Bedriftskunder til restauranten: vinn kontorcatering og teammiddager

Bedriftskunder til restauranten får du når du løser et problem kontorsjefer allerede sliter med: å gi et team mat til et møte, en feiring eller et kundebesøk uten å jage tre leverandører. Kjøperen er som regel en kontorsjef, en lederassistent eller en koordinator for arbeidsmiljø og kontordrift, og bestillingen er en møtelunsj, en middag med fast meny eller et privat rom. Denne artikkelen viser hvordan du finner kontorer i nærheten, siler dem, når den som bestiller og svarer på spørsmål om meny og pris.

Før du søker, bestem hva kjøkkenet kan levere til en bedrift uten å forstyrre serveringen: fingermatfat på døra, lunsjbokser, et selskapslokale eller hele restauranten en rolig kveld. Det valget avgjør både radius og tilbud. Er det nytt for deg å finne kunder blant bedrifter, er slik finner du de første bedriftskundene et godt sted å begynne.

Viktigste punkter

• En restaurant vinner kontoroppdrag gjennom kontorsjefen, lederassistenten eller HR, fordi det er disse rollene som bestiller møtelunsjer, kundemiddager og feiringer for de ansatte.
• Vurder hvert kontor etter hvilke dager de ansatte faktisk er til stede, avstanden fra kjøkkenet og om en kantine eller en cateringavtale allerede dekker den daglige lunsjen.
• Åpne med ett konkret format, for eksempel merkede lunsjbokser til møtedager eller en fast meny til teammiddagen, og still ett spørsmål om hvordan kontoret bestiller i dag.
• Svar på et prisspørsmål med cateringmeny, bestillingsfrist, allergenmerking og faktura til bedriften, og tilby en smaksprøve eller en prøvebestilling i stedet for rabatt.

Snakk til menneskene som legger inn matbestillingene, ikke til bedriften generelt. På de fleste kontorer er det noen få roller som gjentar de samme bestillingene hver måned.

• Kontorsjefer: De bestiller lunsj til møter, onboardingdager og allmøter, og vil ha én leverandør som kommer presis og merker allergenene. Går det bra, kan det bli en fast bestilling til faste teamdager.
• Lederassistenter: De booker kundelunsjer og middager for ledelsen, ofte på kort varsel, og setter pris på et rolig bord, en reservasjon som holder og en faktura i stedet for et privat kort.
• HR og kontordrift: Hos større arbeidsgivere går sosiale kvelder, avskjedsmiddager og julebord gjennom disse teamene. De sammenligner steder på kapasitet, faste menyer, tilgjengelighet og hvor enkelt det er å samle inn de ansattes kostbehov.
• Avdelingsledere med eget budsjett: En leder som planlegger kvartalets teammiddag kan booke direkte. Bestillingen er liten, men maten din havner foran folk som kan komme tilbake med flere bestillinger.

Hold gruppene i hver sin kampanje, for et tilbud om lunsjbokser treffer dårlig hos en assistent som booker kundemiddag. Hoteller jakter på en naboskive av den samme etterspørselen via arrangører, og slik vurderer hoteller gruppebookinger er nyttig hvis du også selger private selskaper.

Et travelt kontor er ikke automatisk en god kunde. Vurder det ut fra hvordan de ansatte spiser i dag og om kjøkkenet kan betjene det uten at restaurantsalen lider.

• Leveringsrute og gåavstand: Maten har et kort vindu fra passet til tallerkenen. Sjekk trafikken ved lunsjtid, om resepsjonen eller en varemottak tar imot leveranser, og om et team kan gå bort for å spise hos deg.
• Dager de ansatte faktisk er der: Mange kontorer har hybride ordninger med faste teamdager, og møter og feiringer samler seg på nettopp de dagene. Spør hvilke dager som er travlest før du foreslår en fast bestilling.
• Eksisterende catering: En kantine, en kontraktsfestet cateringleverandør eller en plattform for bedriftsmat gjør en daglig lunsjbestilling lite sannsynlig, men kundemiddager og feiringer kan fortsatt være åpne.
• Kostbehov og allergener: Kontorbestillinger inneholder nesten alltid vegetar, vegansk, glutenfritt og allergiønsker, og av og til halal eller kosher. Satse bare på kontorer der kjøkkenet kan møte behovene trygt.
• Hvordan bedriften betaler leverandører: Mange bedrifter krever at du registreres som leverandør i økonomisystemet, et innkjøpsnummer på hver faktura eller betaling på kreditt. Vit om du kan fakturere før du tilbyr faste bestillinger.

