Pozyskiwanie klientów dla restauracji: catering do biur i kolacje firmowe

Pozyskiwanie klientów dla restauracji wśród lokalnych biur działa wtedy, gdy rozwiązujesz problem, który office manager już ma: trzeba nakarmić zespół na spotkaniu, jubileuszu albo wizycie klienta bez obdzwaniania trzech dostawców. Kupującym jest zwykle office manager, asystentka zarządu albo koordynator ds. biura, a zamówieniem lunch cateringowy, stałe menu na kolację lub rezerwacja sali prywatnej. Z tego poradnika dowiesz się, jak znaleźć pobliskie biura, ocenić je, dotrzeć do osoby, która rezerwuje, i odpowiadać na pytania o menu i ceny.

Zanim zaczniesz szukać, zdecyduj, co Twoja kuchnia może dostarczyć firmie bez zakłócania obsługi sali: półmiski na dowóz, lunchboxy, salę prywatną albo wynajem całego lokalu w spokojny wieczór. Ten wybór wyznacza promień wyszukiwania i treść oferty. Jeśli docieranie do firm jest dla Ciebie nowe, dobrym punktem wyjścia są podstawy zdobywania leadów biznesowych.

Najważniejsze wnioski

• Restauracja zdobywa zamówienia z biur przez office managera, asystentkę zarządu lub zespół administracji biura, bo to te osoby zamawiają lunche na spotkania, kolacje z klientami i firmowe uroczystości.
• Oceniaj każde biuro według dni, w które pracownicy naprawdę są na miejscu, odległości od Twojej kuchni i tego, czy stołówka lub umowa cateringowa nie pokrywa już codziennych lunchy.
• Zacznij od jednego konkretnego formatu, na przykład opisanych lunchboxów na dni spotkań albo stałego menu na kolację zespołu, i zadaj jedno pytanie o to, jak biuro zamawia jedzenie dziś.
• Na prośbę o cennik odpowiadaj menu cateringowym, wymaganym czasem na zamówienie, oznaczeniem alergenów i fakturą na firmę, a zamiast rabatu zaproponuj degustację lub zamówienie próbne.

Celuj w ludzi, którzy składają zamówienia na jedzenie w imieniu firmy, a nie w firmę ogólnie. W większości biur kilka tych samych ról powtarza podobne zamówienia co miesiąc.

• Office managerowie: Zamawiają lunch na spotkania, dni wdrożeniowe i zebrania całej firmy. Chcą jednego dostawcy, który przyjeżdża punktualnie i oznacza alergeny, a dobra współpraca może przerodzić się w stałe zamówienie na cykliczne dni zespołowe.
• Asystentki i asystenci zarządu: Rezerwują lunche i kolacje z klientami dla kadry kierowniczej, często z krótkim wyprzedzeniem. Cenią spokojny stolik, rezerwację, która się utrzymuje, i fakturę zamiast płatności prywatną kartą.
• Zespoły HR lub administracji biura: U większych pracodawców imprezy integracyjne, pożegnania i wigilie firmowe przechodzą przez te zespoły. Porównują lokale pod kątem pojemności, stałych menu, dostępności dla osób z niepełnosprawnościami i łatwości zebrania wymagań dietetycznych.
• Kierownicy zespołów z własnym budżetem: Szef działu planujący kwartalną kolację może zarezerwować bezpośrednio. Zamówienie jest małe, ale Twoje jedzenie trafia do ludzi, którzy mogą wrócić z kolejną rezerwacją.

Trzymaj te grupy w osobnych kampaniach, bo oferta lunchboxów brzmi nie na miejscu dla asystentki rezerwującej kolację z klientem. Hotele walczą o sąsiedni kawałek tego popytu przez organizatorów wydarzeń, a jak hotele oceniają rezerwacje grupowe przyda się, jeśli sprzedajesz też imprezy zamknięte.

Ruchliwe biuro nie jest automatycznie dobrym klientem. Oceń je według tego, jak pracownicy jedzą dziś i czy Twoja kuchnia obsłuży je bez szkody dla sali.

