Skaffe kunder som fotograf: få faste opgaver fra eventbureauer

Det bliver langt lettere at skaffe kunder som fotograf, når du holder op med at jagte enkeltbookinger og i stedet bygger en kort liste over eventplanlæggere, der afholder flere arrangementer om året. En planlægger, der kan lide dit arbejde, kan give dig konferencer, lanceringer og prisuddelinger, uden at du skal markedsføre hver opgave for sig.

Guiden viser dig som erhvervs- eller eventfotograf, hvordan du udvælger de bureauer, tjekker om de passer til dig, og skriver til den person, der booker leverandører. Er opsøgende salg nyt for dig, så læs først om måder at skaffe leads til din virksomhed, før du satser på én kanal.

Det vigtigste

• Eventplanlæggere er gode kunder for fotografer, fordi ét bureau kan booke den samme fotograf til mange arrangementer og samtidig har brug for billeder af sin egen scenografi.
• Vurder en planlægger ud fra arrangementstype, hvor ofte de holder events, om de har en fast leverandørliste, og om deres venues ligger inden for dit køreområde.
• Når en planlægger beder om en pris, så forklar hvordan du sammensætter dækning, levering og billedbrug, og spørg efter dato, timer og sted, før du giver et tilbud.
• Hav et forsikringsbevis, et galleri fra et lignende arrangement og en enkel oversigt over dine brugsvilkår klar, for planlæggere sender alle tre videre til kunder og venues.

Gå efter planlæggere, hvis kalender giver jævnt arbejde for erhvervskunder, der forventer professionelle billeder bagefter.

• Eventbureauer med erhvervskunder: De står for konferencer, seminarer, lanceringer og personalefester. Kunderne vil have billeder af talere, sponsorernes branding og stemningen i salen til intranettet, ofte inden for et døgn.
• Konference- og messearrangører: Her planlægges dækningen session for session på tværs af scener og stande. En fotograf, der følger drejebogen og arbejder diskret under oplæggene, er guld værd.
• Eventafdelinger på venues: Hoteller, gallerier og selskabslokaler har brug for friske billeder af rigtige opstillinger til brochurer, og nogle har en liste over anbefalede leverandører.
• Designdrevne planlæggere: Planlæggere, der bygger scenografi og blomsterinstallationer, skal bruge porteføljebilleder af deres eget arbejde. Detaljebilleder, før gæsterne kommer, kan betyde lige så meget som selve dækningen.

Skriv forskelligt til hver gruppe: en konferencearrangør tænker på sessioner og hurtig levering, en designdrevet planlægger på hvordan rummet tager sig ud. Vil du se venues fra hotellets side, så læs om kundeskaffelse til hoteller.

Gode anmeldelser gør ikke i sig selv et bureau til en god kunde. Tjek disse punkter på hjemmesiden og de sociale profiler først.

• Arrangementer, du allerede fotograferer: Sammenlign deres events med din portefølje. En konferencefotograf passer fint til en planlægger af galamiddage, men næppe til en, der mest laver børnefødselsdage.
• Hvor ofte de afholder events: Kig efter cases eller opslag fra flere nylige arrangementer. Ét stort årligt event giver dig kun én chance om året.
• Afstand og arbejdstider: Undersøg om du kan nå deres faste venues til tidlig opsætning og sene slutninger, da aftenarrangementer ændrer både transport og honorar.
• Eksisterende leverandøraftaler: En fast husfotograf er ikke en blindgyde. Bureauet har stadig brug for afløsning ved dobbeltbookinger, en ekstra fotograf eller en anden stil.
• Hvem der ejer kunderelationen: Find ud af, om bureauet hyrer dig direkte eller anbefaler dig til slutkunden. Det afgør, hvem der godkender tilbuddet, underskriver brugsvilkårene og betaler.

Om demokontoen

Skærmbillederne er taget fra en demokonto for den fiktive virksomhed Fotograf København. København Begivenhed planlægger 1, 2 og 3, kontaktpersonerne Freja Jensen og Mikkel Nielsen samt begge svar i indbakken er opdigtede testdata. Ingen af dem er kunder hos Anomalead, og intet her viser resultater fra en rigtig kampagne.

Søg i kategorien for eventplanlæggere inden for en radius, du reelt gider køre med dit udstyr. Tag udgangspunkt i venues frem for din egen adresse: hvis de fleste erhvervsarrangementer i nærheden foregår i én bymidte eller omkring nogle få konferencehoteller, skal de steder ligge godt inden for cirklen.

Formularen har felter for sted, radius, kategori og minimumsvurdering. Et filter på vurdering kan skjule unge bureauer i hurtig vækst, så brug det som en første sortering og ikke som en dom.

Tre fiktive eventvirksomheder vises med beskrivelse, vurdering og antal anmeldelser. Mange anmeldelser fortæller, at der er aktivitet, men ikke hvilken slags arrangementer bureauet laver, så åbn hver hjemmeside og kig efter cases og fotokreditering.