Om demodataene

Skjermbildene bruker en oppdiktet restaurant, Restaurant Oslo. Oslo Bedrifts- kontor 1, Oslo Bedrifts- kontor 2, Oslo Bedrifts- kontor 3, kontaktene Nora Hansen og Henrik Berg og begge svarene i innboksen er demodata. De er ikke Anomalead-kunder, ikke ekte kontorer og ikke ekte kampanjeresultater.

Søk etter bedriftskontorer innenfor avstanden maten tåler, og rens listen for hånd etterpå. Anomalead tar søket, men vurderingene er dine: om varm lunsj kommer fram varm, om et team kan gå bort til deg og om kontoret ville bestilt mer enn én gang.

Velg kategorien bedriftskontor og et sted nær restauranten. Sett radiusen etter realistisk leveringstid i lunsjen, eller etter gåavstand hvis du selger teammåltider i salen og private selskaper.

Start smalt, og utvid radiusen først når de nærmeste kontorene er kontaktet.

Demoen gir tre oppdiktede kontorer med vurderinger, antall anmeldelser og en generisk beskrivelse på én linje. På en ekte liste leter du etter hint på hver nettside: teamlunsjer på karrieresiden, bilder fra interne arrangementer eller en egen kantine som utelukker daglig catering.

To av de tre kontorene er valgt for lagring. Lagre et kontor bare når du ser for deg en konkret første bestilling, som en møtelunsj, en teammiddag eller en kundebooking.

Riktig kontakt på et kontor er den som bestiller lunsjen eller booker bordet, og det er sjelden en toppleder. Se etter kontorsjef, lederassistent, koordinator for kontordrift, resepsjonsansvarlig eller en HR-koordinator som arrangerer sosiale tiltak.

En tittel gir bare et hint om hvem som bestiller mat. Peker en oppføring utenfor den kretsen, spør kort hvem som har ansvar for catering i stedet for å selge til noen som aldri bestiller den.

Oslo Bedrifts- kontor 1 er valgt blant de lagrede bedriftene, med handlingen for å berike personer klar. Sjekk at kontoret ligger innenfor leveringsområdet og at nettsiden ikke viser en egen kantine.

Resultatet viser Nora Hansen og Henrik Berg, begge Partnerskapsansvarlig på oppdiktede kontorer. Den rollen kan dekke leverandører, personalgoder eller arrangementer, eller ingen av delene.

Behold en kontakt der rollen sannsynligvis berører leverandører eller arrangementer, og skriv slik at e-posten kan videresendes til kontorsjefen med ett klikk.

Listen Bedrifts- kontor i Oslo inneholder Nora Hansen og Henrik Berg. Skriv ved hver oppføring hva du ville tilbudt: lunsjbokser til møtedager, en fast middagsmeny eller et privat rom til et kundearrangement. Klarer du ikke å skrive den linjen, er kontakten ikke klar.

En kontorkunde kan blande faste møtelunsjer, en og annen teammiddag, kundebookinger fra assistenter og et julebord som fyller en ellers rolig kveld. Verdien avhenger av bestillingsstørrelse, hvor ofte det bestilles, råvarekostnaden på cateringmenyen og arbeidstiden til pakking og levering.

Bruk tall fra din egen tidligere catering. En stor bestilling som tvinger deg til å stenge salen tidlig eller trekke en kokk ut av linja, kan være verdt mindre enn den ser ut til.

