Asiakashankinta tilitoimistolle: opas paikalliseen B2B-työhön

Asiakashankinta tilitoimistolle toimii parhaiten, kun etsit yrityksiä, joiden toistuva kirjanpito- tai raportointityö sopii omaan palveluvalikoimaan ja kapasiteettiin. Kaikki kasvavat yritykset eivät halua ulkoistaa taloushallintoa. Yrittäjävetoinen palveluyritys voi kuitenkin huomata, että kuukausisulku venyy, tilien täsmäytykset kasaantuvat tai johto saa tarvitsemansa luvut liian myöhään. Nämä ovat keskustelun aiheita, eivät todiste ostoaikeesta.

Tässä oppaassa käydään läpi, miten tilitoimisto määrittelee sopivan työn, tutkii paikallisia yrityksiä, tunnistaa keskusteluun tarvittavan henkilön ja aloittaa yhteydenoton maltillisesti. Ensimmäisen sähköpostin ei pidä pyytää pankkiotteita, palkkatietoja tai pääsyä kirjanpitojärjestelmään. B2B-prosessin yleiskuvan saat oppaasta B2B-liidien hankinta; sen jälkeen rajaa haku alueeseen ja tehtäviin, jotka tiimisi todella pystyy hoitamaan.

Tärkeimmät opit

• Kohdista haku yrityksiin, joiden toistuva kirjanpito, täsmäytys tai raportointi vastaa tilitoimiston osaamista.
• Selvitä ohjelmisto, aineiston kulku, kuukauden sulun aikataulu ja työn hyväksyvä henkilö ennen tarjouksen rajaamista.
• Käytä julkisia yritystietoja keskustelun avaamiseen. Siirrä kirjanpitoaineisto ja käyttöoikeudet vain sovittuun, hyväksyttyyn tietoturvalliseen kanavaan.
• Aloita viestillä, joka kysyy yhdestä ajankohtaisesta työvaiheesta. Älä lupaa verosäästöjä, virheetöntä kirjanpitoa tai tiettyä taloudellista tulosta.

Hyvä ehdokas ei ole automaattisesti suuri tai nopeasti kasvava yritys. Etsi havaittava muutos, joka voi lisätä sellaista työtä, jonka tilitoimisto pystyy ottamaan vastuulleen. Varmista tarve keskustelussa sen sijaan, että päättelet sen toimialasta tai yrityksen koosta.

• Yrittäjä, joka avaa uuden toimipisteen: Palveluyritys voi avata toisen toimipisteen, lisätä verkkokaupan tai aloittaa uuden myyntikanavan. Tapahtumia syntyy useista lähteistä ja kulujen kohdistaminen yksiköille voi muuttua työläämmäksi. Kysy, kuka käsittelee laskut ja täsmäyttää tilit nyt, mitä tietoa johto haluaa nähdä kuukausittain ja minkä osan työstä yrittäjä haluaisi siirtää. Uusi toimipiste ei yksin osoita, että ulkoinen kirjanpito olisi ajankohtaista.
• Operatiivinen vetäjä, joka tarvitsee luvut aiemmin: Omistaja tai toimitusjohtaja saattaa saada pankkitapahtumat nähtäville, mutta ei ajantasaista kuvaa avoimista myyntilaskuista, ostoveloista tai toimipaikkojen kustannuksista. Selvitä, mitä raporttia johto käyttää ja milloin sen on oltava valmis. Tarjoa kirjanpitoa ja raportointia sovitussa laajuudessa; älä johda lukujen tarkastelusta liiketoimintaneuvontaa tai päätösten tekemistä yrityksen puolesta.
• Hallinnon vastuuhenkilö, joka järjestää työnjaon: Pienessä yrityksessä taloushallinto voi olla yhden henkilön vastuulla muiden tehtävien ohessa. Kasvu, poissaolo tai rekrytointi saattaa luoda tarpeen selkeälle työnjaolle, väliaikaiselle tuelle tai siirtymän dokumentoinnille. Omistaja hyväksyy palvelun ja käyttöoikeudet, kun taas sisäinen yhteyshenkilö osaa kertoa tilikartasta, aineiston keruusta ja tarkistuslistasta. Titteli ei yksin kerro, saako henkilö jakaa luottamuksellista aineistoa.