• Trasa dowozu i odległość pieszo: Jedzenie ma krótkie okno między wydawką a talerzem. Sprawdź korki w porze lunchu, czy recepcja lub rampa przyjmuje dostawy i czy zespół mógłby przyjść do Ciebie pieszo na posiłek przy stole.
• Dni, w które ludzie są w biurze: Wiele biur pracuje hybrydowo ze stałymi dniami zespołowymi, a spotkania i integracje skupiają się właśnie wtedy. Zapytaj o najbardziej obłożone dni, zanim zaproponujesz regularne zamówienie.
• Obecny catering: Stołówka pracownicza, firma cateringowa na umowie albo platforma zamówień firmowych sprawiają, że codzienny lunch jest mało prawdopodobny, choć kolacje z klientami i uroczystości mogą wciąż być otwarte.
• Diety i alergeny: Zamówienia biurowe prawie zawsze obejmują opcje wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe i alergiczne, czasem też halal lub koszerne. Zabiegaj tylko o biura, których potrzeby Twoja kuchnia spełni bezpiecznie.
• Sposób płacenia dostawcom: Wiele firm wymaga założenia dostawcy w systemie finansowym, numeru zamówienia na każdej fakturze lub płatności z odroczonym terminem. Upewnij się, że możesz wystawiać faktury, zanim zaproponujesz stałe zamówienia.

O danych demonstracyjnych

Zrzuty ekranu pokazują fikcyjną restaurację, Restauracja Warszawa. Corporate biuro Warszawa 1, Corporate biuro Warszawa 2 i Corporate biuro Warszawa 3, kontakty Zofia Nowak i Jakub Kowalska oraz obie odpowiedzi w skrzynce to dane demonstracyjne. Nie są klientami Anomalead, prawdziwymi biurami ani rzeczywistymi wynikami kampanii.

Szukaj biur firmowych w odległości, którą Twoje jedzenie dobrze znosi, a potem ręcznie skróć listę. Anomalead wykonuje wyszukiwanie, ale każda ocena należy do Ciebie: czy ciepły lunch dojedzie ciepły, czy zespół mógłby przyjść pieszo i czy biuro zamówi więcej niż raz.

Wybierz kategorię biur firmowych i lokalizację blisko restauracji. Promień ustaw według realnego czasu dowozu w porze lunchu albo według odległości pieszo, jeśli sprzedajesz posiłki przy stole dla zespołów i imprezy w sali prywatnej.

Zacznij od wąskiego obszaru i poszerzaj go dopiero wtedy, gdy obsłużysz najbliższe biura.

Demo zwraca trzy fikcyjne biura z ocenami, liczbą opinii i ogólnym jednozdaniowym opisem. Na prawdziwej liście szukaj wskazówek na stronach firm: wspólnych lunchy w zakładce kariera, zdjęć z firmowych wydarzeń albo stołówki, która wyklucza codzienny catering.

Dwa z trzech biur są zaznaczone do zapisania. Zapisuj biuro tylko wtedy, gdy potrafisz wyobrazić sobie konkretne pierwsze zamówienie, na przykład lunch na spotkanie, kolację zespołu albo rezerwację dla klienta.

Właściwym kontaktem w biurze jest ten, kto zamawia lunch albo rezerwuje stolik, i rzadko jest to członek zarządu. Szukaj stanowisk takich jak office manager, asystentka zarządu, koordynator biura, kierownik recepcji albo osoba z HR odpowiedzialna za integracje.

Stanowisko tylko podpowiada, kto zamawia jedzenie. Jeśli rekord wskazuje kogoś spoza tego kręgu, zapytaj krótko, kto zajmuje się cateringiem, zamiast przedstawiać ofertę komuś, kto nigdy go nie zamawia.

Corporate biuro Warszawa 1 jest zaznaczone w widoku zapisanych firm, a akcja Enrich people jest gotowa. Sprawdź, czy biuro leży w Twojej strefie dowozu i czy jego strona nie wspomina o własnej stołówce.

Wyniki pokazują Zofię Nowak i Jakuba Kowalską, oboje na stanowisku menedżera ds. partnerstw w fikcyjnych biurach. Taka rola może obejmować dostawców, benefity pracownicze albo wydarzenia, ale równie dobrze żadną z tych rzeczy.

Zostaw kontakt, którego rola wiarygodnie dotyka dostawców lub wydarzeń, i pisz tak, żeby mógł jednym kliknięciem przekazać wiadomość office managerowi.

Na liście leadów są Zofia Nowak i Jakub Kowalska. Przy każdym rekordzie zanotuj, co byś zaproponował: lunchboxy na dni spotkań, stałe menu kolacyjne albo salę prywatną na spotkanie z klientem. Jeśli nie umiesz napisać tej notatki, kontakt nie jest jeszcze gotowy.

Klient biurowy może łączyć powtarzalne lunche na spotkania, okazjonalne kolacje zespołu, rezerwacje z klientami od asystentek i wigilię firmową, która wypełnia spokojny wieczór. Jego wartość zależy od wielkości i częstotliwości zamówień, kosztu surowca w menu cateringowym i czasu pracy personelu na pakowanie i dowóz.

Korzystaj z danych z własnych wcześniejszych zleceń cateringowych. Duże zamówienie, przez które musisz wcześniej zamknąć salę albo zdjąć kucharza z linii, może być warte mniej, niż się wydaje.

