Získávání zakázek v oboru topení a klimatizace: praktický průvodce pro servisní firmy

Získávání zakázek v oboru topení a klimatizace funguje nejlépe tehdy, když si firma vybírá odběratele podle svých služeb a kapacity. Správci nemovitostí často potřebují spolehlivou údržbu v celém portfoliu domů, zatímco technické správy firemních budov hledají plánovaný servis a jasný postup pro urgentní poruchy. Tento průvodce sleduje servisní firmu, která v Anomalead vyhledává místní organizace, ověřuje, zda k ní sedí, oslovuje lidi s rozhodovací pravomocí a reaguje na projevený zájem.

Cílem není seznam zaměnitelných firem, ale opakovatelný způsob, jak budovat soustředěnou obchodní příležitost po příležitosti. Specialista na plynové kotle, montážník tepelných čerpadel a dodavatel komerčních klimatizací budou prospekty prověřovat každý jinak. Pokud s prodejem jiným firmám teprve začínáte, přehled co obnáší B2B generování leadů vysvětluje základy, na kterých tento postup stojí.

Hlavní body

• Pro každou kampaň zvolte jeden typ odběratele, například správce bytových domů nebo technické správce komerčních budov, protože každý z nich hodnotí servisní firmu podle jiných kritérií.
• Každý prospekt prověřte podle technologií, které servisujete, podle oblasti, kam vaši technici dojedou, a podle vlastní kapacity, a teprve potom hledejte kontakty.
• V prvním e-mailu pojmenujte typ budovy a problém s údržbou, který adresát řeší, a položte jednu otázku, na kterou se snadno odpovídá.
• Na odpovědi reagujte ještě týž pracovní den, uveďte oblast působnosti, reakční časy a pojištění přímo v textu e-mailu a směřujte k prohlídce objektu nebo k soupisu zařízení.

Nejdřív si oddělte skupiny odběratelů, na které chcete cílit. Každá role odpovídá za jiné budovy, jiná rozhodnutí a jiné potřeby servisu.

• Správcovské firmy bytových domů: Spravují domy pro vlastníky, společenství vlastníků nebo družstva a koordinují údržbu napříč portfoliem. Potřebují předvídatelné servisní plány, přehlednou evidenci provedených prací a spolehlivý postup při havarijních poruchách topení.
• Techničtí správci komerčních budov: Starají se o kanceláře, obchodní prostory a další komerční objekty. Počítejte s otázkami na klimatizaci, vzduchotechniku, plánovanou údržbu, přístup do objektu a na to, jak váš tým dokumentuje dokončenou práci.
• Realitní kanceláře se správou pronájmů: Zajišťují opravy a údržbu pro jednotlivé majitele bytů. Práce bývá spíš nárazová, například poruchy kotle nebo revize zařízení, ale vhodná místní kancelář může přinášet opakované zakázky v oblastech, kde působíte.

Pro každou kampaň si vyberte jen jednu z těchto skupin. E-mail, který se snaží mluvit ke všem třem najednou, bude každé z nich připadat obecný.

• Technologie, na které máte oprávnění: Ověřte, že budovy a zařízení odpovídají školení, oprávněním a službám vašeho týmu. Pokud prospekt provozuje hlavně systémy, které vaši technici neservisují, na seznam ho nezařazujte.
• Oblast, kterou zvládnete obsloužit: Doba dojezdu, podmínky přístupu do objektů a dostupnost techniků ovlivňují úroveň služby, kterou můžete nabídnout. Upřednostněte firmy s objekty, kam se váš tým spolehlivě dostane.
• Velikost portfolia vůči vaší kapacitě: Rozsáhlé portfolio může vyžadovat víc lidí, než máte k dispozici. Menší klient se zvládnutelným počtem domů bývá lepším prvním krokem, dokud svou kapacitu teprve rozšiřujete.
• Rozhodující osoba na místní úrovni: Některé organizace vybírají dodavatele centrálně, jinde mají pravomoc místní správci nemovitostí nebo techničtí správci. Než se rozhodnete, koho oslovit, zjistěte, kdo dodavatele skutečně posuzuje.