Jos pyyntö koskee esimerkiksi tilintarkastusta, viranomaispäätöstä, verotuksen oikeudellista tulkintaa tai palkanlaskentaa, tarkista ensin toimiston pätevyys, vastuut ja vakuutukset. Jos alue, työn aloitus tai suojattu tiedonsiirto ei onnistu, rajaa ehdotusta tai ohjaa kysyjä sopivalle asiantuntijalle. Sopivuuden toteaminen säästää molempien osapuolten aikaa.

• Kuvaa tavoiteltu työ tuotteina, älä epämääräisenä taloushallinnon ulkoistamisena. Kuukausittainen kirjanpito, vanhojen tositteiden läpikäynti, pankki- ja myyntireskontran täsmäytys, palkka-aineisto sekä johdon raportointi vaativat erilaisen perehdytyksen ja vastuunjaon.
• Selvitä nykyinen työnkulku. Kysy käytössä oleva kirjanpito-ohjelma, kuka kirjaa tapahtumat, miten ostolaskut ja kuitit saapuvat, missä tositteita säilytetään ja mitkä täsmäytykset ovat tekemättä. Yrityksen nimi tai toimiala ei kerro järjestelmää eikä kirjanpidon tilaa.
• Vertaa kuukausikatkoa tiimin todelliseen kapasiteettiin. Milloin aineisto toimitetaan, milloin luvut ovat johdon käytössä ja kuinka nopeasti poikkeamat käydään läpi? Jos asiakas tarvitsee sulun aiemmin, varmista että sekä tilitoimisto että asiakkaan vastuuhenkilö ehtivät tehdä osuutensa. Älä lupaa aloituspäivää pelkän myyntikeskustelun perusteella.
• Sovi aineiston siirrosta ja käyttöoikeuksista. Nimeä henkilö, joka hyväksyy pääsyn järjestelmään, sovittu tiedostojen jakokanava, vastaanottajat ja sisäinen tarkastaja. Määritä myös, mitä tunnuksia asiakas säilyttää hallinnassaan ja miten käyttöoikeudet poistetaan työn päättyessä.
• Tarkista, missä kirjanpito päättyy ja muu asiantuntijatyö alkaa. Kysy, haetaanko säännöllistä kirjaamista, veroilmoitusta, lakisääteistä tilintarkastusta vai todistusta. Kuvaa oma pätevyys täsmällisesti äläkä anna ymmärtää, että yksi palvelu korvaa toisen.

Tietoa esimerkkidatasta

Kuvakaappaukset näyttävät englanninkielisen, kuvitteellisen Lontoon toimistohakuesimerkin. Suomenkielisissä viesteissä käytetään kuvitteellisia Helsingin tietoja: Helsinkin kirjanpito yritys-palvelut, Helsinki yritys-toimisto 1, Aino Korhonen ja Elias Virtanen. Yritykset, henkilöt ja vastaukset ovat esimerkkidataa, eivät Anomaleadin asiakkaita, todellisia kirjanpitotarpeita tai kampanjatuloksia.

Aloita toimiston palvelualueesta, asiakkaan sopivasta koosta ja töistä, joihin tiimillä on perehdytys sekä kuukausittainen kapasiteetti. Demohaun yleinen yritystoimistokategoria ei kerro, tarvitseekö yritys kirjanpitopalvelua. Käytä tuloksia vain tutkimuslistana ja vahvista sopivuus yrityksen julkisista tiedoista sekä keskustelusta. Paikallisen liidihankinnan suunnitelma auttaa pitämään alueen, valintaperusteet ja seurannan samoissa käsissä.

Demoruudussa näkyvät sijainti, säde, yleinen yritystoimistokategoria ja arvostelusuodatin. Nämä ovat haun asetuksia, eivät tietoja kirjanpidon tarpeesta. Rajaa alue sen mukaan, missä toimisto pystyy perehdyttämään asiakkaan ja hoitamaan sovitut tapaamiset.

Kolmen kuvitteellisen toimiston kortit näyttävät arvostelun ja arvostelujen määrän. Julkinen profiili auttaa tunnistamaan tutkittavan yrityksen, mutta se ei näytä täsmäytysten tilaa, käytössä olevaa ohjelmaa eikä tarvetta ulkoiselle kirjanpidolle.

