Hitta kunder inom äldreomsorg: kom med på vårdsamordnarnas lista

Att hitta kunder inom äldreomsorg via vårdmottagningar handlar om en praktisk uppgift: vårdsamordnaren som möter oroliga anhöriga ska ha korrekt och aktuell information om era platser. Mottagningen väljer inte äldreboende, korttidsvistelse eller dagverksamhet åt någon. Det gör den äldre och familjen, och de frågar ofta mottagningen först vad som finns i närheten och vad som faktiskt är ledigt.

Guiden riktar sig till äldreboenden, demensboenden, korttidsboenden och dagverksamheter som vill finnas på den korta listan av rätt skäl. Om den här sortens prospektering är ny för er, läs först hur kall kontakt med organisationer fungerar.

Viktigast i korthet

• En äldreomsorgsverksamhet kommer med på en mottagnings lista över lokala alternativ genom att dela tillgänglighet som är daterad, aktuell och går att kontrollera med ett samtal.
• De bästa kontakterna är vårdsamordnare, team på minnesmottagningar och geriatriska mottagningar, kuratorer och den verksamhetschef som sköter den tryckta resurslistan.
• Ett bra första mejl erbjuder en sida med omsorgsformer, lediga platser och kontaktvägen för familjer, och frågar hur mottagningen vill få uppdateringar.
• Den äldre och familjen fattar beslutet om en plats, så be aldrig en mottagning om patientnamn, hälsouppgifter eller en rekommendation av en enda aktör.
• Kontrollera reglerna om marknadsföring, förmåner och hänvisningar som gäller för er verksamhet innan ni erbjuder en mottagning något utöver tydlig information.

Sikta på dem som i behandlingsrummet eller i telefon hör ”vi måste hitta något för mamma”.

• Vårdsamordnare på mottagningar med många äldre patienter: De hjälper patienter och anhöriga vidare efter en förändring, som ett fall hemma eller en anhörig som inte orkar längre. De behöver veta var det finns plats och vem som svarar i telefon.
• Minnesmottagningar och geriatriska team: Anhöriga till personer med demens frågar där ofta om dagverksamhet, demensboende och avlösning. En verksamhet med demensinriktad avdelning är relevant här, ett allmänt boende kanske inte.
• Kuratorer och samordnare för stöd i närområdet: Där mottagningar har dem slussar de patienter vidare till icke-medicinskt stöd. De för ofta egna anteckningar om dagverksamheter och korttidsplatser.
• Verksamhetschefer: Någon bestämmer vad som hamnar på anslagstavlan, i broschyrstället eller på mottagningens informationssida. Oftast är det verksamhetschefen, som också vet om mottagningen får nämna en enskild aktör.

Om ni främst stöttar människor i deras eget hem snarare än på ett boende passar guiden för hemtjänstföretag bättre.

En mottagning är värd kontakten bara om patienternas familjer realistiskt kan använda era platser.

• Avståndet familjer faktiskt reser: Anhöriga hälsar ofta på, och deltagare i dagverksamhet behöver skjuts. Bor patienterna längre bort eller utanför ert hämtområde passar mottagningen inte.
• Äldre patienter eller äldreinriktad vård: Leta efter omnämnanden av skörhetsbedömningar, minnesutredningar, hembesök eller mottagningar för kroniska sjukdomar. Då hör teamet ofta frågor om boenden.
• Matchning mot det ni har tillstånd för: Var exakt med vad ni har tillstånd och bemanning för: permanent boende, demensboende, korttidsvistelse eller dagverksamhet.
• En plats där mottagningen delar alternativ: En informationssida, en pärm med patientinformation eller en namngiven samordnare visar att era uppgifter har någonstans att ta vägen.
• Er förmåga att hålla informationen aktuell: Bestäm i förväg vem i teamet som uppdaterar lediga platser och svarar på förfrågningar. Ett inaktuellt besked om en ledig plats skadar förtroendet mer än inget besked.

Om demomottagningarna och personerna

Skärmbilderna kommer från en demoarbetsyta för den fiktiva verksamheten Senior citizens vård tjänst Stockholm. Stockholm Medicinsk klinik 1, 2 och 3, kontakterna Elsa Andersson och Oskar Lindberg och båda svaren i inkorgen är påhittade. De är inte kunder hos Anomalead, inte riktiga mottagningar och inte resultat från en riktig kampanj.

Utgå från er egen adress och välj en radie som motsvarar hur långt familjer åker för att hälsa på eller hur långt er färdtjänst kör. Genomgången använder kategorin medicinsk klinik, där vårdsamordnare och äldreteam finns.

