Ikäihmisten palveluiden asiakashankinta klinikkayhteistyön avulla

Ikäihmisten palveluiden asiakashankinta klinikoiden kautta alkaa siitä, että hoivakoordinaattori löytää ajantasaiset tiedot alueen asumisesta, lyhytaikaishoidosta ja päivätoiminnasta. Klinikka ei valitse hoivapaikkaa kenenkään puolesta. Iäkäs ihminen ja hänen läheisensä tekevät päätöksen, ja he kysyvät usein hoitotiimiltä ensin, mitä vaihtoehtoja on lähellä ja missä on tilaa.

Opas sopii hoivakodeille, muistisairaiden asumisyksiköille, tilapäishoitoa tarjoaville ja ikääntyneiden päivätoimintaan. Tavoitteena on saada palvelu oikein mukaan puolueettomaan vaihtoehtolistaan, ei saada klinikkaa lupaamaan asiakasohjauksia. Jos yritysten välinen yhteydenotto on uutta, lue ensin kylmäyhteydenoton perusteet.

Keskeiset huomiot

• Hoivapalvelu pääsee klinikan vaihtoehtolistalle toimittamalla päivätyt tiedot palvelutyypeistä, todellisesta saatavuudesta ja yhteydenottotavasta.
• Ota ensin yhteyttä hoivakoordinaattoriin, ikääntyneiden palvelujen tiimiin, yhteisöohjaajaan tai klinikan käytännön tietoja ylläpitävään vastuuhenkilöön.
• Kerro, mitä voit ottaa vastaan, millä alueella palvelet ja miten läheinen voi itse sopia tutustumiskäynnin.
• Älä pyydä klinikalta potilaiden nimiä tai terveystietoja äläkä pyydä henkilökuntaa suosittelemaan yhtä palveluntarjoajaa.
• Tarkista hoiva-alan markkinointia, lahjoja ja ohjausjärjestelyjä koskevat säännöt ennen yhteistyöehdotusta.

Etsi henkilöä, joka kuulee läheisen kysyvän sopivaa hoitopaikkaa tai arjen tukea.

• Hoivakoordinaattorit terveysasemilla: He auttavat perheitä hahmottamaan seuraavia askelia, kun kotona pärjääminen muuttuu tai omaishoitaja tarvitsee tauon. Heille ovat hyödyllisiä tieto todellisista paikoista ja numero, johon läheinen voi soittaa.
• Muisti- ja ikääntyneiden palvelujen tiimit: Muistisairaan läheinen saattaa tiedustella päivätoimintaa, tuettua asumista tai lyhytaikaista hoivaa. Esittele vain palveluja, joihin henkilöstö ja yksikkö ovat valmiita.
• Yhteisöohjaajat ja klinikan sosiaalityöntekijät: Jos klinikalla on tällainen rooli, henkilö voi koota paikallisia muita kuin terveydenhuollon palveluja. Hän saattaa ylläpitää omaa luetteloa päivätoiminnasta ja hengähdystaukoa tarjoavista vaihtoehdoista.
• Klinikan toiminnasta vastaava esihenkilö: Käytännön vastaava päättää usein, miten potilaille annettavaa tietoa jaetaan tai saako klinikka nimetä yksittäisiä palveluita. Varmista menettely ennen materiaalin lähettämistä.

Jos tarjoat ennen kaikkea apua ihmisten omissa kodeissa, kotihoidon asiakashankinnan opas sopii paremmin kuin tämä hoivayksiköiden ja päivätoiminnan näkökulma.

Ota klinikka listalle, kun sen perheet voivat realistisesti käyttää juuri sinun palvelupaikkojasi.

• Perheiden ja kuljetuksen toimiva etäisyys: Läheiset käyvät asumisyksikössä, ja päivätoiminnan asiakkaat tarvitsevat kuljetuksen. Klinikka on heikompi kohde, jos sen alueelta ei voi kohtuudella vierailla tai jos noutoreittisi ei sinne ulotu.
• Merkkejä ikääntyneiden asiakastyöstä: Muistiarvioinnit, geriatriset vastaanotot, kotikäynnit tai haurauden seuranta kertovat, että tiimi saattaa keskustella perheiden kanssa erilaisista hoitoympäristöistä.
• Palvelun vastaavuus yksikön hyväksyttyyn toimintaan: Kuvaa täsmällisesti, tarjoatko ympärivuorokautista asumista, hoivaa, muistisairaiden palvelua, lyhytaikaishoitoa vai päiväpaikkoja. Älä anna ymmärtää, että tarjoat sellaista hoitoa, johon henkilöstö tai lupa ei riitä.
• Paikka neutraalille palvelutiedolle: Klinikan verkkosivujen paikallisresurssit, paperinen tietokansio tai nimetty koordinaattori osoittavat, että käytössä on kanava vaihtoehtojen jakamiseen.
• Valmius päivittää tiedot: Päätä jo ennen yhteydenottoa, kuka vahvistaa paikat ja vastaa perheiden kysymyksiin. Vanhentunut vapaat paikat -ilmoitus syö luottamusta nopeammin kuin se, ettei tietoa ole listalla.

