Ravintolan asiakashankinta: toimistojen lounaat, pitopalvelu ja tiimi-illalliset

Ravintolan asiakashankinta paikallisista toimistoista onnistuu, kun ratkaiset ongelman, joka toimistopäälliköllä on jo valmiiksi: tiimi pitää ruokkia palaverissa, juhlassa tai asiakasvierailulla ilman kolmen toimittajan perään soittelua. Ostaja on yleensä toimistopäällikkö, johdon assistentti tai työympäristökoordinaattori, ja tilaus on pitopalvelulounas, kiinteä illallismenu tai kabinettivaraus. Tästä oppaasta näet, miten löydät lähitoimistot, arvioit ne, tavoitat varauksen tekijän ja vastaat menuja ja hintoja koskeviin kysymyksiin.

Päätä ennen hakua, mitä keittiösi pystyy toimittamaan yritykselle häiritsemättä salin palvelua: toimitettavia vateja, lounaslaatikoita, kabinetin tai koko ravintolan hiljaisena iltana. Valinta määrää hakusäteen ja viestin. Jos yritysten tavoittelu on sinulle uutta, perusteet yritysliidien löytämiseen ovat hyvä lähtökohta.

Tärkeimmät opit

• Ravintola saa toimistotilauksia toimistopäällikön, johdon assistentin tai työympäristötiimin kautta, koska juuri he tilaavat palaverilounaat, asiakasillalliset ja tiimin juhlat.
• Arvioi jokainen toimisto sen mukaan, minä päivinä henkilöstö oikeasti on paikalla, kuinka kaukana se on keittiöstäsi ja kattaako henkilöstöravintola tai catering-sopimus jo päivittäisen lounaan.
• Aloita yhdellä konkreettisella muodolla, kuten merkityillä lounaslaatikoilla palaveripäiviin tai kiinteällä menulla tiimi-illalliseen, ja kysy yksi kysymys siitä, miten toimisto tilaa ruokaa nyt.
• Vastaa hintakyselyyn pitopalvelumenulla, tilausajalla, allergeenimerkinnöillä ja laskutuksella yritykselle, ja tarjoa alennuksen sijaan maistelua tai koetilausta.

Tavoittele ihmisiä, jotka tekevät yrityksen ruokatilaukset, älä yritystä yleisesti. Useimmissa toimistoissa pieni joukko rooleja toistaa samanlaisia tilauksia kuukaudesta toiseen.

• Toimistopäälliköt: He tilaavat lounaan palavereihin, perehdytyspäiviin ja koko henkilöstön tilaisuuksiin ja haluavat yhden toimittajan, joka tulee ajallaan ja merkitsee allergeenit. Hyvästä suhteesta voi syntyä vakiotilaus toistuville tiimipäiville.
• Johdon assistentit: Assistentit varaavat asiakaslounaita ja illallisia johdolle, usein lyhyellä varoitusajalla. He arvostavat rauhallista pöytää, pitävää varausta ja laskua yritykselle henkilökohtaisen kortin sijaan.
• Työympäristö- tai HR-tiimit: Isommilla työnantajilla virkistystapahtumat, läksiäiset ja pikkujoulut kulkevat näiden tiimien kautta. He vertailevat paikkoja kapasiteetin, kiinteiden menujen, esteettömyyden ja erityisruokavalioiden keräämisen helppouden perusteella.
• Tiiminvetäjät, joilla on oma budjetti: Osaston esihenkilö voi varata neljännesvuosi-illallisen suoraan. Tilaus on pieni, mutta ruokasi päätyy ihmisille, jotka voivat varata uudelleen.

Pidä ryhmät eri kampanjoissa, koska lounaslaatikkoviesti kuulostaa väärältä assistentille, joka varaa asiakasillallista. Hotellit tavoittelevat viereistä osaa samasta kysynnästä tapahtumasuunnittelijoiden kautta, ja hotellien tapa arvioida ryhmävarauksia auttaa, jos myyt myös yksityistilaisuuksia.

