Získávání klientů pro fotografa: opakované zakázky od eventových agentur

Získávání klientů pro fotografa je snazší, když přestanete honit jednorázová focení a sestavíte si krátký seznam eventových agentur, které pořádají několik akcí ročně. Organizátor, kterému se vaše práce líbí, vám může přinášet konference, uvedení produktů i slavnostní večery, aniž byste každou zakázku propagovali zvlášť.

Tento návod ukazuje komerčnímu nebo eventovému fotografovi, jak takové agentury vybrat, ověřit, že si sedí, a napsat člověku, který objednává dodavatele. Pokud je pro vás aktivní oslovování nové, přečtěte si nejdřív jak získat poptávky pro svou firmu, než se upnete na jediný kanál.

Hlavní body

• Eventové agentury jsou pro fotografa dobří klienti, protože jedna agentura může stejného fotografa objednávat na mnoho akcí a navíc potřebuje snímky svých vlastních instalací.
• Agenturu hodnoťte podle typu akcí, jejich četnosti, případného seznamu preferovaných dodavatelů a podle toho, zda její prostory leží ve vašem dojezdu.
• Když se agentura ptá na cenu, vysvětlete, jak skládáte rozsah focení, termín dodání a licenci, a před nabídkou se zeptejte na datum, časy a místo.
• Mějte po ruce doklad o pojištění, galerii z podobné akce a srozumitelné shrnutí licenčních podmínek, protože organizátor všechny tři věci přeposílá klientovi i provozovateli prostoru.

Hledejte organizátory, jejichž kalendář přináší stálou práci pro firemní klienty, kteří po akci čekají profesionální fotky.

• Agentury firemních akcí: Připravují konference, teambuildingy, uvedení produktů a firemní večírky. Jejich klienti chtějí snímky řečníků, loga partnerů a publikum pro interní komunikaci, často hned druhý den.
• Pořadatelé konferencí a veletrhů: Focení se plánuje podle programu mezi pódii a stánky, takže má cenu fotograf, který se drží harmonogramu a během přednášek pracuje nenápadně.
• Eventová oddělení prostor: Hotely, galerie a sály potřebují aktuální fotky skutečných uspořádání do prodejních materiálů a některé vedou seznam doporučených dodavatelů.
• Organizátoři zaměření na design: Kdo staví scény a květinové instalace, potřebuje fotky vlastní práce do portfolia. Detailní záběry před příchodem hostů pro ně mohou znamenat stejně jako reportáž.

Každé skupině pište jinak: pořadatele konference zajímá pokrytí programu a rychlost, designovou agenturu to, jak bude sál vypadat. Průvodce získáváním klientů pro hotely popisuje prostory z pohledu hotelnictví.

Dobré hodnocení samo o sobě z agentury dobrého klienta nedělá. Nejdřív si na jejím webu a sociálních sítích ověřte tyto body.

• Formáty, které už fotíte: Porovnejte jejich akce se svým portfoliem. Konferenční fotograf se hodí k agentuře na galavečery, ale sotva k té, která dělá dětské oslavy.
• Jak často akce pořádají: Hledejte případové studie nebo příspěvky z několika nedávných akcí. Jedna velká akce ročně znamená jedinou příležitost za rok.
• Dojezd a pracovní doba: Ověřte, jestli stihnete brzkou přípravu v jejich obvyklých prostorách a vydržíte do pozdních konců, protože večerní akce mění cestování i cenu.
• Stávající dodavatelé: Dvorní fotograf agentury neznamená konec. Organizátor pořád potřebuje záskok při kolizi termínů, druhého fotografa nebo jiný styl.
• Kdo drží vztah s klientem: Zjistěte, jestli vás agentura najímá přímo, nebo vás jen doporučuje koncovému klientovi. Podle toho se určí, kdo schvaluje nabídku, podepisuje licenční podmínky a platí fakturu.

O ukázkovém účtu

Snímky obrazovky pocházejí z ukázkového účtu smyšleného provozovatele Fotograf Praha. Firmy Událost planner Praha 1, Událost planner Praha 2 a Událost planner Praha 3, kontakty Tereza Novák a Matěj Svobodová i obě odpovědi ve schránce byly vytvořeny jen pro tento příklad. Nikdo z nich není zákazníkem Anomalead a zobrazené údaje neodpovídají výsledkům skutečných kampaní.

Vyhledejte kategorii organizátorů akcí v okruhu, který s technikou opravdu ujedete. Oblast určete podle prostor, ne podle bydliště: pokud se většina firemních akcí ve vašem okolí koná v jednom centru nebo v několika kongresových hotelech, nechte tato místa hluboko uvnitř okruhu.

Formulář obsahuje lokalitu, okruh, kategorii a minimální hodnocení. Filtr hodnocení může skrýt mladé agentury, které rychle rostou, proto ho berte jako první síto, ne jako konečný verdikt.