Demoaineisto on keksitty

Kuvat on otettu fiktiivisen toimijan Helsinkin Senior citizens hoito palvelu-palvelut demotyötilasta. Helsinki lääketieteellinen klinikka 1, 2 ja 3, yhteyshenkilöt Aino Korhonen ja Elias Virtanen sekä molemmat saapuneet viestit ovat keksittyjä esimerkkejä. Ne eivät ole Anomaleadin asiakkaita, oikeita klinikoita tai todellisen kampanjan tuloksia.

Aloita omasta toimipaikastasi ja rajaa hakuun alue, jolta läheiset pystyvät vierailemaan tai johon päivätoiminnan kuljetus yltää. Valitse haussa lääketieteellisen klinikan toimialaluokka, koska siellä voivat työskennellä hoivakoordinaattorit ja ikääntyneiden tiimit.

Käsittele hakutuloksia tutkimuslistana, älä asiakasohjaajien luettelona. Arvostelut eivät kerro, keskusteleeko klinikan henkilökunta perheiden kanssa hoivapaikoista.

Hakuehdot sisältävät sijainnin, säteen, toimialan ja vähimmäisarvosanan. Aseta keskipiste omaan yksikköösi ja valitse lääketieteellinen klinikka; rajaa etäisyys niin, että läheinen ehtii vierailla tavallisen päivän jälkeen.

Kolme kuvitteellista klinikkaa näkyy luettelossa tähtiarvioineen ja arvostelujen määrineen. Tarkista oikeassa työssä kunkin klinikan verkkosivuilta ikääntyneiden vastaanotot, muistipalvelut tai nimetty koordinaattori ennen tallennusta.

Kaksi kolmesta klinikasta on valittuna tallennettavaksi. Lisää kohde listalle, kun sen asiakkaat asuvat sopivan vierailu- tai kuljetusetäisyyden päässä ja klinikan tiedoista näkyy ikääntyneiden asiakastyötä.

Etsi yhteyshenkilöä, joka päivittää klinikan tietoja asumisesta, lyhytaikaishoidosta ja päivätoiminnasta. Tehtävänkuva kertoo usein enemmän kuin otsikko: kumppanuuspäällikkö voi hoitaa vain hankintoja, kun taas koordinaattori vastaa perheiden kysymyksiin.

Pidä yhteystietolistalla vain organisaation ja ammattilaisen työhön liittyvät tiedot. Potilaiden tai perheenjäsenten tietoja ei pidä siirtää myyntijärjestelmään. Lue myös opas yrityksen uusien asiakkaiden hankintaan, jos rakennat muita kanavia klinikkayhteistyön rinnalle.

Tallennetun yrityksen näkymässä yksi klinikka on valittuna, ja Enrich people -toiminto on käytettävissä. Tee yhteystietohaku vasta, kun olet tarkistanut klinikan toiminta-alueen ja ikääntyneiden palvelut.

Haku näyttää kaksi kuvitteellista yhteyshenkilöä, Aino Korhosen ja Elias Virtasen. Molempien titteliksi on merkitty Kumppanuuspäällikkö; selvitä oikealla klinikalla, vastaavatko he potilasohjeista vai toimittajasopimuksista.

Klinikan johtojen luettelo tallentaa kaksi kontaktia lääketieteellinen klinikka: Helsinki -listalle. Pieni ja rajattu lista auttaa vastaamaan nopeasti, kun jokainen klinikka odottaa henkilökohtaista vastausta.

Yhteistyön arvo syntyy siitä, että perhe ottaa itse yhteyttä saatuaan neutraalin tiedon palvelusta. Perheet voivat vertailla useita vaihtoehtoja ja tehdä päätöksen vasta tutustumisen jälkeen.

Laskuri yhdistää vain itse antamasi tiliarvon, tapaamiset ja kaupan todennäköisyyden. Syötteet ovat omia suunnitteluoletuksiasi, eivät toimialan vertailulukuja, eikä tulos ennusta kyselyjä, hoitopaikkoja tai tuloja.

Kokeile varovaista arviota ja vertaa sitä aikaan, jonka käytät klinikan listatiedon ylläpitämiseen ja saatavuuden vahvistamiseen.