Demossa kaksi kolmesta profiilista valitaan jatkokäsittelyyn. Käytännössä tallenna yritys vain, jos sen toiminta ja sijainti sopivat palveluun ja löydät tarkistettavan syyn kysyä kirjanpidon prosessista.

Pienessä yrityksessä omistaja usein hyväksyy ulkoisen palvelun, mutta hallinnon vastuuhenkilö tuntee laskujen, tiliotteiden ja raporttien käytännön kierron. Yhteystietokanta voi ehdottaa henkilöä, mutta se ei vahvista päätösvaltaa tai aineiston käyttöoikeutta. Varmista, kuka suunnittelee sulun, kuka hyväksyy palveluntarjoajan ja miten kirjanpidon järjestelmän oikeudet myönnetään.

Tallennetusta luettelosta valitaan yksi yritys, minkä jälkeen näytetään kontaktitietojen rikastamisen toiminto. Valinta kertoo tarkasteltavasta yrityksestä, ei ongelmasta sen taloudenpidossa. Kirjaa ensin, mikä julkinen tieto perustelee lisätutkimuksen.

Demoprofiili näyttää yhden ehdotetun yritysyhteyden. Kumppanuuspäällikön titteli ei vahvista, että henkilö vastaa kirjanpidon ulkoistamisesta. Varmista rooli, yritys ja lupa ottaa yhteyttä ennen viestin lähettämistä. Kysy, kuka vastaa kuukauden sulusta tai palveluntarjoajien arvioinnista.

Luettelo sisältää kaksi kuvitteellista henkilöä eri yrityksistä. Tarkista kummankin yrityssuhde ja työnkuva, poista asiaan kuulumattomat henkilöt ja säilytä vain yhteydenoton kannalta tarvittavat tiedot. Älä tuo henkilötietoja kirjanpitoasiakkaan aineistosta markkinointilistaan.

Jatkuva asiakkuus toimii, kun sovitut tehtävät, aineiston toimitusrytmi ja toimiston tarkistuskapasiteetti sopivat yhteen. Arvioi erikseen käyttöönotto, kuukausittainen kirjaaminen, täsmäytys, asiakkaan kysymykset ja sisäinen laadunvarmistus. Laskuri ei anna alan keskiarvoa eikä ennusta asiakkuuden tuottoa.

Kaikki syötetyt luvut ovat käyttäjän omia oletuksia. Laskuri ei ilmoita markkinahintaa, odotettua asiakkaan arvoa, jatkuvuutta, verosäästöä tai taloudellista tulosta.

Jos arvio edellyttää tilintarkastusta, veroneuvontaa tai palkanlaskentaa, johon toimistolla ei ole osaamista tai tilaa, rajaa työ ennen yhteydenottoa.

Ensimmäinen viesti kuvaa täsmällisesti, mitä kirjanpitopalveluja toimisto tarjoaa, ja kysyy kuka vastaa kuukauden sulusta tai raporteista. Älä pyydä tilinpäätöstä, palkka-aineistoa tai tiliotetta. Kylmän sähköpostin kirjoittamisen opas auttaa rakenteessa; kysymyksen tulee liittyä vastaanottajan todelliseen työvaiheeseen.

Luonnoksessa on kaksi vastaanottajaa. Todellisessa yhteydenotossa valitse vain henkilöt, joiden rooli liittyy kirjanpidon prosessiin tai palveluntarjoajan valintaan. Lähetä yksilöllinen kysymys ja anna vastaanottajalle helppo tapa kertoa, ettei asia kuulu hänelle.

Esimerkkisarjassa viestien välissä on kolme ja neljä päivää. Väli ei takaa vastausta. Tarkista jokaisen viestin sävy ja sisältö, poista toisto ja lopeta yhteydenotto, jos henkilö kieltäytyy tai ei osoita kiinnostusta. Jatkuva viestittely ei tee sopimattomasta ehdotuksesta relevanttia.

Tämä sähköposti avaa keskustelun kuukausikirjanpidosta ja raportoinnista. Se ei arvaa hintaa ennen työn laajuuden selviämistä, ja päättyy yhteen helppoon kysymykseen.

Ensimmäinen viesti mahdolliselle taloushallinnon yhteyshenkilölle

Aihe: Kuka tarkistaa teidän kuukausisulkunne?

