Získávání firemních klientů pro restaurace: catering pro kanceláře a firemní večeře

Získávání firemních klientů pro restaurace funguje, když vyřešíte problém, který office manažerky a asistentky už mají: nakrmit tým na poradu, oslavu nebo návštěvu klienta, aniž by musely obvolávat tři dodavatele. Kupujícím bývá office manažer, asistentka vedení nebo koordinátor provozu kanceláře a objednávkou je obědový catering, večeře se sestaveným menu nebo rezervace salonku. Tento návod ukazuje, jak najít kanceláře v okolí, ověřit je, dostat se k člověku, který objednává, a odpovědět na otázky k menu a cenám.

Než začnete hledat, rozhodněte, co vaše kuchyně zvládne dodat firmě, aniž by utrpěl běžný provoz: rozvážené mísy, balené obědy v boxech, salonek nebo pronájem celé restaurace ve slabý večer. Tato volba určí okruh i nabídku. Pokud je pro vás oslovování firem novinkou, základy hledání obchodních příležitostí jsou dobrým začátkem.

Hlavní body

• Restaurace získávají zakázky z kanceláří přes office manažera, asistentku vedení nebo tým pro provoz kanceláře, protože právě tyto role objednávají obědy na porady, jídla s klienty a týmové oslavy.
• Každou kancelář ověřte podle toho, ve které dny jsou lidé skutečně v práci, jak daleko je od vaší kuchyně a zda už denní obědy nepokrývá závodní jídelna nebo smlouva s cateringovou firmou.
• Začněte jedním konkrétním formátem, třeba označenými obědovými boxy na dny porad nebo sestaveným menu na týmovou večeři, a položte jednu otázku k tomu, jak kancelář objednává dnes.
• Na dotaz na cenu odpovězte cateringovým menu, potřebnou dobou předem, značením alergenů a fakturací na firmu, a místo slevy nabídněte ochutnávku nebo zkušební objednávku.

Cílte na lidi, kteří za firmu objednávají jídlo, ne na firmu jako celek. Ve většině kanceláří se stejné typy objednávek opakují každý měsíc a zadává je malá skupina rolí.

• Office manažeři: Objednávají obědy na porady, nástupní dny nových kolegů a celofiremní setkání a chtějí jednoho dodavatele, který přijede včas a označí alergeny. Dobrý vztah se může změnit ve stálou objednávku na pravidelné týmové dny.
• Asistentky a asistenti vedení: Rezervují obědy a večeře s klienty pro vedoucí pracovníky, často narychlo. Oceňují klidný stůl, rezervaci, která platí, a fakturu místo placení soukromou kartou.
• Týmy pro provoz kanceláře nebo HR: Větší zaměstnavatelé přes ně řeší firemní akce, rozlučky a vánoční večírky. Porovnávají podniky podle kapacity, sestavených menu, bezbariérovosti a toho, jak snadno se dají posbírat stravovací omezení zaměstnanců.
• Vedoucí týmů s vlastním rozpočtem: Vedoucí oddělení, který plánuje čtvrtletní večeři, si ji často zarezervuje sám. Objednávka je menší, ale vaše jídlo ochutnají lidé, kteří mohou objednávat znovu.

Tyto skupiny držte v oddělených kampaních, protože nabídka obědových boxů nedává smysl asistentce, která shání večeři pro klienta. Hotely se o podobnou poptávku ucházejí přes organizátory akcí a jak hotely ověřují skupinové rezervace se hodí, pokud prodáváte i soukromé akce.

Rušná kancelář ještě neznamená dobrého klienta. Posuzujte ji podle toho, jak lidé jedí dnes a zda ji vaše kuchyně obslouží, aniž by utrpěla jídelna.