Ensimmäisen sähköpostin pitäisi helpottaa koordinaattorin työtä: kerro palvelutyypit, alue, miten läheinen voi sopia tutustumisen ja kuinka usein saatavuus vahvistetaan. Kysy yksi asia siitä, miten klinikka haluaa paikallistiedot vastaanottaa.

Älä tarjoa lahjaa tai muuta etua ohjauksen vastineeksi äläkä pyydä henkilökuntaa suosimaan palveluasi. Hoiva- ja terveyspalvelujen markkinointi-, kannustin- ja ohjauskäytännöt vaihtelevat, joten tarkista omaa toimintaa koskevat säännöt ennen kampanjaa.

Paikalliset Senior citizens hoito palvelu-kumppanuudet: Helsinki -kampanjaluonnoksessa on kaksi vastaanottajaa. Poista henkilö, jonka tehtävä ei liity klinikan paikallisiin palvelutietoihin.

Muokkaimessa on kolme viestiä ja niiden välissä kolmen ja neljän päivän odotus. Geneerinen viesti palvelualueista ei auta hoivakoordinaattoria, joten kirjoita tilalle palvelumuodot, paikkaa koskevat ehdot ja päivitystapa.

Alla olevat tekstit ovat esimerkkejä, eivät demokampanjan viestejä. Alex Morgan ja vastaanottajat ovat keksittyjä; vaihda tilalle omat palvelumuotosi, vierailuajat ja yhteysnumero ja poista väitteet, joita et voi osoittaa.

Ensimmäinen viesti: paikallinen palveluyhteenveto

Aihe: Ajantasaiset hoivapaikat ja päivätoiminta klinikan lähellä

Hei Aino,

Olen Alex Morgan Helsinkin Senior citizens hoito palvelu-palveluista. Meillä on ikääntyneiden asumisyksikkö, lyhytaikaishoidon paikkoja ja arkipäivisin toimiva päiväohjelma klinikkanne saavutettavissa.

Lähetämme sovittaessa yhden sivun yhteenvedon hoivamuodoista, vahvistetusta saatavuudesta ja numerosta, josta läheinen voi kysyä tutustumiskäyntiä. Kerromme siinä myös selvästi, mitä hoitoa emme tarjoa.

Olisiko tällaisesta tiedotteesta hyötyä tiimillenne, ja kuka vastaa sen vastaanottamisesta?

Ystävällisin terveisin,

Alex Morgan

Seurantaviesti: tee tutustuminen helpoksi

Aihe: Klinikan perheille tarkoitettu tutustumiskäynti

Hei Elias,

Alex Morgan tässä, Helsinkin Senior citizens hoito palvelu-palveluista. Läheiset haluavat usein nähdä tilat ennen kuin keskustelevat vaihtoehdoista; voimme sopia käynnin ja kertoa, miten lyhytaikainen hoiva sekä päivätoiminta eroavat toisistaan.

Klinikan työntekijä voi tutustua palveluun ennen esittelymateriaalin jakamista.

Kenelle lähetämme parhaiten tiedon, jos tiiminne pyytää päivitettyä paikallislistaa?

Ystävällisin terveisin,

Alex Morgan

Palvelumuodon nimeävä otsikko on kiireiselle vastaanottajalle selkeä. Vertaa erilaisia kylmäviestin aiherivejä ennen oman viestin viimeistelyä.

Postilaatikossa näkyy lukematon viesti Ainolta ja luettu viesti Eliakselta. Molemmissa kysytään palvelualueesta, saatavuudesta, hinnasta ja kelpoisuuksista, joten valmistele tiedot ennen oikeaa kampanjaa.

Klinikan yhteyshenkilö pyytää usein tietoa, jonka hän voi välittää sitä kysyvälle perheelle. Vastaa suoraan, liitä päivätty saatavuustieto ja pidä henkilökohtaiset asiakastiedot poissa sähköpostista.

Kiitos viestistä. Selvitämme paikallisia hoivavaihtoehtoja. Millä alueella toimitte, kuinka pian paikka voi järjestyä ja millainen hintahaarukka palveluissa on?

Lähetä kustannuserittely palvelumuodoittain ja täsmennä, mitä maksu sisältää. Kerro, että paikan saaminen edellyttää omaa soveltuvuuden arviointianne; tämänhetkinen tilanne on päivätty tieto, ei varauslupaus. Älä neuvo perhettä rahoitusratkaisussa.