Zobrazí se tři smyšlené eventové firmy s popisem, hodnocením a počtem recenzí. Hodně recenzí svědčí o aktivitě, ne o typu akcí, takže otevřete každý web a hledejte reference a jména autorů fotek.

Dvě ze tří agentur jsou zaškrtnuté k uložení. Nechte si jen ty, jejichž akce dokážete dobře nafotit a pohodlně na ně dojet; sporné vynechte, dokud neuvidíte jejich nedávnou práci.

V eventové agentuře fotografa obvykle vybírá senior event manažer, vedoucí produkce nebo člověk na starosti spolupráci s dodavateli. V malém studiu to často dělá sám majitel.

Obohacený záznam je výchozí bod, ne důkaz, kdo rozhoduje. Než napíšete, ověřte si pozici na webu agentury nebo v profesním profilu.

V přehledu uložených firem je vybraná Událost planner Praha 1 a k dispozici je akce Enrich people. Odstraňte každou uloženou agenturu, o které zjistíte, že dělá jen soukromé oslavy nebo působí daleko mimo vaši oblast.

Tereza Novák a Matěj Svobodová mají pozici Manažer partnerství. V eventové agentuře taková role obvykle zahrnuje vztahy s prostory a dodavateli, takže jde o rozumný první kontakt. Poznamenejte si i případného vedoucího produkce, protože právě on může mít na starosti konkrétní zadání.

Seznam leadů obsahuje Terezu Novák a Matěje Svobodovou. Na otestování zprávy stačí dva dobře vybrané kontakty. Ke každému záznamu si připište, jaké akce agentura pořádá, protože právě tenhle detail patří do první věty e-mailu.

Agentura má větší hodnotu než první zakázka. Pokud vám důvěřuje, může vás pro stejného klienta objednat i příští rok, doporučit vás provozovatelům prostor a předávat vám práci, kterou sama nepokryje.

Zakázky se také liší: konference s dodáním druhý den, večerní předávání cen a focení detailů výzdoby vyžadují jiný čas na focení, úpravy i cestu.

Kalkulačka používá jen hodnotu zakázky, počet schůzek a úspěšnost uzavření, které zadáte podle svých dřívějších zakázek. Jde o plánovací předpoklady, ne o tržní měřítka ani předpovědi.

Začněte opatrným scénářem, třeba jednou agenturou, která vás objedná dvakrát do roka, a podívejte se, jestli to vyváží čas strávený oslovováním.

Organizátoři čtou e-maily od dodavatelů mezi prohlídkami prostor a hovory s klienty, takže jim dejte jeden jasný důvod odpovědět: formát akce, který znáte, náznak, že chápete průběh jejich dne, a jednu otázku. Platí zásady, jak napsat studený e-mail, který si přečtou, včetně toho, že první zpráva nemá přílohy.

Koncept kampaně obsahuje oba smyšlené kontakty z agentur. Pokud jedna agentura dělá konference a druhá zdobí soukromé oslavy, rozdělte je do dvou kampaní s jiným úvodem.

Sekvence má tři e-maily, mezi nimi tří a poté čtyřdenní pauzu. Ukázkový text je obecná zmínka o místních službách a volných termínech, která organizátorovi nedává žádný důvod odpovědět.

Postavte ji na akcích agentury a ať každé další připomenutí přinese něco nového, například odpovídající galerii nebo vaše termíny dodání.

Tyto koncepty nahrazují obecný text z ukázkového účtu. Nechte v nich jen tvrzení, která doložíte galerií nebo referencí.

První e-mail agentuře zaměřené na konference

Předmět: Fotografie z vašich konferenčních dnů

Dobrý den, paní Novák,

jsem Alex Morgan z Fotograf Praha. Konference a uvedení produktů fotím podle harmonogramu akce, takže řečníci, partneři i sál jsou pokrytí bez dalšího briefingu. Klient dostane pár upravených snímků už během akce na sociální sítě a celou galerii následující pracovní den.

Jak obvykle vybíráte fotografa, když Událost planner Praha 1 připravuje akci pro klienta?

S pozdravem

Alex Morgan

Připomenutí s novým detailem

Předmět: Detailní fotky vašich instalací

Dobrý den, pane Svobodo,

ozývám se znovu, Alex Morgan z Fotograf Praha. Kromě reportáže s hosty umím nafotit sál ještě před otevřením dveří, aby měl váš tým čisté snímky výzdoby do nabídek a na web.

Pomohla by vám krátká galerie z nedávné večerní akce, abyste posoudili světlo a tempo práce?

S pozdravem

Alex Morgan

Jeden nápad na jeden e-mail. Další struktury k úpravě najdete v těchto šablonách studených e-mailů pro B2B.

Schránka ukazuje dvě smyšlené odpovědi. Tereza Novák chce oblast působnosti, obvyklou dostupnost a orientační cenové rozpětí; Matěj Svobodová zmiňuje možný projekt a ptá se na termíny, rozsah práce a licence nebo oprávnění. Oba porovnávají dodavatele a zaslouží si konkrétní odpověď, ne prospekt.