Hei Aino,

Olen Aino Korhonen Helsinkin kirjanpito yritys-palveluista. Autamme omistajavetoisia yrityksiä järjestämään kirjanpidon ja kuukausiraportit niiden arkeen sopiviksi.

Kun yritys avaa uuden toimipisteen tai myyntikanavan, tapahtumien kirjaaminen ja kuukauden sulku voivat vaatia enemmän yhteistyötä. Haluamme ensin ymmärtää, mitä tietoa johto tarvitsee, kuka tekee täsmäytykset ja milloin raporttien pitää valmistua. Ensimmäiseen keskusteluun ei tarvita talousasiakirjoja.

Voitko neuvoa, kuka Helsinki yritys-toimisto 1:ssä käsittelee ulkoisen kirjanpitopalvelun arviointia?

Ystävällisin terveisin,

Aino Korhonen, Helsinkin kirjanpito yritys-palvelut

Muokkaa kuvaus vain palveluihin, joita toimistosi todella hoitaa. Nämä B2B-kylmäviestien esimerkit ja sähköpostin aiherivi-ideat auttavat muodon kanssa, mutta älä lupaa verosäästöjä tai taloudellisia tuloksia.

Demosaapuneet-kansiossa on kaksi vastausta. Niihin voi vastata palvelualueesta, työn laajuudesta ja sopivan keskustelun järjestämisestä. Älä pyydä kirjanpitoaineistoa, palkkatietoja tai järjestelmätunnuksia tähän ketjuun ennen tilausta ja sovittua suojattua tiedonsiirtoa.

Esimerkkivastauksissa kysytään palvelualuetta, aikataulua, hintaa ja pätevyyttä. Vastaa tarkistettavilla tiedoilla ja kuvaa, mitä jatkuvaan työhön voi kuulua. Pidä tiliotteet, palkka-aineisto ja kirjautumistiedot poissa myyntiviestistä.

Lähettäkää palvelualue, tavallinen aloitusaikataulu ja arvio jatkuvan kirjanpidon hinnasta.

Kerro alue, jossa työskentelette, ja vahvista mahdollinen aloitus vasta, kun tiedät raporttien rytmin ja tarvittavat tehtävät. Jatkuva hinta riippuu muun muassa tositteiden määrästä, ohjelmistosta, aineiston nykytilasta ja tarkistustyöstä. Profiilisivulta ei voi päätellä tarjousta.

Älä pyydä pääkirjan vientiä tai tiliotetta sähköpostitse. Jos varsinaista toimeksiantoa harkitaan, sovi ensin suojattu kanava ja käyttöoikeudet.

Vastaus ilman keksittyä hintaa:

Kiitos kysymyksestä. Toimimme esittelyssämme mainituilla alueilla. Voin varmistaa aloitusajan, kun tiedämme raporttien aikataulun ja sovittavat tehtävät. Hinta riippuu työnkulusta, ohjelmistosta ja tarvittavasta tarkistuksesta, joten sovitaan ensin vastuuhenkilön kanssa palvelun rajaus.

Ensikeskusteluun ei tarvita tiliotetta tai palkka-aineistoa. Sopisiko lyhyt puhelu sen kanssa, joka vastaa kuukausisulusta?

Meillä voi olla lähikuukausina tarve. Lähettäkää palvelut, aikataulu ja olennaiset pätevyydet.

Lähetä ajan tasalla oleva palvelukuvaus ja kyseiseen työhön liittyvät pätevyydet. Erota jatkuva kirjanpito veroilmoituksesta, tilintarkastuksesta ja varmennuksesta, jos niihin sovelletaan eri vaatimuksia. Kysy raportoinnin määräpäivästä ja asiakkaan sisäisestä työnjaosta ennen kapasiteetin lupaamista.

Seuraavan vaiheen selkeästi esittävä vastaus:

Kiitos viestistä. Voin lähettää ajantasaisen yhteenvedon kirjanpito- ja raportointipalveluistamme, käytössä olevista järjestelmistä ja tehtävään liittyvistä pätevyyksistä. Vahvistamme aloitusmahdollisuuden, kun tiedämme sulun määräpäivän ja tiiminne työnjaon.