Vilkas toimisto ei ole automaattisesti hyvä asiakas. Arvioi, miten henkilöstö syö nyt ja pystyykö keittiösi palvelemaan toimistoa niin, ettei sali kärsi.

• Toimitusmatka ja kävelyetäisyys: Ruoalla on lyhyt aikaikkuna passilta lautaselle. Tarkista lounasajan liikenne, ottaako vastaanotto tai lastauslaituri tilauksia vastaan ja voisiko tiimi kävellä paikalle istumaan.
• Päivät, jolloin väki on paikalla: Moni toimisto noudattaa hybridimallia, jossa on kiinteät tiimipäivät, ja palaverit sekä virkistystilaisuudet kasautuvat niille. Kysy vilkkaimmat päivät ennen kuin ehdotat säännöllistä tilausta.
• Nykyinen ruokajärjestely: Henkilöstöravintola, sopimuscatering tai yritysten ruokatilausalusta tekee päivittäisestä lounastilauksesta epätodennäköisen, vaikka asiakasillalliset ja juhlat voivat yhä olla auki.
• Erityisruokavaliot ja allergeenit: Toimistotilauksissa on lähes aina kasvis-, vegaani-, gluteeniton- ja allergiatoiveita, joskus myös halal- tai kosher-pyyntöjä. Tavoittele vain toimistoja, joiden tarpeet keittiösi täyttää turvallisesti.
• Miten yritys maksaa toimittajille: Monet yritykset vaativat toimittajan perustamisen taloushallinnon järjestelmään, ostotilausnumeron jokaiseen laskuun tai laskutusasiakkuuden. Varmista, että pystyt laskuttamaan, ennen kuin tarjoat toistuvia tilauksia.

Tietoa demoaineistosta

Kuvakaappauksissa esiintyy kuvitteellinen ravintola, Helsinkin ravintola-palvelut. Helsinki yritys- toimisto 1, Helsinki yritys- toimisto 2 ja Helsinki yritys- toimisto 3, yhteyshenkilöt Aino Korhonen ja Elias Virtanen sekä molemmat saapuneet vastaukset ovat demoaineistoa. Ne eivät ole Anomaleadin asiakkaita, oikeita toimistoja eivätkä todellisia kampanjatuloksia.

Hae yritystoimistoja sen matkan sisältä, jonka ruokasi kestää hyvin, ja karsi lista käsin. Anomalead tekee haun, mutta arviot ovat sinun: tuleeko lämmin lounas perille lämpimänä, voisiko tiimi kävellä paikalle ja tilaisiko toimisto useammin kuin kerran.

Valitse yritystoimistojen kategoria ja sijainti ravintolasi läheltä. Määritä säde realistisen lounasaikaisen toimitusajan mukaan tai kävelymatkan mukaan, jos myyt istuttuja tiimiaterioita ja kabinettitilaisuuksia.

Aloita tiiviillä alueella ja laajenna vasta, kun lähimmät toimistot on käyty läpi.

Demo palauttaa kolme kuvitteellista toimistoa arvosanoineen, arvioiden määrineen ja yleisluontoisine yhden rivin kuvauksineen. Oikealla listalla katso jokaisen verkkosivuilta vihjeitä: tiimilounaat rekrytointisivulla, kuvat toimiston tapahtumista tai henkilöstöravintola, joka sulkee päivittäisen cateringin pois.

Kolmesta toimistosta kaksi on valittu tallennettaviksi. Tallenna toimisto vain, jos näet mielessäsi konkreettisen ensimmäisen tilauksen, kuten palaverilounaan, tiimi-illallisen tai asiakasvarauksen.

Toimiston oikea yhteyshenkilö on se, joka tekee lounastilauksen tai varaa pöydän, ja hän on harvoin ylintä johtoa. Etsi titteleitä kuten toimistopäällikkö, johdon assistentti, työympäristökoordinaattori, vastaanoton esihenkilö tai virkistystoiminnasta vastaava HR-koordinaattori.