O snímcích obrazovky

Následující snímky pocházejí z ukázkového pracovního prostoru. Firma Pražské Topení a Klima i všechny správcovské společnosti, kontakty a odpovědi na snímcích jsou smyšlené a vznikly jen pro tento průvodce. Nejde o zákazníky Anomalead a nic z toho nepředstavuje skutečný výsledek kampaně.

Následující postup vede od vyhledávání až do doručené pošty v devíti krocích, rozdělených na hledání firem, výběr kontaktů a spuštění kampaně. V každém kroku uděláte malé rozhodnutí, díky kterému zůstane seznam úzký a závěrečné oslovení může být konkrétní.

Vyberte kategorii firem, která nejlépe vystihuje odběratele, na které cílíte, a nastavte oblast hledání, kterou vaši technici reálně obslouží.

Začněte rozumným okruhem a výsledky posuzujte podle doby dojezdu, slíbených reakčních časů a kapacity týmu. Širší hledání má smysl jen tehdy, když v celé oblasti dokážete poskytovat stejně kvalitní servis.

Berte výsledky jako seznam k posouzení, ne jako seznam k rozeslání. Z popisu firmy často poznáte, zda spravuje bytové domy, komerční objekty nebo obojí a zda údržbu řeší vlastními silami, nebo přes stávajícího dodavatele. Ponechte si firmy, jejichž pravděpodobné potřeby odpovídají vašim službám.

Označte firmy, jejichž budovy a pravděpodobné potřeby odpovídají vašim službám a oblasti působnosti. V ukázce se ukládají dvě ze tří firem a třetí zůstává na pozdější kolo. Když slabě odpovídající firmu vynecháte, kampaň zůstane relevantní a tým bude mít víc času na vhodné prospekty.

Jakmile užší seznam obsahuje jen firmy, které dokážete obsloužit, hledejte lidi, kteří tam vybírají dodavatele. Tady se většina seznamů pro získávání zakázek pokazí: správná firma a nesprávný člověk znamenají, že odpověď nepřijde.

Uložené firmy máte pohromadě, takže každou z nich před hledáním kontaktů ještě jednou projděte. Zeptejte se, zda by váš tým zvládl pravděpodobnou práci, kdyby firma odpověděla hned zítra. Pokud není jasné, zda firma k vám sedí nebo zda na ni máte kapacitu, ověřte to, případně ji před obohacením odstraňte.

Obohacení vrátí lidi, které Anomalead pro danou firmu najde. Ve správcovské firmě mají správci nemovitostí obvykle na starosti konkrétní domy, takže dvě jména ze stejné firmy mohou odpovídat za úplně jiné budovy.

Vyberte toho, jehož domy dokážete obsloužit nejlépe, nebo každému napište jiný první e-mail. Poslat stejnou zprávu dvěma kolegům ze stejné kanceláře je nejrychlejší cesta k tomu, že vás oba budou ignorovat.

Ukázkový seznam obsahuje správkyni nemovitostí a technického správce. Každému z nich může jít o něco jiného: o spolehlivé pokrytí celého portfolia, nebo o plánovanou údržbu a jasný postup při servisních požadavcích. Než budete pokračovat, zkontrolujte u každého kontaktu roli a stav e-mailové adresy.

Vhodný klient ze správy nemovitostí nebo z technické správy budov může přinést pravidelnou údržbu i budoucí opravy v několika objektech. Zda se vám vyplatí o takového klienta usilovat, závisí na hodnotě vašich zakázek, volné kapacitě a předpokladech o úspěšnosti.

Pracujte s čísly ze zakázek, které vaše firma skutečně získala, a předpoklady o schůzkách i úspěšnosti uzavření držte při zemi.

Hodnota zakázky, počet schůzek a míra uzavření v kalkulačce jsou plánovací předpoklady, které zadáváte sami. Nejde o srovnávací hodnoty, prognózy ani slíbené výsledky.

Pokud čísla vycházejí jen s optimistickou mírou uzavření, raději seznam před odesláním dál zužte, než abyste oslovovali víc firem.

S prověřeným seznamem a realistickou představou o hodnotě klienta se poslední tři kroky týkají toho, abyste poslali něco, na co by správce nemovitostí skutečně odpověděl. Obecnou strukturu prvního e-mailu popisuje článek jak napsat studený e-mail.