• Trasa rozvozu a docházková vzdálenost: Jídlo má krátké okno mezi výdejem a talířem. Ověřte dojezd v době oběda, zda recepce nebo vykládací rampa přebírá zásilky a zda by tým mohl dojít na večeři pěšky.
• Dny, kdy jsou lidé opravdu v kanceláři: Mnoho firem pracuje hybridně s pevnými týmovými dny a porady i akce se soustředí právě na ně. Než navrhnete pravidelnou objednávku, zeptejte se, které dny jsou nejvytíženější.
• Stávající stravování: Závodní jídelna, smluvní cateringová firma nebo firemní objednávková platforma denní obědy spíš vylučují. Večeře s klienty a oslavy ale mohou zůstat otevřené.
• Stravovací omezení a alergeny: Firemní objednávky skoro vždy zahrnují vegetariánské, veganské a bezlepkové požadavky i alergie, někdy také halal nebo košer. Věnujte se jen kancelářím, jejichž požadavky vaše kuchyně splní bezpečně.
• Jak firma platí dodavatelům: Řada firem potřebuje založit dodavatele ve svém účetním systému, číslo objednávky na každé faktuře nebo platbu na fakturu se splatností. Než nabídnete pravidelné objednávky, ujasněte si, zda to zvládnete.

O ukázkových datech

Snímky obrazovky používají smyšlenou restauraci Restaurace Praha. Corporate kancelář Praha 1, Corporate kancelář Praha 2, Corporate kancelář Praha 3, kontakty Tereza Novák a Matěj Svobodová i obě odpovědi ve schránce jsou ukázková data. Nejde o zákazníky Anomalead, skutečné kanceláře ani skutečné výsledky kampaní.

Hledejte firemní kanceláře ve vzdálenosti, kterou vaše jídlo dobře snese, a seznam pak ručně protřiďte. Vyhledávání obstará Anomalead, ale každé rozhodnutí je na vás: zda teplý oběd dorazí teplý, zda by tým mohl přijít pěšky a zda by kancelář objednala víc než jednou.

Zvolte kategorii firemních kanceláří a lokalitu u vaší restaurace. Okruh nastavte podle reálné doby rozvozu v poledne, případně podle docházkové vzdálenosti, pokud prodáváte týmová jídla u stolu a soukromé akce.

Začněte úzce a okruh rozšiřte až poté, co obejdete nejbližší kanceláře.

Ukázka vrací tři smyšlené kanceláře s hodnocením, počtem recenzí a obecným jednořádkovým popisem. U skutečného seznamu projděte weby a hledejte vodítka: týmové obědy na kariérní stránce, fotky z firemních akcí nebo vlastní jídelnu, která denní catering vylučuje.

Dvě ze tří kanceláří jsou vybrané k uložení. Kancelář uložte, jen když si umíte představit konkrétní první objednávku, třeba oběd na poradu, týmovou večeři nebo rezervaci s klientem.

Správným kontaktem v kanceláři je ten, kdo zadává objednávku obědů nebo rezervuje stůl, a to bývá jen zřídka někdo z vedení. Hledejte office manažera, asistentku vedení, koordinátora provozu kanceláře, vedoucí recepce nebo kolegyni z HR, která chystá firemní akce.

Pracovní pozice jen naznačuje, kdo jídlo objednává. Pokud záznam ukazuje mimo tento okruh, krátce se zeptejte, kdo má catering na starosti, místo abyste nabízeli jídlo někomu, kdo ho nikdy neobjednává.

Corporate kancelář Praha 1 je vybraná v přehledu uložených firem a akce Enrich people je připravená. Ověřte, že leží ve vaší rozvozové oblasti a že její web neukazuje vlastní jídelnu.

Výsledky ukazují Terezu Novák a Matěje Svobodovou, oba s pozicí Manažer partnerství ve smyšlených kancelářích. Tato role může zahrnovat dodavatele, zaměstnanecké benefity nebo akce, ale také nic z toho.

Ponechte si kontakt, jehož role se pravděpodobně dotýká dodavatelů nebo akcí, a pište tak, aby šel e-mail jedním kliknutím přeposlat office manažerce.

Seznam kontaktů obsahuje Terezu Novák a Matěje Svobodovou. Ke každému záznamu napište, co byste nabídli: obědové boxy na dny porad, sestavené večerní menu nebo salonek na akci s klienty. Pokud tu poznámku napsat nedokážete, kontakt ještě není připravený.

Firemní klient může kombinovat opakované obědy na porady, občasné týmové večeře, rezervace s klienty od asistentek a sezónní večírek, který zaplní slabý večer. Jeho hodnota závisí na velikosti objednávky, jejich četnosti, nákladech na suroviny u cateringového menu a čase personálu na balení a rozvoz.