Alle tall i kalkulatoren, også avtaleverdi, antall møter og vinnerrate, er dine egne antakelser. Resultatet er et planleggingsanslag, ikke en prognose, et pristilbud eller et løfte om bookinger.

Kjør den én gang for en kunde med faste lunsjer og én gang for en enkeltstående feiring, og bestem deretter hvilken type kontor du tar først.

Den første e-posten skal beskrive ett format og én måte det sparer kontorsjefen for bry: en meny som tåler transport, tydelig allergenmerking, et pålitelig leveringsvindu eller et rom der hele teamet får plass. Still deretter ett enkelt spørsmål. For oppbygging og tone går slik skriver du en kort kald e-post gjennom hver linje.

Utkastet Lokale Restaurant-partnerskap i Oslo har to oppdiktede mottakere. Sjekk at begge ville fått samme type tilbud, og del kampanjen hvis den ene booker kundemiddager mens den andre bestiller møtelunsjer.

Demosekvensen har tre e-poster med tre og fire dagers venting imellom. Den ferdigutfylte teksten tilbyr generelle restauranttjenester og et dekningsområde, og det er ikke slik et kontor kjøper mat.

Gi hvert steg noe nytt: først et format, så en eksempelmeny eller et bilde av et levert fat, og til slutt et kort spørsmål om hvem som har ansvar for catering.

Begge utkastene erstatter demoteksten. Hver av dem nevner ett format og slutter med ett spørsmål, så bytt inn rettene og logistikken kjøkkenet ditt faktisk tilbyr.

Første e-post om lunsj på møtedager

Emne: Lunsj til møtedagene deres

Hei Nora,

Jeg heter Alex Morgan og driver Restaurant Oslo, et steinkast fra Oslo Bedrifts- kontor 1. Vi leverer lunsjbokser til møter og teamdager, hver merket med allergener, og fakturerer bedriften slik at ingen må legge ut med eget kort.

Hvem pleier å ordne mat til møtene hos dere? Hvis det er deg, sender jeg gjerne cateringmenyen vår.

Vennlig hilsen

Alex Morgan

Restaurant Oslo

Første e-post om en teammiddag

Emne: Et privat rom til neste teammiddag

Hei Henrik,

Jeg heter Alex Morgan og har ansvar for selskapsbookinger hos Restaurant Oslo. Det private rommet vårt passer til avskjedsmiddager og julebord, med en fast meny som dekker vegetar, vegansk og de vanligste allergiene.

Har dere noe slikt på gang hos Oslo Bedrifts- kontor 2 de neste månedene?

Med vennlig hilsen

Alex Morgan

Hold emnelinjene like enkle; flere mønstre finnes i emnelinjer kontorkjøpere åpner. Påstå bare det som stemmer for restauranten din.

Demoinnboksen viser to oppdiktede svar. Nora Hansen ber om dekningsområde, vanlig kapasitet og en omtrentlig prisindikasjon, og Henrik Berg nevner et kommende prosjekt og spør om oppgaver og godkjenninger.

For en restaurant betyr de spørsmålene leveringsradius, bestillingsfrist, en priset eksempelmeny og dokumentasjon på mattrygghet og forsikring.

Et svar fra et kontor er som regel en forespørsel om noe kontakten kan sende videre. Send en meny, de praktiske detaljene og ett spørsmål som leder mot en første bestilling eller en smaksprøve.

Takk for e-posten. Vi sammenligner noen leverandører i nærheten. Hvor leverer dere, hvor raskt kan dere vanligvis og omtrent hvilket prisnivå ligger dere på?

Send cateringmenyen med pris per person eller per fat, hvor du leverer i lunsjen, hvor lang bestillingsfrist du trenger og når antallet kan endres. Spør så hva den første anledningen er, fordi en ukentlig møtelunsj og en enkeltstående feiring trenger ulike menyer.