Ukázková kampaň je zatím koncept, takže teď je poslední snadná chvíle někoho odebrat. Ponechte příjemce, kteří mají jeden společný důvod, proč by od vás měli dostat zprávu. Pokud jste napsali zvlášť zprávy pro správcovské firmy a pro technické správy, rozdělte je do samostatných kampaní.

Ukázková sekvence má tři e-maily, po prvním následuje třídenní pauza a po druhém čtyřdenní. Každý z nich si přečtěte očima příjemce. První má představit službu a položit užitečnou otázku, další zprávy mají přidat relevantní podrobnosti, ne opakovat stejnou nabídku.

Doplňte jednu větu, která odráží roli adresáta, například údržbu celého portfolia u správce nemovitostí nebo plánovaný servis u technické správy. Tvrzení o dostupnosti ponechte jen tehdy, když ho vaše firma dokáže dodržet.

Ukázková sekvence je rozumný začátek. Níže uvedené verze jdou o krok dál, protože pojmenovávají typ budovy a problém, který čtenář už teď řeší. Přepište je vlastními slovy a uvádějte jen to, co o vaší firmě skutečně platí.

První e-mail správcovské firmě bytových domů

Předmět: Údržba vytápění ve vámi spravovaných domech

Dobrý den, Terezo,

vedu firmu Pražské Topení a Klima, místního dodavatele vytápění a klimatizace. Staráme se o společné i individuální zdroje tepla v bytových domech a můžeme se domluvit na plánovaných prohlídkách i na havarijních výjezdech.

Pokud právě posuzujete dodavatele údržby pro některý z domů, které Správa Domů Vltava spravuje, rád vám pošlu přehled našich služeb, oblasti působnosti a pojištění. Hodil by se vám při příštím výběru dodavatelů?

Jan Svoboda, Pražské Topení a Klima

První e-mail technickému správci komerčních budov

Předmět: Letní servis klimatizací ve vašich komerčních objektech

Dobrý den, Pavle,

firma Pražské Topení a Klima servisuje klimatizace a vytápění v komerčních budovách. Rádi s vámi probereme plánovanou údržbu, požadavky na přístup do objektů i servisní záznamy, které váš tým potřebuje.

Pokud Pražská Správa Nemovitostí hledá dodavatele pro pravidelné prohlídky nebo servisní požadavky, pošlu vám přehled našich možností a pojištění. Zvažujete něco takového?

Jan Svoboda, Pražské Topení a Klima

Uvádějte jen takové reakční časy, oprávnění a pracovní dobu, které váš tým dokáže dodržovat trvale. Správce nemovitostí se na to, co napíšete v prvním e-mailu, bude spoléhat. Další úvodní zprávy a navazující e-maily najdete v těchto šablonách B2B studených e-mailů.

V ukázkové doručené poště jsou dvě odpovědi. Správkyně nemovitostí vybírá servis kotlů a tepelných čerpadel a ptá se na oblast působnosti, reakční časy a pojištění. Technický správce hledá další firmu pro plánovaný servis a urgentní požadavky nájemníků. Oba projevují zájem, ale každý potřebuje jiné pokračování.

Pokud to jde, odpovězte ještě týž pracovní den. Rychlá a úplná odpověď je prvním důkazem reakčních časů, které slibujete.

Spravujeme jedenáct nájemních domů ve vaší oblasti a vybíráme servis kotlů a tepelných čerpadel na příští rok. Můžete poslat oblast působnosti, obvyklé reakční časy a informace o pojištění?

Na každou otázku odpovězte přímo v e-mailu, ne jen v přílohách. Popište, které oblasti pokrýváte, uveďte reakční časy, které váš tým zvládne u havárií i u běžných požadavků, a přiložte doklady o pojištění a oprávněních.

Pak položte jednu otázku, která vede k nabídce: které z jedenácti domů mají společnou kotelnu nebo centrální zdroj tepla a kdy končí současná smlouva?