Vycházejte z čísel z vlastního dřívějšího cateringu. Velká objednávka, kvůli které musíte dřív zavřít jídelnu nebo stáhnout kuchaře z linky, může mít menší hodnotu, než se zdá.

Každý vstup kalkulačky, včetně hodnoty zakázky, počtu schůzek a úspěšnosti, je váš vlastní předpoklad. Výsledek je odhad pro plánování, ne předpověď, cenová nabídka ani příslib rezervací.

Spočítejte to jednou pro pravidelného obědového klienta a jednou pro jednorázovou oslavu a pak rozhodněte, jaký typ kanceláře oslovíte jako první.

První e-mail má popsat jeden formát a jednu věc, kterou office manažerce ušetří práci: menu, které snese převoz, jasné značení alergenů, spolehlivé okno doručení nebo prostor, kam se vejde celý tým. Pak položte jedinou otázku. Strukturu a tón každé věty rozebírá jak napsat krátký studený e-mail.

Koncept kampaně má dva smyšlené příjemce. Ověřte, že oba dostanou stejný typ nabídky, a kampaň rozdělte, pokud jeden rezervuje večeře s klienty a druhý objednává obědy na porady.

Ukázková sekvence má tři e-maily oddělené třídenní a čtyřdenní pauzou. Předvyplněný text nabízí obecné služby restaurace a oblast působnosti, a tak kancelář jídlo nekupuje.

Každý krok ať přinese něco nového: nejdřív jeden formát, pak ukázkové menu nebo fotku doručené mísy a nakonec krátkou otázku, kdo má catering na starosti.

Oba návrhy nahrazují předvyplněný text. Každý jmenuje jeden formát a končí jednou otázkou, takže doplňte jídla a logistiku, které vaše kuchyně skutečně nabízí.

První e-mail k obědům na dny porad

Předmět: Obědy na vaše týmové porady

Dobrý den, paní Novák,

jsem Alex Morgan z Restaurace Praha, kousek od Corporate kancelář Praha 1. Dovážíme obědové boxy na porady a týmové dny, každý s označenými alergeny, a fakturujeme přímo firmě, takže nikdo nemusí platit kartou.

Kdo u vás obvykle zařizuje jídlo na porady? Pokud vy, rád vám pošlu naše cateringové menu.

S pozdravem

Alex Morgan

Restaurace Praha

První e-mail k týmové večeři

Předmět: Salonek pro vaši příští týmovou večeři

Dobrý den, pane Svobodo,

jsem Alex Morgan a v Restauraci Praha mám na starosti skupinové rezervace. Náš salonek se hodí na rozlučky i vánoční večírky a sestavené menu pokryje vegetariánské, veganské i běžné alergenní požadavky.

Chystá se v Corporate kancelář Praha 2 v příštích měsících něco podobného?

S pozdravem

Alex Morgan

Předměty držte takto jednoduché, další vzory najdete v přehledu předměty, které firemní kupující otevřou. Uvádějte jen tvrzení, která o vaší restauraci platí.

Ukázková schránka obsahuje dvě smyšlené odpovědi. Tereza Novák chce oblast působnosti, obvyklou dostupnost a orientační cenové rozpětí, Matěj Svobodová zmiňuje chystaný projekt a ptá se na rozsah prací a oprávnění.

U restaurace ty otázky znamenají okruh rozvozu, potřebnou dobu předem, ukázkové menu s cenami a doklady o hygieně potravin a pojištění.

Odpověď z kanceláře bývá žádostí o něco, co může kontakt přeposlat dál. Pošlete menu, praktické informace a jednu otázku, která vede k první objednávce nebo ochutnávce.

Děkujeme za zprávu. Porovnáváme několik dodavatelů z okolí. Kam rozvážíte, jak rychle obvykle můžete a v jakém cenovém rozmezí se pohybujete?

Pošlete cateringové menu s cenami za osobu nebo za mísu, kam v poledne rozvážíte, s jakým předstihem potřebujete objednávku a do kdy lze měnit konečný počet. Pak se zeptejte na první příležitost, protože pravidelný oběd na poradu a jednorázová oslava potřebují jiné menu.