Titteli on vain vihje siitä, kuka ruoan tilaa. Jos tietue osoittaa tämän piirin ulkopuolelle, kysy lyhyesti, kuka hoitaa tarjoilut, sen sijaan että myyt ihmiselle, joka ei koskaan varaa ruokaa.

Helsinki yritys- toimisto 1 on valittuna tallennettujen yritysten näkymässä, ja Enrich people -toiminto on valmiina. Tarkista, että toimisto on toimitusalueellasi ja ettei sen sivuilla mainita omaa henkilöstöravintolaa.

Tuloksissa näkyvät Aino Korhonen ja Elias Virtanen, molemmat kuvitteellisten toimistojen kumppanuuspäällikköjä. Rooli voi kattaa toimittajat, henkilöstöedut tai tapahtumat, tai ei mitään niistä.

Pidä yhteyshenkilö, jonka rooli uskottavasti liittyy toimittajiin tai tapahtumiin, ja kirjoita niin, että hän voi välittää viestin toimistopäällikölle yhdellä klikkauksella.

Liidilistalla ovat Aino Korhonen ja Elias Virtanen. Kirjoita jokaisen tietueen viereen, mitä tarjoaisit: lounaslaatikoita palaveripäiviin, kiinteän illallismenun tai kabinetin asiakastilaisuuteen. Jos et pysty kirjoittamaan merkintää, yhteyshenkilö ei ole vielä valmis.

Toimistoasiakkuus voi yhdistää toistuvia palaverilounaita, satunnaisia tiimi-illallisia, assistenttien asiakasvarauksia ja pikkujoulut, jotka täyttävät hiljaisen illan. Arvo riippuu tilauksen koosta, tilaustiheydestä, pitopalvelumenujen raaka-ainekulusta sekä pakkaamiseen ja toimitukseen kuluvasta henkilöstön ajasta.

Käytä lukuja omista aiemmista pitopalvelutilauksistasi. Iso tilaus, jonka vuoksi joudut sulkemaan salin aikaisin tai ottamaan kokin pois linjasta, voi olla vähemmän arvoinen kuin miltä näyttää.

Jokainen laskurin syöte, mukaan lukien kaupan arvo, tapaamiset ja voittoprosentti, on oma oletuksesi. Tulos on suunnitteluarvio, ei ennuste, tarjous eikä lupaus varauksista.

Laske kerran toistuvalle lounasasiakkuudelle ja kerran yksittäiselle juhlalle, ja päätä sitten, millainen toimisto otetaan ensin työn alle.

Ensimmäisen viestin pitää kuvata yksi tarjoilumuoto ja yksi tapa, jolla se säästää toimistopäällikön vaivaa: hyvin matkustava menu, selkeät allergeenimerkinnät, luotettava toimitusikkuna tai tila, johon koko tiimi mahtuu. Kysy sen jälkeen yksi kysymys. Rakenteeseen ja sävyyn saat apua oppaasta lyhyen kylmäviestin kirjoittaminen, joka käy läpi jokaisen rivin.

Kampanjaluonnoksessa on kaksi kuvitteellista vastaanottajaa. Tarkista, että molemmat saisivat samanlaisen tarjouksen, ja jaa kampanja kahtia, jos toinen varaa asiakasillallisia ja toinen tilaa palaverilounaita.

Demon viestisarjassa on kolme sähköpostia, joiden välissä on kolmen päivän ja neljän päivän odotus. Valmis teksti tarjoaa yleisiä ravintolapalveluja ja palvelualueen, eikä toimisto osta ruokaa sillä tavalla.

Anna jokaiselle vaiheelle jotain uutta: ensin yksi tarjoilumuoto, sitten esimerkkimenu tai kuva toimitetusta vadista ja lopuksi lyhyt kysymys siitä, kuka tarjoiluista vastaa.

Molemmat luonnokset korvaavat valmiin tekstin. Kumpikin nimeää yhden tarjoilumuodon ja päättyy yhteen kysymykseen, joten vaihda tilalle ruoat ja logistiikka, joita keittiösi oikeasti tarjoaa.