Odpověď, která reaguje a posouvá věc dál:

Děkuji, Terezo. Pokrýváme oblasti, ve kterých váš tým působí, a rád potvrdím reakční časy, které zvládneme u havarijních i běžných zásahů. V příloze posílám doklady o pojištění a oprávněních.

Abych se mohl na hovor příští týden připravit, můžete mi napsat, které domy mají společné kotle nebo tepelná čerpadla a kdy vyprší stávající servisní smlouva? Vyhovuje mi úterní i čtvrteční dopoledne.

Hledáme další místní firmu pro plánovaný servis a urgentní požadavky nájemníků na vytápění ve dvou spravovaných budovách. Pošlete prosím také informace o zásazích mimo pracovní dobu.

Tady jde o zařazení mezi dodavatele. Zeptejte se, kde budovy stojí, jaká zařízení v nich jsou, jak se hlásí servisní požadavky a jaké doklady musíte předložit před zahájením prací. Rovnou popište, jak u vás fungují výjezdy mimo pracovní dobu.

Nabídněte prohlídku jedné z budov. Když uvidíte kotelnu nebo strojovnu, můžete plánovaný servis nacenit poctivě a nemusíte hádat.

Krátká odpověď, která domluví prohlídku:

Děkuji, Pavle, rádi pomůžeme. Můžete mi poslat adresy obou budov a typy kotlů nebo tepelných čerpadel, které tam jsou? Pokud je to pro vás jednodušší, můžu se tento týden podívat do první budovy a poté poslat návrh plánovaného servisu včetně popisu pohotovostních výjezdů.

Máme dodavatele se smlouvou na pravidelnou preventivní údržbu, takže teď nic nepotřebujeme.

Se stávajícím dodavatelem se nepřete. Požádejte, zda byste mohli být zálohou pro výjezdy mimo pracovní dobu nebo pro práce, na které současná firma nestačí, a zeptejte se, kdy se smlouva příště přehodnocuje, abyste se ozvali právě tehdy, ne dřív.

Můžete mi prostě poslat své sazby?

Pokud standardní sazby za výjezd a hodinu práce zveřejňujete, pošlete je, ale vysvětlete, že plánovaný servis se naceňuje pro každou budovu zvlášť, až budete znát zařízení. Požádejte o soupis zařízení nebo o prohlídku, aby byla vaše nabídka srovnatelná s tím, co platí dnes.

Zhodnoťte, kdo odpověděl a které role odběratelů projevily zájem. Podle toho zvolte další segment prospektů a upravte zprávu kolem služby, kterou tito odběratelé potřebují.

Každý seznam držte tak malý, aby váš tým stihl včas odpovědět na každou relevantní reakci. Jasná a rychlá odpověď je součástí servisu, který prodáváte. Pokud děláte i instalatérské práce, průvodce získáváním zakázek pro instalatéry popisuje podobné odběratele z jiného úhlu.

Začněte odběrateli, kteří odpovídají vaší nejsilnější práci a volné kapacitě. Správci nemovitostí mohou potřebovat pravidelnou údržbu v celém portfoliu, technické správy zase plánovaný servis nebo pomoc s urgentními požadavky. Pokud se jejich potřeby a rozhodovací procesy liší, veďte pro ně oddělené kampaně.

Ověřte, že budovy a zařízení prospektu odpovídají vašim službám, že se váš kontakt podílí na výběru dodavatelů a že váš tým dodrží reakční časy, které slibujete. Mějte po ruce doklady o pojištění, oprávněních a informace o servisu.

Zvolte oblast, kterou váš tým spolehlivě obslouží v rámci slíbených reakčních časů. Výsledky posuzujte podle dojezdu, personálních možností a zakázek, které chcete získat, místo abyste automaticky nastavili největší možný okruh.

Ne. Firma Pražské Topení a Klima i zobrazení správci nemovitostí, kontakty a odpovědi jsou smyšlená ukázková data. Nejsou to zákazníci Anomalead a nepředstavují skutečné výsledky kampaní.

Ne. Kalkulačka jen kombinuje hodnotu zakázky, počet schůzek a míru uzavření, které sami zadáte. Výsledek berte jako plánovací odhad založený na vašich vlastních předpokladech, ne jako předpověď.