Każda wartość w kalkulatorze, w tym wartość transakcji, liczba spotkań i skuteczność zamknięcia, to Twoje własne założenie. Wynik jest szacunkiem do planowania, a nie prognozą, wyceną ani obietnicą rezerwacji.

Policz raz dla stałego klienta lunchowego i raz dla jednorazowej uroczystości, a potem zdecyduj, jaki typ biura bierzesz na pierwszy ogień.

Pierwsza wiadomość powinna opisać jeden format i jeden sposób, w jaki oszczędza on office managerowi pracy: menu, które dobrze znosi transport, czytelne oznaczenie alergenów, pewne okno dostawy albo salę, która pomieści cały zespół. Potem zadaj jedno pytanie. Strukturę i ton pomoże dopracować jak napisać krótki cold mail, gdzie omówiono każdą linijkę.

Szkic kampanii ma dwóch fikcyjnych odbiorców. Sprawdź, czy obaj dostaliby ten sam rodzaj oferty, i podziel kampanię, jeśli jeden rezerwuje kolacje z klientami, a drugi zamawia lunche na spotkania.

Sekwencja demo zawiera trzy e-maile rozdzielone oczekiwaniem trzech dni i czterech dni. Jej wstępny tekst oferuje ogólne usługi restauracji i obszar działania, a biuro nie kupuje jedzenia w ten sposób.

Daj każdemu krokowi coś nowego: najpierw jeden format, potem przykładowe menu lub zdjęcie dostarczonego półmiska, na koniec krótkie pytanie o to, kto odpowiada za catering.

Oba szkice zastępują gotowy tekst. Każdy nazywa jeden format i kończy się jednym pytaniem, więc wstaw dania i logistykę, które Twoja kuchnia naprawdę oferuje.

Pierwszy e-mail o lunchach na dni spotkań

Temat: Lunch na dni spotkań Państwa zespołu

Dzień dobry, Pani Zofio,

nazywam się Aleksander Nowak i piszę z Restauracja Warszawa, niedaleko Corporate biuro Warszawa 1. Dowozimy lunchboxy na spotkania i dni zespołowe, każdy z opisem alergenów, a rozliczamy się fakturą na firmę, więc nikt nie płaci własną kartą.

Kto u Państwa zwykle organizuje jedzenie na spotkania? Jeśli to Pani, chętnie prześlę nasze menu cateringowe.

Pozdrawiam,

Aleksander Nowak

Restauracja Warszawa

Pierwszy e-mail o kolacji zespołu

Temat: Sala prywatna na kolejną kolację zespołu

Dzień dobry, Panie Jakubie,

nazywam się Aleksander Nowak i zajmuję się rezerwacjami grupowymi w Restauracja Warszawa. Nasza sala prywatna sprawdza się na pożegnaniach i wigiliach firmowych, a stałe menu uwzględnia opcje wegetariańskie, wegańskie i najczęstsze alergie.

Czy w Corporate biuro Warszawa 2 planują Państwo coś takiego w najbliższych miesiącach?

Z poważaniem,

Aleksander Nowak

Trzymaj tematy równie proste, a więcej wzorów znajdziesz w zestawieniu tematy, które otwierają kupujący z biur. Pisz tylko to, co jest prawdą o Twojej restauracji.

Skrzynka demo pokazuje dwie fikcyjne odpowiedzi. Zofia Nowak prosi o obszar działania, typową dostępność i orientacyjny cennik, a Jakub Kowalska wspomina o nadchodzącym projekcie i pyta o zakres prac oraz uprawnienia.

Dla restauracji te pytania oznaczają promień dowozu, czas na złożenie zamówienia, wycenione przykładowe menu oraz dokumenty dotyczące bezpieczeństwa żywności i ubezpieczenia.

Odpowiedź z biura to zwykle prośba o coś, co kontakt może przekazać dalej. Wyślij menu, szczegóły praktyczne i jedno pytanie, które przybliża pierwsze zamówienie albo degustację.

Dziękujemy za wiadomość. Porównujemy kilku dostawców z okolicy. Dokąd Państwo dowożą, jak szybko zwykle mogą przyjąć zamówienie i w jakim przedziale cenowym?

Wyślij menu cateringowe z cenami za osobę lub za półmisek, napisz, dokąd dowozisz w porze lunchu, ile potrzebujesz wyprzedzenia i do kiedy można zmienić ostateczną liczbę osób. Potem zapytaj o pierwszą okazję, bo cotygodniowy lunch na spotkanie i jednorazowa uroczystość wymagają innego menu.