Agentura, která odepíše, zvažuje možnosti pro svého klienta. Odpovězte na to, na co se ptala, a vyžádejte si jediný údaj, který potřebujete k poctivé nabídce.

Děkujeme za zprávu. Prověřujeme místní fotografy. Můžete poslat oblast působnosti, obvyklou dostupnost a orientační cenové rozpětí?

Cena eventového focení závisí na počtu hodin, počtu fotografů, rychlosti dodání a rozsahu licence. Holé číslo agenturu buď odradí, nebo vás zaváže k zakázce bez jasného rozsahu, proto vysvětlete, jak nabídku skládáte, a požádejte o podrobnosti akce.

Jasná odpověď od Alexe Morgana může znít takto:

Děkuji, paní Novák. Fotím akce ve městě a v prostorách v okolí, na vícedenní konference dojedu i dál. Cenu stanovuji podle délky focení, termínu dodání a rozsahu licence. Když mi pošlete datum, přibližné časy, místo a to, co klient po akci potřebuje, ještě týž den vám pošlu písemnou nabídku.

Brzy bychom mohli mít fotografický projekt. Pošlete prosím dostupnost, co všechno zajišťujete, a příslušné licence nebo oprávnění.

Fotograf zřídka potřebuje zvláštní licenci, ale agentury a provozovatelé prostor často chtějí pojištění odpovědnosti a u leteckých záběrů hraje roli oprávnění k létání s dronem. Pošlete, co skutečně máte, řekněte na rovinu, co neděláte, a přiložte jednu galerii, která odpovídá pravděpodobnému projektu.

Odpověď, kterou lze snadno přeposlat:

Děkuji, pane Svobodo. V příloze posílám doklad o pojištění odpovědnosti a galerii z nedávné konference. Fotím přednášky, networking, předávání cen i detaily sálu a na větší akce můžu přivést druhého fotografa. Na jaký termín a jaký typ akce připravujete?

Na většinu akcí máme svého fotografa, takže jsme teď pokrytí.

Nezpochybňujte spolupráci, která funguje. Vytížená agentura dřív nebo později narazí na kolizi termínů nebo dvě akce v jeden večer a pak potřebuje spolehlivého člověka narychlo.

Krátká a zdvořilá odpověď:

To rád slyším, že máte někoho osvědčeného. Pokud budete mít někdy dvě akce ve stejný den, rád pomůžu. Mám vám poslat kontakt a ukázkovou galerii do vaší databáze dodavatelů?

Náš klient bude chtít fotky použít v marketingu. Komu snímky patří a platí pro jejich použití nějaká omezení?

Licenční podmínky mohou o zakázce rozhodnout, takže odpovězte srozumitelně: co zahrnuje vaše standardní licence, zda může agentura fotky použít ve vlastním portfoliu a jak je to s použitím pro partnery akce. Domluvte se písemně před akcí, a pokud si nejste jistí, jak autorské právo funguje tam, kde působíte, obraťte se na profesní sdružení nebo poradce.

Podívejte se, kdo odpověděl a na co se ptal. Dotazy na cenu vyžadují přehledný nástin nabídky, dotazy na licenci jednostránkové shrnutí podmínek, které pošlete hned.

Záleží i na načasování. Agentury si dodavatele zajišťují dlouho před hlavní sezonou a ten, koho oslovíte v hektickém týdnu plném akcí, nemusí odpovědět vůbec. Další zdroje kontaktů najdete v těchto marketingových strategiích pro získávání poptávek, a pokud vám kampaňová focení zadávají i reklamní agentury, průvodce získáváním klientů pro marketingové agentury popisuje tohoto odběratele.

Tento týden si vyberte jeden typ agentury, pro který pracujete dobře, najděte deset takových firem ve svém okolí a napište v každé tomu, kdo má na starosti dodavatele.

Pokud chcete opakovanou práci, začněte u agentur, protože jedna agentura vás může objednat na mnoho akcí svých klientů. Firmy s vlastními akcemi mohou být také dobří klienti, ale většina jich pořádá jen pár ročně.

Pošlete jednu nebo dvě krátké galerie z akcí podobných těm jejich, ne celý archiv. Ukažte sál, řečníky, hosty a firemní prvky a připište větu o termínech dodání a licenčních podmínkách.

Mnoho agentur a prostor chce od dodavatelů pojištění odpovědnosti dřív, než je pustí na místo. Požadavky se liší, proto se zeptejte, co potřebují, a mějte doklad připravený jako jeden soubor.

Ne. Fotograf Praha, tři eventové agentury, Tereza Novák, Matěj Svobodová a obě odpovědi jsou smyšlená ukázková data. Nejsou to zákazníci Anomalead a neukazují reálné výsledky.

Ne. Kombinuje jen hodnotu zakázky, počet schůzek a úspěšnost uzavření, které zadáte. Pomáhá porovnat scénáře podle vašich vlastních zakázek, ale není to prognóza ani příslib práce.