Ensimmäinen viesti palaveripäivien lounaista

Aihe: Lounas tiiminne palaveripäiviin

Hei Aino,

olen Alex Morgan Helsinkin ravintola-palveluista, aivan Helsinki yritys- toimisto 1:n lähellä. Toimitamme lounaslaatikoita palavereihin ja tiimipäiviin, jokainen merkitty allergeeneineen, ja laskutamme yritystä, joten kenenkään ei tarvitse maksaa kortilla.

Kuka toimistollanne yleensä järjestää ruoan palavereihin? Jos se olet sinä, lähetän mielelläni pitopalvelumenumme.

Terveisin,

Alex Morgan

Helsinkin ravintola-palvelut

Ensimmäinen viesti tiimi-illallisesta

Aihe: Kabinetti seuraavaan tiimi-illalliseenne

Hei Elias,

olen Alex Morgan ja hoidan ryhmävarauksia Helsinkin ravintola-palveluissa. Kabinettimme sopii läksiäisiin ja pikkujouluihin, ja kiinteä menu huomioi kasvis- ja vegaaniruokavaliot sekä yleisimmät allergiat.

Onko Helsinki yritys- toimisto 2:lla tulossa jotain tällaista lähikuukausina?

Ystävällisin terveisin,

Alex Morgan

Pidä aiherivit yhtä yksinkertaisina, ja lisää malleja löydät kokoelmasta aiherivit, jotka toimisto-ostaja avaa. Väitä vain asioita, jotka pitävät paikkansa omassa ravintolassasi.

Demon saapuneissa on kaksi kuvitteellista vastausta. Aino Korhonen pyytää palvelualuetta, tavallista saatavuutta ja suuntaa-antavaa hinta-arviota, ja Elias Virtanen mainitsee tulevan projektin ja kysyy tehtävien laajuutta sekä pätevyyksiä.

Ravintolalle nämä kysymykset tarkoittavat toimitussädettä, tilausaikaa, hinnoiteltua esimerkkimenua sekä elintarviketurvallisuus- ja vakuutusasiakirjoja.

Toimiston vastaus on yleensä pyyntö saada jotain, minkä yhteyshenkilö voi välittää eteenpäin. Lähetä menu, käytännön tiedot ja yksi kysymys, joka vie kohti ensimmäistä tilausta tai maistelua.

Kiitos yhteydenotosta. Selvitämme paikallisia toimittajia ravintola-töihin. Voitko lähettää palvelualueenne, tavallisen saatavuuden ja suuntaa-antavan hinta-arvion?

Lähetä pitopalvelumenu, jossa on hinnat henkeä tai vatia kohden, kerro minne toimitat lounasaikaan, paljonko ennakkoaikaa tarvitset ja milloin lopullista henkilömäärää voi vielä muuttaa. Kysy sitten ensimmäisestä tilaisuudesta, koska viikoittainen palaverilounas ja kertaluonteinen juhla vaativat eri menut.

Alex Morgan voisi vastata:

Kiitos, Aino. Liitteenä on pitopalvelumenumme hintoineen henkeä ja vatia kohden. Toimitamme lounasaikaan toimistonne lähikortteleihin, tilaukset tarvitsemme edellisenä päivänä ja lopullisen määrän samana aamuna. Mihin ensimmäinen tilaus tulisi: säännölliseen palaveriin, tiimipäivään vai yksittäiseen tapahtumaan?

Meille voi tulla ravintola-projekti lähiaikoina. Lähetä saatavuutenne, tiimin kattamat työt ja olennaiset luvat tai pätevyydet.

Ravintolalle pätevyydet tarkoittavat yleensä tuoreinta elintarvikevalvonnan tarkastustulosta, allergeenitietoja ja vastuuvakuutusta, jos toimittajaprosessi sitä vaatii. Vaatimukset vaihtelevat paikkakunnittain, joten älä koskaan väitä omistavasi sertifikaattia, jota sinulla ei ole.

Kysy tilaisuuden luonne, henkilömäärä ja päivämäärä, jotta voit sovittaa menun tai tilan.