Aleksander Nowak mógłby odpisać:

Dziękuję, Pani Zofio. W załączniku przesyłam menu cateringowe z cenami za osobę i za półmisek. W porze lunchu dowozimy na ulice wokół Państwa biura, zamówienia przyjmujemy dzień wcześniej, a ostateczną liczbę osób rano w dniu dostawy. Na jaką okazję byłoby pierwsze zamówienie: stałe spotkanie, dzień zespołu czy jednorazowe wydarzenie?

Być może wkrótce coś się u nas pojawi. Kiedy mają Państwo wolne terminy, czym zajmuje się zespół i jakie posiadają zezwolenia lub certyfikaty?

W restauracji uprawnienia oznaczają zwykle wynik ostatniej kontroli sanitarnej, informacje o alergenach i ubezpieczenie OC, jeśli wymaga tego procedura wyboru dostawcy. Wymogi różnią się w zależności od miejsca, więc nigdy nie powołuj się na certyfikat, którego nie masz.

Zapytaj o charakter okazji, liczbę osób i datę, żeby dobrać menu lub salę.

Odpowiedź, która wydobywa szczegóły wydarzenia:

Dziękuję za wiadomość. Przesyłam protokół z ostatniej kontroli sanitarnej i nasze informacje o alergenach. Jaka okazja się zbliża, dla ilu mniej więcej osób i w jakim terminie? Na tej podstawie zaproponuję menu albo salę.

Zamawiamy przez firmową platformę cateringową, a w budynku jest stołówka, więc na razie mamy to pokryte.

Nie spieraj się z codziennym rozwiązaniem, którego nie zastąpisz. Stołówka rzadko obejmuje kolacje z klientami czy wigilię firmową, a niektóre platformy pozwalają biuru dodać ulubioną restaurację.

Odpowiedź, która znajduje lukę:

Rozumiem, na codzienne lunche to rozsądne rozwiązanie. Czy przydałoby się, gdybym przesłał nasze menu grupowe, żeby mieli je Państwo pod ręką przy następnej kolacji z klientem albo uroczystości zespołu?

Nasz dział finansów ustala stałą kwotę na osobę na wydarzenia zespołowe, a większość restauracji, które sprawdzaliśmy, ją przekracza.

Zapytaj o kwotę i ułóż menu, które się w niej zmieści, zamiast obniżać cenę standardowego. Krótsze stałe menu, półmiski do dzielenia albo lunch zamiast kolacji mogą pasować do budżetu, a spisane warunki dotyczące napojów, opłaty serwisowej i zaliczki utrzymają fakturę w granicach tego, co zatwierdziły finanse.

Zapisuj każdą odpowiedź według roli, okazji i wyniku. Kolejną listę buduj wokół wzorca, który doprowadził do degustacji lub pierwszego zamówienia, na przykład biura w odległości spaceru albo firmy z regularnymi dniami zespołowymi.

Zrealizuj pierwsze zamówienie dobrze i poproś o kolejny termin, póki wydarzenie jest świeże. Cold mailing to tylko jeden kanał, a lokalne strategie marketingowe poza cold mailingiem obejmują polecenia i inne sposoby. W tym tygodniu wybierz dziesięć biur w swoim promieniu dowozu i napisz o każdym jedno zdanie o zamówieniu, które byś zaproponował.

Zacznij od office managera lub asystentki zarządu, bo to oni składają większość zamówień na jedzenie i rezerwują stoliki na posiłki z klientami. W większych firmach o imprezach często decyduje HR lub administracja biura. Jeśli pierwsza osoba nie zamawia jedzenia, zapytaj, kto to robi.

Zwykle nie, bo rabat ustala cenę dla każdego kolejnego zamówienia. Zaproponuj zestaw degustacyjny, próbny półmisek na spotkanie albo stałe menu dopasowane do budżetu, żeby biuro oceniało Twoje jedzenie, a nie cenę.

Uroczystości sezonowe często rezerwuje się z dużym wyprzedzeniem, a lunche na spotkania zamawia się kilka dni lub godzin wcześniej. O imprezy pytaj biura na początku sezonu, a regularne lunche proponuj w dowolnym momencie. Zapytaj każde biuro, z jakim wyprzedzeniem planuje.

Nie. Restauracja Warszawa, trzy biura Corporate biuro Warszawa, Zofia Nowak, Jakub Kowalska i obie odpowiedzi to fikcyjne dane demonstracyjne. Nie są klientami Anomalead i nie pokazują rzeczywistych wyników kampanii.

Łączy wpisaną wartość transakcji, liczbę spotkań i skuteczność zamknięcia w przybliżony szacunek przychodu. Nie zna Twojego kosztu surowca, czasu dowozu ani możliwości kuchni i nie przewidzi rezerwacji. Używaj go do porównywania typów klientów.