To af de tre planlæggere er markeret til at blive gemt. Behold kun dem, hvis arrangementer du kan fotografere godt og nemt kan nå frem til, og lad de tvivlsomme ligge, til du har set deres seneste arbejde.

På et eventbureau bliver fotografen typisk booket af en senior eventmanager, en produktionsansvarlig eller en person med ansvar for leverandørsamarbejder. I et lille bureau er det ofte indehaveren selv.

En beriget kontakt er et udgangspunkt, ikke et bevis på, hvem der træffer beslutningen. Bekræft rollen på bureauets hjemmeside eller en faglig profil, før du skriver.

København Begivenhed planlægger 1 er valgt i oversigten over gemte virksomheder, og handlingen Enrich people er tilgængelig. Fjern et gemt bureau, hvis det viser sig kun at lave private fester eller at arbejde langt uden for dit område.

Freja Jensen og Mikkel Nielsen står begge som Partnerskabsansvarlig. På et eventbureau dækker den titel ofte relationer til venues og leverandører, så det er en fornuftig første kontakt. Notér også en eventuel produktionsleder, for det er måske den person, der styrer selve briefet.

Leadlisten indeholder Freja Jensen og Mikkel Nielsen. To velvalgte kontakter rækker fint til at teste et budskab. Skriv en note på hver kontakt om de arrangementer, bureauet laver, for den detalje hører hjemme i din første linje.

Et bureau er mere værd end den første booking. En planlægger, der stoler på dig, booker dig måske igen til samme kunde næste år, anbefaler dig til venues og sender overskudsopgaver din vej.

Opgaverne er heller ikke ens: konferencedækning med levering dagen efter, en prisfest om aftenen og en stylet detaljeoptagelse kræver hver sin tid til fotografering, redigering og transport.

Beregneren bruger kun den ordreværdi, det antal møder og den lukkerate, du selv indtaster ud fra tidligere bookinger. Tallene er dine egne planlægningsantagelser, ikke benchmarks eller prognoser.

Begynd med et forsigtigt scenarie, for eksempel ét bureau der booker dig et par gange om året, og se om det står mål med den tid, du bruger på opsøgende arbejde.

Planlæggere læser leverandørmails mellem besigtigelser og kundeopkald, så giv dem én tydelig grund til at svare: et eventformat du kender, et tegn på at du forstår hvordan deres dag forløber, og ét spørgsmål. Grundreglerne for en kold mail, der bliver læst, gælder også her, blandt andet ingen vedhæftede filer i første besked.

Kampagnekladden viser de to fiktive kontakter hos bureauerne. Laver den ene konferencer og den anden private fester, så del dem op i to kampagner med hver sin indledning.

Sekvensen består af tre mails med tre dages pause og derefter fire dages pause. Demoteksten er en generisk besked om lokale ydelser og ledig tid, og den giver ikke en planlægger nogen grund til at svare.

Skriv den om, så den tager afsæt i bureauets arrangementer, og lad hver opfølgning tilføje noget nyt, for eksempel et relevant galleri eller dine leveringstider.

Disse udkast erstatter den generiske demotekst. Skriv kun noget, du kan dokumentere med et galleri eller en reference.

Første mail til et bureau med fokus på konferencer

Emne: Fotografering til jeres konferencedage

Hej Freja,

Jeg hedder Alex Morgan og kommer fra Fotograf København. Jeg fotograferer konferencer og lanceringer ud fra drejebogen, så talere, sponsorer og salen bliver dækket uden en ekstra briefing. Kunden får et udvalg af redigerede billeder undervejs til sociale medier og hele galleriet næste hverdag.

Når København Begivenhed planlægger 1 skal bruge en fotograf til et kundearrangement, hvordan plejer I så at vælge?

Venlig hilsen

Alex Morgan

Opfølgning med en ny detalje

Emne: Detaljebilleder af jeres opstillinger

Hej Mikkel,

Det er Alex Morgan fra Fotograf København igen. Ud over billeder af gæsterne kan jeg fotografere lokalet, før dørene åbner, så jeres team har rene billeder af indretningen til tilbud og hjemmeside.

Kunne et kort galleri fra et nyligt aftenarrangement hjælpe jer med at vurdere lys og tempo?

Venlig hilsen

Alex Morgan

Hold dig til én idé pr. mail. Disse skabeloner til kolde B2B-mails giver flere opbygninger, du kan tilpasse.

Indbakken viser to fiktive svar. Freja Jensen spørger om dækningsområde, typisk ledighed og et prisoverslag, mens Mikkel Nielsen nævner et muligt projekt og spørger om ledighed, opgaver og relevante tilladelser. Begge sammenligner leverandører og fortjener konkrete svar, ikke en brochure.