Se resultaten som en researchlista, inte som en lista över hänvisare. Betyg och omdömen beskriver den offentliga företagsprofilen; de visar inte om teamet delar information om lokala omsorgsalternativ.

Formuläret tar plats, radie, kategori och lägsta betyg. Välj medicinsk klinik, centrera sökningen på er adress och håll radien så snäv att en anhörig kan hälsa på efter jobbet.

Tre fiktiva mottagningar visas, var och en med stjärnbetyg och antal omdömen. Öppna i en riktig lista varje webbplats och leta efter äldrevård, minnesutredning eller en namngiven samordnare.

Två av tre mottagningar är markerade och sparade. Spara en mottagning när patienterna bor inom besöksavstånd och den tydligt tar hand om äldre.

Rätt kontakt är den som uppdaterar mottagningens information om äldreboenden, korttidsvistelse och dagverksamhet. Titlarna varierar, så läs rollbeskrivningen i stället för att lita på titeln.

Håll prospektuppgifterna strikt till mottagningen och yrkeskontakten. Inget om patienter eller familjer hör hemma i en säljlista. Hur kanalen passar ihop med andra beskrivs i hur lokala företag hittar nya kunder.

En sparad mottagning är vald och åtgärden Enrich people är tillgänglig. Använd den bara för mottagningar som redan stämts av mot område och omsorgsformer.

Berikningen ger två fiktiva kontakter, Elsa Andersson och Oskar Lindberg, båda angivna som partnerskapsansvariga. På en riktig mottagning bör ni kontrollera om personen sköter patientinformation eller bara leverantörsavtal.

Leadlistan Medicinsk klinik i Stockholm innehåller de två kontakterna. En kort lista gör det lättare att anpassa kontakten till varje mottagning.

En relation med en mottagning är värd de förfrågningar som kommer från familjer som själva hör av sig efter ett tips, fördelat över månader eller år. Många familjer jämför flera boenden innan de bestämmer sig.

Kalkylatorn kombinerar bara det kontovärde, de möten och den konvertering ni själva anger. Det är era egna planeringsantaganden, inga riktmärken, och resultatet är ingen prognos för inflyttningar eller intäkter.

Jämför ert eget försiktiga antagande om värdet av en mottagningsrelation med tiden det tar att kontrollera och uppdatera informationen.

Det första meddelandet ska göra samordnarens jobb lättare: vilka omsorgsformer ni har, var ni finns, hur en familj bokar visning och hur ni håller tillgängligheten aktuell. Ställ en fråga om hur mottagningen vill få informationen.

Stryk allt som liknar en förmån och be inte mottagningen att föredra er framför andra. Regler om marknadsföring, gåvor och hänvisningar inom vård och omsorg skiljer sig mellan orter och verksamheter, så kontrollera vad som gäller för er innan ni skickar.

Utkastet Lokala Senior citizens vård tjänst-partnerskap i Stockholm har två mottagare från leadlistan. Ta bort alla vars roll saknar koppling till patientinformation innan ni startar.

Sekvensen har tre mejl, med tre dagars väntan efter det första och fyra dagar efter det andra. Standardtexten om serviceområden och projekt är för vag för en vårdsamordnare.

Utkasten ersätter demotexten. Avsändaren Alex Morgan och kontakterna är fiktiva; lägg in era egna omsorgsformer, visningstider och ert kontaktnummer och ta bort allt ni inte kan styrka.

Första mejlet med en översikt på en sida

Ämne: Aktuell information om lokal äldreomsorg för er mottagning

Hej Elsa,

Jag heter Alex Morgan och arbetar på Senior citizens vård tjänst Stockholm. Vår översikt beskriver omsorgsformerna vi erbjuder, vårt upptagningsområde och datumet då tillgängligheten senast kontrollerades.

Vem hos er ska få den aktuella översikten?

Vänliga hälsningar,

Alex Morgan

Uppföljning om visningar för familjer

Ämne: Information inför familjens besök

Hej Oskar,

Alex Morgan här igen från Senior citizens vård tjänst Stockholm. En neutral översikt hjälper familjer att jämföra alternativ utan att er mottagning rekommenderar en viss verksamhet.

Där står också hur familjer själva kan fråga om ett samtal eller besök.

Passar det ert arbetssätt om jag skickar den uppdaterade versionen?

Med vänlig hälsning,

Alex Morgan

En ämnesrad som nämner omsorgsformen gör syftet tydligt från början. Här finns exempel på ämnesrader för kalla mejl.