Vastaus, joka tuo tapahtuman tiedot esiin:

Kiitos, Elias. Lähetän liitteenä viimeisimmän elintarvikevalvonnan raporttimme ja allergeenitietomme. Kertoisitko, millainen tilaisuus on tulossa, arviolta montako henkeä ja minä päivänä? Ehdotan sen perusteella menun tai kabinetin.

Tilaamme yritysten ruokatilausalustan kautta, ja talossa on henkilöstöravintola, joten tarpeemme on nyt katettu.

Älä kiistä päivittäistä järjestelyä, jota et pysty korvaamaan. Henkilöstöravintola kattaa harvoin asiakasillalliset tai pikkujoulut, ja jotkin alustat antavat toimiston lisätä mieleisensä ravintolan.

Vastaus, joka löytää aukon:

Arkilounaille tuo on järkevä ratkaisu. Olisiko hyödyksi, jos lähettäisin ryhmämenumme, jotta ne ovat valmiina seuraavaa asiakasillallista tai tiimin juhlaa varten?

Taloushallintomme määrittää tiimitapahtumiin kiinteän summan henkeä kohden, ja useimmat kokeilemamme ravintolat ylittävät sen.

Kysy summa ja rakenna menu, joka mahtuu siihen, sen sijaan että alennat vakiomenuasi. Lyhyempi kiinteä menu, jaettavat vadit tai lounas illallisen sijaan voivat sopia budjettiin, ja kirjalliset ehdot juomista, palvelumaksusta ja ennakkomaksusta pitävät laskun linjassa sen kanssa, minkä talous hyväksyi.

Kirjaa jokainen vastaus roolin, tilaisuuden ja lopputuloksen mukaan. Rakenna seuraava lista sen kaavan ympärille, joka johti maisteluun tai ensimmäiseen tilaukseen, esimerkiksi kävelymatkan päässä olevat toimistot tai yritykset, joilla on säännölliset tiimipäivät.

Hoida ensimmäinen tilaus hyvin ja pyydä uutta päivämäärää, kun tapahtuma on vielä tuoreessa muistissa. Kylmäsähköposti on vain yksi kanava, ja paikallisen markkinoinnin keinot kylmäviestien lisäksi kattavat myös suositukset ja muut tavat. Valitse tällä viikolla kymmenen toimistoa toimitussäteeltäsi ja kirjoita jokaisesta yksi lause tilauksesta, jota ehdottaisit.

Aloita toimistopäälliköstä tai johdon assistentista, koska he tekevät suurimman osan ruokatilauksista ja varaavat pöydät asiakasaterioille. Isommissa yrityksissä juhlista päättää usein HR- tai työympäristötiimi. Jos ensimmäinen yhteyshenkilösi ei tilaa ruokaa, kysy, kuka tilaa.

Yleensä ei, koska alennus asettaa hinnan jokaiselle uusintatilaukselle. Tarjoa maistelulaatikko, näytevati palaveriin tai kiinteä menu, joka sopii budjettiin, jotta toimisto arvioi ruokaasi eikä hintaasi.

Kauden juhlat varataan usein hyvissä ajoin, kun taas palaverilounaat tilataan päiviä tai tunteja etukäteen. Ota toimistoihin yhteyttä juhlista kauden alussa ja tarjoa säännöllisiä lounaita milloin tahansa. Kysy jokaiselta toimistolta, kuinka pitkälle se suunnittelee.

Eivät. Helsinkin ravintola-palvelut, kolme Helsinki yritys- toimistoa, Aino Korhonen, Elias Virtanen ja molemmat vastaukset ovat kuvitteellista demoaineistoa. Ne eivät ole Anomaleadin asiakkaita eivätkä näytä todellisia kampanjatuloksia.

Se yhdistää syöttämäsi kaupan arvon, tapaamisten määrän ja voittoprosentin karkeaksi liikevaihtoarvioksi. Se ei tiedä mitään raaka-ainekuluistasi, toimitusajastasi tai keittiösi kapasiteetista, eikä se voi ennustaa varauksia. Käytä sitä asiakastyyppien vertailuun.