En planlægger, der svarer, er ved at vurdere muligheder for en kunde. Svar på det, der blev spurgt om, og bed derefter om den ene oplysning, du mangler for at give et ordentligt tilbud.

Tak for din henvendelse. Vi undersøger lokale leverandører til Fotograf-arbejde. Kan du sende dækningsområde, typisk ledighed og et prisoverslag?

Prisen på eventfotografering afhænger af antal timer, antal fotografer, hvor hurtigt billederne skal leveres, og hvordan de må bruges. Et nøgent tal skræmmer enten planlæggeren væk eller binder dig til en opgave uden rammer, så forklar hvordan du prissætter, og spørg efter detaljerne om arrangementet.

Et klart svar fra Alex Morgan kunne lyde sådan:

Tak, Freja. Jeg dækker arrangementer i hele byen og på venues i omegnen, og jeg rejser gerne længere til konferencer over flere dage. Jeg prissætter efter dækningstid, leveringsplan og billedbrug. Hvis du sender dato, cirka tidsrum, sted og hvad kunden skal bruge billederne til, får du et skriftligt tilbud samme dag.

Vi får muligvis et Fotograf-projekt snart. Send venligst jeres ledighed, hvilke opgaver teamet udfører, og relevante tilladelser eller godkendelser.

Fotografer skal sjældent have en særlig autorisation, men bureauer og venues beder tit om en erhvervsansvarsforsikring, og en dronetilladelse bliver relevant, hvis der er planlagt luftfoto. Send det, du faktisk har, sig ligeud hvad du ikke tilbyder, og vedhæft ét galleri, der ligner det sandsynlige projekt.

Et svar, der er let at sende videre:

Tak, Mikkel. Jeg har vedhæftet mit forsikringsbevis og et galleri fra en nylig konference. Jeg dækker oplæg, netværk, prisuddelinger og detaljer i lokalet, og ved større arrangementer kan jeg tage en ekstra fotograf med. Hvilken dato og hvilken type arrangement planlægger I?

Vi har en fotograf, vi bruger til de fleste af vores arrangementer, så vi er dækket lige nu.

Diskutér ikke med en aftale, der fungerer. Travle bureauer ender før eller siden med en dobbeltbooking eller to events samme aften, og så skal de bruge en pålidelig fotograf med kort varsel.

Et kort og respektfuldt svar:

Godt at høre, at I har en, I stoler på. Hvis I en dag har to arrangementer på samme dato, hjælper jeg gerne. Må jeg sende mine oplysninger og et eksempelgalleri til jeres leverandørmappe?

Vores kunde vil gerne bruge billederne i sin markedsføring. Hvem ejer dem, og er der nogen begrænsninger?

Brugsvilkårene kan afgøre handlen, så svar i et enkelt sprog: hvad din standardlicens tillader, om bureauet må bruge billederne i sin egen portefølje, og hvordan sponsorers brug håndteres. Aftal det skriftligt før arrangementet, og spørg en brancheorganisation eller rådgiver, hvis du er i tvivl om, hvordan ophavsret fungerer der, hvor du arbejder.

Se på, hvem der svarede, og hvad de spurgte om. Prisspørgsmål kræver en klar skitse af dit tilbud, mens spørgsmål om brug kræver en side med dine vilkår, som du kan sende med det samme.

Timingen tæller også. Bureauer finder ofte leverandører i god tid før deres travle sæsoner, og en planlægger, du skriver til midt i en hektisk eventuge, svarer måske slet ikke. Flere kilder til nye emner finder du blandt disse strategier for leadgenerering, og bestiller reklamebureauer også kampagneoptagelser hos dig, så beskriver guiden om kunder hos marketingbureauer den køber.

Vælg i denne uge én type bureau, du betjener godt, find ti af dem i dit område, og skriv til leverandørkontakten hos hver af dem.

Start med bureauerne, hvis du vil have gentagne opgaver, for ét bureau kan booke dig til mange kundearrangementer. Virksomheder, der selv står for deres events, kan også være gode kunder, men de fleste holder kun få arrangementer om året.

Send et eller to korte gallerier fra arrangementer, der ligner deres, ikke hele dit arkiv. Vis lokalet, talerne, gæsterne og brandede detaljer, og tilføj en linje om leveringstid og brugsvilkår.

Mange bureauer og venues kræver en erhvervsansvarsforsikring, før leverandører må arbejde på stedet. Kravene varierer, så spørg hvad bureauet har brug for, og hav dit forsikringsbevis klar som én fil.

Nej. Fotograf København, de tre bureauer, Freja Jensen, Mikkel Nielsen og begge svar findes kun i demoen. Du ser altså hverken rigtige Anomalead-kunder eller faktiske kampagnetal.

Nej. Den kombinerer ordreværdi, antal møder og lukkerate, som du selv indtaster. Den hjælper dig med at sammenligne scenarier ud fra dine egne bookinger, men den er hverken en prognose eller et løfte om opgaver.