Inkorgen visar ett oläst svar från Elsa Andersson och ett läst från Oskar Lindberg. Båda frågar om område, tillgänglighet, priser och behörigheter, så förbered de svaren.

En samordnare som svarar har oftast en familj i tankarna. Svara på exakt det som frågas, ge något som går att skicka vidare och håll personuppgifter borta från tråden.

Tack för ditt mejl. Vi går igenom äldreomsorgen i området just nu. Vilket område täcker ni, hur snart brukar en plats bli ledig och ungefär vad kostar det?

Dela era avgifter per omsorgsform om ni publicerar dem, och berätta annars hur familjer får aktuell prisinformation. Bekräfta en plats först efter er egen bedömning och ange att tillgängligheten avser ett visst datum.

Ett svar som samordnaren kan skicka vidare direkt:

Tack, Elsa. I översikten finns vårt upptagningsområde och datumet då tillgängligheten senast kontrollerades. Vi informerar familjen direkt om avgifter för den omsorgsform den frågar om. Vårt team bedömer sedan om ett alternativ passar. Vill ni ha en uppdatering när uppgifterna ändras?

En familj som vi träffar kan snart behöva hjälp. Kan ni berätta när ni har plats, vilken omsorg ni ger och vilka tillstånd eller kvalifikationer ni har?

Skicka era tillståndsuppgifter, en länk till den senaste offentliga tillsynsrapporten om en sådan finns och relevant utbildning i personalgruppen, som demensvård. Säg tydligt vad ni inte gör.

Fråga inte efter personens namn eller tillstånd. Ge kontaktvägen så att familjen ringer när den är redo.

Ett sakligt svar där familjen bestämmer:

Tack, Oskar. Jag kan skicka information om våra omsorgsformer och offentliga underlag som finns tillgängliga. Ni kan också lämna vår direkta kontaktväg till familjen, så att den själv kan ställa frågor. Vi behöver inga patientuppgifter via mejl.

Vi rekommenderar inga enskilda boenden. Familjerna får en lista över alternativ i närheten och väljer själva.

Godta det utan att pressa. Att stå korrekt på en neutral lista är just målet. Fråga vem som sköter listan och erbjud att bara skicka rättelser när något ändras.

Ett kort svar som respekterar mottagningens regel:

Det förstår jag, och vi skulle aldrig be er rekommendera oss. Vem håller listan uppdaterad? Jag vill att vår post visar rätt omsorgsformer och rätt telefonnummer.

En patient ska snart hem och klarar sig inte ensam. Kan ni ta emot honom inom några dagar, och får jag skicka över journalen?

Ta inte emot journaluppgifter i vanlig e-post och lova ingen plats före er egen bedömning. Förklara hur och hur snabbt ert team bedömer behoven och vilken säker väg familjen eller mottagningen ska använda. Går behoven utöver ert tillstånd, säg det direkt.

En mottagning kan bara dela användbar information om uppgifterna är aktuella. Skicka den utlovade uppdateringen till dem som har bett om den innan ni kontaktar fler.

Välj den här veckan en omsorgsform som ni kan ge aktuell information om och gör en kort lista med mottagningar i ert upptagningsområde. Kontrollera kontakterna, skriv till den som ansvarar för resurslistan och bestäm när ni ska se över uppgifterna igen. Saknar ni ett verktyg för arbetet, jämför prospekteringsverktyg för små omsorgsföretag.

Kontakta mottagningar så att de yrkespersoner familjer frågar har korrekt information om er. Marknadsföring mot familjer är en egen fråga och får aldrig bygga på patientlistor eller hälsouppgifter från en mottagning.

Så ofta som platserna faktiskt ändras och så ofta mottagningen vill. En kort, daterad uppdatering som alltid stämmer är bättre än många mejl.

Behandla varje betalning, gåva eller förmån kopplad till hänvisningar som en regelefterlevnadsfråga. Reglerna skiljer sig mellan regioner och omsorgsformer, så kontrollera vad som gäller för er och ta råd vid osäkerhet.

Nej. Senior citizens vård tjänst Stockholm, de tre posterna Stockholm Medicinsk klinik, Elsa Andersson, Oskar Lindberg och båda svaren är fiktiva demodata. Ingen av dem är kund hos Anomalead eller resultat av en riktig kampanj.

Nej. Den kombinerar bara era egna antaganden, som kontovärde, möten och konvertering. Förfrågningar, inflyttningar eller intäkter förutsäger den inte.