Jos kerrot raportoinnin aikataulun ja palvelun hyväksyvän henkilön, ehdotan lyhyttä keskustelua työn rajauksesta. Talousaineistoa ei tarvitse liittää tähän viestiin.

Meillä on työntekijä, joka hoitaa kirjanpidon, emmekä etsi hänelle korvaajaa.

Älä vähättele olemassa olevaa prosessia tai yritä syrjäyttää sisäistä työntekijää. Kysy vain, voisiko yritys joskus tarvita rajattua apua vanhojen kirjausten oikaisuun, väliaikaiseen sijaistamiseen tai ulkopuoliseen tarkistukseen. Jos nykyinen työnjako toimii, yhteydenotolle ei ehkä ole tarvetta.

Vastaus, joka jättää tilaa vain sopivalle tarpeelle:

Ymmärrän. Tarkoituksemme ei ole korvata hyvin toimivaa sisäistä käytäntöä. Jos myöhemmin tarvitsette rajattua tukea vanhojen kirjausten selvittämiseen tai kiireiseen kuukauden sulkuun, voin lähettää lyhyen kuvauksen palvelusta.

Emme jaa kirjanpidon tiedostoja ensimmäisessä sähköpostiketjussa.

Vahvista raja ja jatka keskustelua työnkulusta. Kun toimeksiannon mahdollisuutta selvitetään yhdessä, kuvaa toimiston hyväksytty tiedostokanava ja käyttöoikeuksien hallinta ennen aineiston lähettämistä. Älä pyydä tiedostoja uudestaan äläkä käsittele asiakasyrityksen luottamuksellisia tietoja ennen sopimusta.

Vastaus, joka vahvistaa tietosuojan:

Aivan oikein. Ensimmäiseen keskusteluun ei tarvita asiakirjoja. Jos päätämme selvittää toimeksiantoa tarkemmin, käymme turvallisen tiedonsiirron ja rajattujen käyttöoikeuksien läpi ennen aineiston jakamista.

Kirjaa, mikä havaittava muutos perusteli kirjanpidosta kysymisen, kuka vahvisti vastuuroolinsa ja sopiiko kuukauden katkon aikataulu tiimillesi. Uusi toimipiste tai rekrytointi ei vielä tarkoita, että yritys etsii palveluntarjoajaa. Yhdistä havainto vain sellaiseen tehtävään, jonka toimistosi voi hoitaa.

Valitse seuraavaan erään yksi yritystyyppi tai toimintamuutos, tutki rajattu lista ja kirjoita kysymys kuukausisulusta tai raportoinnista. Selvitä samalla, kuka hyväksyy palvelun ja millä kanavalla aineisto voidaan myöhemmin siirtää. Voit verrata ammatillisten palvelujen ostajaroolia oppaassa liidien hankinta lakitoimistolle, mutta kirjanpidon luottamuksellisuus ja pätevyys on arvioitava erikseen.

Ei. Rekrytointi voi kertoa muutoksesta, mutta se ei todista tarvetta ulkoiselle tilitoimistolle. Tarkista, liittyykö ilmoitus tarjoamaasi työhön, ja kysy nykyisestä kuukausisulusta sekä palvelusta päättävästä henkilöstä.

Selvitä tehtävät, kirjanpito-ohjelma, tositteiden toimitustapa, keskeneräiset täsmäytykset, raportointipäivät, asiakkaan sisäinen tarkistus ja tavoiteltu aloitus. Tarjous tehdään rajatun työn perusteella, ei yritysprofiilista arvaamalla.

Älä pyydä arkaluonteisia asiakirjoja suojaamattomassa ensiviestissä. Jos molemmat osapuolet haluavat arvioida toimeksiantoa, sopikaa hyväksytystä suojatusta siirtokanavasta ja tarpeellisista käyttöoikeuksista.

Eivät. Kuvakaappaukset näyttävät englanninkielistä Lontoon demoa ja suomenkieliset esimerkit käyttävät kuvitteellisia Helsingin tietoja, kuten Aino Korhosta ja Elias Virtasta. Ne eivät edusta oikeita asiakkaita tai kampanjatuloksia.

Ei. Se yhdistää vain käyttäjän syöttämät oletukset eikä ennusta toimeksiantojen määrää, asiakassuhteen kestoa, palkkiota, verotusta tai liiketoiminnan tulosta.