Välitettäväksi sopiva faktavastaus:

Kiitos, Aino. Palvelemme klinikan ympäristössä; liitteen kartassa on päivätoiminnan kuljetusalue. Tällä hetkellä meillä on tilaa lyhytaikaishoitoon ja päivätoimintaan. Liitteenä ovat palvelukohtaiset maksutiedot. Paikka vahvistetaan vasta, kun olemme tavanneet henkilön ja läheisen. Olisiko teille hyödyllistä saada päivätty saatavuusviesti sovituin väliajoin?

Yhdelle perheelle saattaa tulla tarve lähiaikoina. Voitteko kertoa saatavuuden, palvelunne ja toimintaa koskevat luvat tai pätevyydet?

Liitä palveluntuottajan rekisteröintiä koskevat tiedot ja viimeisin julkinen arviointiraportti, jos sellainen on saatavilla. Mainitse työntekijöiden asiaankuuluva koulutus sekä palvelut, joita yksikkö ei tarjoa.

Pidä vastaus asiallisena ja jätä yhteydenotto perheelle:

Kiitos, Elias. Yksikkömme rekisteröity palvelumuoto on ikääntyneiden asuminen ja lyhytaikaishoito; emme tarjoa sairaanhoitotasoista hoivaa. Liitteenä ovat rekisteröinti- ja arviointitietomme. Perhe voi ottaa suoraan yhteyttä palveluvastaavaamme ja sopia tutustumisen.

Emme suosittele yksittäisiä hoivapaikkoja. Annamme perheille luettelon vaihtoehdoista ja annamme heidän tehdä päätöksen.

Hyväksy käytäntö väittelemättä. Tavoitteena on oikea ja neutraali listamerkintä; tarjoa vain yhteystietojen korjaamista, kun jokin muuttuu.

Kysy ylläpitäjältä tiedon päivitystavasta:

Se sopii meille hyvin, emmekä pyydä suositusta. Kuka ylläpitää paikallista listaa? Haluaisin varmistaa, että palvelumuotomme ja yhteystietomme näkyvät oikein.

Perhe saattaa tarvita tukea pian. Voitteko ottaa henkilön lähiaikoina, ja voinko lähettää teille hänen terveystietonsa?

Älä pyydä terveyskertomusta tavallisella sähköpostilla äläkä lupaa paikkaa ennen yksikön omaa arviota. Kerro, miten palveluun hakeutuminen etenee ja mitä suojattua yhteydenottotapaa tulee käyttää. Jos tarve ylittää palvelunne rajat, sano se heti.

Klinikka voi jakaa tietosi luottavaisesti vain, jos yhteystiedot ja palvelupaikat pitävät paikkansa myös myöhemmin. Lähetä sovittu päivitys jokaiselle vastanneelle klinikalle ennen uusien kohteiden lisäämistä.

Valitse tällä viikolla yksi palvelumuoto, johon sinulla on oikeasti tilaa, esimerkiksi lyhytaikaishoito tai päivätoiminta. Etsi kymmenen klinikkaa, joiden alueella perheet pystyvät vierailemaan, tarkista ikääntyneiden palvelut ja kirjoita resurssilistasta vastaavalle. Aseta kalenteriin muistutus seuraavasta päivätyn tiedon päivityksestä. Jos tarvitset työn hallintaan työkalun, vertaile pienyrityksille sopivia liidienhankinnan työkaluja.

Ota klinikkaan yhteyttä, jotta perheille tietoa jakavalla ammattilaisella on paikkansapitävät palvelutiedot. Perheille markkinointi on erillinen toimintatapa eikä siinä pidä käyttää klinikalta saatuja potilaslistoja tai terveystietoja.

Päivitä tiedot, kun tilanne muuttuu, ja noudata klinikan toivomaa rytmiä. Lyhyt ja päivätty ilmoitus, joka pitää paikkansa, on hyödyllisempi kuin tiheä viesti, jonka tiedot eivät ole ajan tasalla.

Käsittele maksua, lahjaa tai muuta ohjaukseen sidottua etua sääntöjen tarkistamista vaativana asiana. Käytännöt vaihtelevat alueittain ja palveluittain; selvitä omaa toimintaasi koskevat vaatimukset ennen tarjousta.

Eivät. Helsinkin Senior citizens hoito palvelu-palvelut, Helsinki lääketieteellinen klinikka 1, 2 ja 3, Aino Korhonen, Elias Virtanen ja molemmat viestit ovat keksittyä demoaineistoa. Ne eivät ole Anomaleadin asiakkaita eivätkä todellisen kampanjan tuloksia.

Ei. Se yhdistää syöttämäsi oletukset, kuten tilin arvon, tapaamiset ja toteutumisen todennäköisyyden. Se ei ennusta yhteydenottoja, hoitopaikkoja eikä liikevaihtoa.