Alex Morgan může odpovědět:

Děkuji, paní Novák. V příloze posílám cateringové menu s cenami za osobu i za mísu. V poledne rozvážíme do ulic kolem vaší kanceláře, objednávku potřebujeme den předem a konečný počet ráno. Pro jakou příležitost by byla první objednávka: pravidelná porada, týmový den, nebo jednorázová akce?

Možná u nás brzy něco bude. Kdy máte volno, co váš tým zvládne a jaká povolení nebo osvědčení máte?

U restaurace oprávněním obvykle myslíte výsledek poslední hygienické kontroly, informace o alergenech a pojištění odpovědnosti, pokud ho proces výběru dodavatele vyžaduje. Požadavky se liší podle místa, proto nikdy neuvádějte certifikát, který nemáte.

Zeptejte se na příležitost, počet lidí a datum, abyste mohli doporučit menu nebo prostor.

Odpověď, která vytáhne podrobnosti o akci:

Děkuji, pane Svobodo. V příloze je výsledek naší poslední hygienické kontroly, přehled alergenů a potvrzení o pojištění. Dovážíme obědy do kanceláří a v salonku pořádáme týmové večeře. O jakou příležitost jde, zhruba pro kolik lidí a máte už v plánu datum?

Objednáváme přes firemní cateringovou platformu a v budově máme závodní jídelnu, takže jsme zatím zajištění.

Nepřete se s denním řešením, které nenahradíte. Jídelna málokdy pokryje večeře s klienty nebo vánoční večírek a některé platformy umožňují kanceláři přidat restauraci, kterou má ráda.

Odpověď, která najde mezeru:

Pro běžné obědy to dává smysl. Pomohlo by, kdybych vám poslal naše skupinová menu, abyste je měli po ruce na příští večeři s klienty nebo týmovou oslavu?

Naše finanční oddělení určuje na firemní akce pevnou částku na osobu a většina restaurací, které jsme zkoušeli, ji překročí.

Zeptejte se na částku a sestavte menu, které se do ní vejde, místo abyste zlevňovali standardní nabídku. Kratší menu, mísy ke sdílení nebo oběd místo večeře mohou rozpočet splnit, a písemné podmínky k nápojům, obsluze a záloze udrží fakturu v mezích, které finance schválily.

Každou odpověď si zapište podle role, příležitosti a výsledku. Další seznam postavte na vzorci, který vedl k ochutnávce nebo první objednávce, třeba kanceláře v docházkové vzdálenosti nebo firmy s pravidelnými týmovými dny.

První objednávku doručte bezchybně a o další termín požádejte, dokud je akce v čerstvé paměti. Studený e-mail je jen jeden kanál a místní marketing nad rámec studených e-mailů pokrývá doporučení a další cesty. Tento týden vyberte deset kanceláří ve svém rozvozovém okruhu a ke každé napište jednu větu o objednávce, kterou byste navrhli.

Začněte u office manažera nebo asistentky vedení, protože zadávají většinu objednávek jídla a rezervují stoly na jídla s klienty. Ve větších firmách o večírcích často rozhoduje HR nebo tým pro provoz kanceláře. Pokud váš první kontakt jídlo neobjednává, zeptejte se, kdo to dělá.

Většinou ne, protože sleva nastaví cenu pro každou další objednávku. Nabídněte ochutnávkový box, ukázkovou mísu na poradu nebo sestavené menu, které se vejde do rozpočtu, aby kancelář hodnotila vaše jídlo, a ne cenu.

Sezónní večírky se často rezervují s velkým předstihem, zatímco obědy na porady se objednávají dny nebo hodiny předem. Kanceláře kvůli oslavám oslovujte na začátku sezóny a pravidelné obědy nabízejte kdykoli. Zeptejte se každé kanceláře, jak daleko dopředu plánuje.

Ne. Restaurace Praha, tři pražské firemní kanceláře, Tereza Novák, Matěj Svobodová i obě odpovědi jsou smyšlená ukázková data. Nejde o zákazníky Anomalead a nezobrazují skutečné výsledky kampaní.

Kombinuje hodnotu zakázky, počet schůzek a úspěšnost, které zadáte, do hrubého odhadu tržeb. Nezná vaše náklady na suroviny, dobu rozvozu ani kapacitu kuchyně a rezervace předpovědět nedokáže. Použijte ji k porovnání typů klientů.