Alex Morgan kunne svart slik:

Takk, Nora. Vedlagt er cateringmenyen med pris per person og per fat. Vi leverer lunsj til gatene rundt kontoret deres og trenger bestillingen dagen før, med endelig antall samme morgen. Hva ville den første bestillingen gjelde: et fast møte, en teamdag eller et enkeltarrangement?

Vi kan ha noe på gang snart. Når har dere kapasitet, hva tar teamet seg av, og hvilke tillatelser eller sertifikater har dere?

For en restaurant betyr godkjenninger som regel resultatet fra siste hygienetilsyn, allergeninformasjonen og ansvarsforsikring hvis leverandørprosessen krever det. Kravene varierer fra sted til sted, så påstå aldri at du har en sertifisering du mangler.

Spør om anledning, antall personer og dato, slik at du kan matche en meny eller et rom.

Et svar som henter fram detaljene om arrangementet:

Takk, Henrik. Jeg legger ved resultatet fra vårt siste hygienetilsyn, allergenoversikten og forsikringsbeviset. Vi leverer lunsj til kontorer og tar imot teammiddager i det private rommet. Hva er anledningen, omtrent hvor mange blir dere, og har dere en dato i tankene?

Vi bestiller gjennom en plattform for bedriftscatering og bygget har kantine, så vi er dekket foreløpig.

Ikke krangle med en daglig ordning du ikke kan erstatte. En kantine dekker sjelden kundemiddager eller julebordet, og enkelte plattformer lar et kontor legge til en restaurant de liker.

Et svar som finner hullet:

Det gir mening for hverdagslunsjen. Ville det hjelpe om jeg sendte selskapsmenyene våre, så dere har dem klare til neste kundemiddag eller sosiale kveld for teamet?

Økonomiavdelingen vår har et fast beløp per person til teamarrangementer, og de fleste restaurantene vi har prøvd, ender over det.

Be om beløpet og lag en meny som holder seg innenfor, i stedet for å gi rabatt på den vanlige. En kortere fast meny, delefat eller lunsj i stedet for middag kan passe budsjettet, og skriftlige vilkår for drikke, serveringsavgift og depositum gjør at fakturaen stemmer med det økonomi har godkjent.

Loggfør hvert svar etter rolle, anledning og utfall. Bygg neste liste rundt mønsteret som førte til en smaksprøve eller en første bestilling, for eksempel kontorer i gåavstand eller bedrifter med faste teamdager.

Lever den første bestillingen godt, og be om en ny dato mens arrangementet er ferskt. Kald e-post er bare én kanal, og lokale markedsføringsstrategier utover e-post dekker anbefalinger og mer. Velg denne uken ti kontorer innenfor leveringsradiusen og skriv én setning om bestillingen du ville foreslått hvert av dem.

Start med kontorsjefen eller en lederassistent, fordi de legger inn de fleste matbestillingene og booker bord til kundemiddager. I større bedrifter bestemmer HR eller kontordrift ofte over feiringer. Bestiller ikke den første kontakten mat, spør hvem som gjør det.

Som regel ikke, fordi rabatten setter prisen for hver ny bestilling. Tilby en smaksboks, et prøvefat til et møte eller en fast meny som passer budsjettet, slik at kontoret vurderer maten og ikke prisen.

Julebord og andre sesongfester bookes ofte lenge i forveien, mens møtelunsjer bestilles dager eller timer før. Ta kontakt om feiringer tidlig i sesongen, og tilby hverdagslunsj når som helst. Spør hvert kontor hvor langt fram det planlegger.

Nei. Restaurant Oslo, de tre Oslo Bedrifts- kontor, Nora Hansen, Henrik Berg og begge svarene er oppdiktede demodata. De er ikke Anomalead-kunder og viser ingen ekte kampanjeresultater.

Den regner om avtaleverdien, antall møter og vinnerraten du legger inn til et grovt inntektsanslag. Den vet ingenting om råvarekostnad, leveringstid eller kapasiteten på kjøkkenet, og den kan ikke forutsi bookinger. Bruk den til å sammenligne ulike kundetyper.