchen dann kurzfristig jemanden, auf den Verlass ist.

Eine kurze, respektvolle Antwort:

Schön, dass Sie jemanden haben, dem Sie vertrauen. Falls einmal zwei Veranstaltungen auf ein Datum fallen, springe ich gern ein. Darf ich Ihnen meine Kontaktdaten und eine Beispielgalerie für Ihre Dienstleisterkartei schicken?

Unser Kunde möchte die Fotos in seinem Marketing einsetzen. Wer hat die Rechte an den Bildern und gibt es Einschränkungen?

Nutzungsrechte können über den Auftrag entscheiden, also antworten Sie verständlich: was Ihre Standardlizenz erlaubt, ob die Agentur Bilder im eigenen Portfolio zeigen darf und wie Sie mit Sponsoren umgehen. Halten Sie das vor dem Event schriftlich fest und fragen Sie einen Berufsverband oder eine Beratung, wenn Sie unsicher sind, wie das Urheberrecht in Ihrem Land geregelt ist.

Schauen Sie, wer geantwortet hat und was gefragt wurde. Preisfragen verlangen einen klaren Angebotsrahmen, Fragen zur Nutzung eine einseitige Übersicht Ihrer Bedingungen, die Sie sofort verschicken können.

Auch der Zeitpunkt zählt. Agenturen stellen ihre Dienstleister oft lange vor der Hochsaison zusammen, und wer in einer hektischen Eventwoche angeschrieben wird, antwortet womöglich gar nicht. Weitere Quellen für Interessenten finden Sie unter diesen Strategien für Leadgenerierung im Marketing. Beauftragen Sie auch Werbeagenturen mit Kampagnenshootings, beschreibt der Leitfaden zur Kundengewinnung für Marketingagenturen diese Zielgruppe.

Wählen Sie diese Woche einen Agenturtyp, den Sie gut bedienen, suchen Sie zehn solche Planer in Ihrer Region und schreiben Sie jeweils die Person an, die Dienstleister bucht.

Beginnen Sie mit Agenturen, wenn Sie wiederkehrende Aufträge wollen, denn eine Agentur kann Sie für viele Kundenevents buchen. Unternehmen mit eigenen Veranstaltungen sind ebenfalls gute Kunden, führen aber meist nur wenige Events pro Jahr durch.

Senden Sie ein oder zwei kurze Galerien von ähnlichen Veranstaltungen statt Ihres ganzen Archivs. Zeigen Sie Raum, Speaker, Gäste und gebrandete Details und ergänzen Sie einen Satz zu Lieferzeiten und Nutzungsbedingungen.

Viele Agenturen und Locations verlangen von Dienstleistern eine Betriebshaftpflicht, bevor sie aufs Gelände dürfen. Die Anforderungen sind unterschiedlich, fragen Sie also nach und halten Sie Ihren Versicherungsnachweis als einzelne Datei bereit.

Nein. Fotograf Berlin, die drei Eventagenturen, Mara Keller, Jonas Fischer und beide Antworten sind erfundene Demodaten. Keines dieser Unternehmen nutzt Anomalead, und die Bilder zeigen keine realen Ergebnisse einer Kampagne.

Nein. Er verrechnet Auftragswert, Anzahl der Termine und Abschlussquote, die Sie selbst eingeben. So vergleichen Sie Szenarien auf Basis Ihrer eigenen Buchungen, eine Prognose oder Auftragsgarantie ist das aber nicht.